Hi ha un tipus d’exasperació especial que suposa deixar una reunió sentint-se encara menys segur de quin punt tenia lloc que quan vau entrar (en aquest cas, potser algú necessita aquesta guia per organitzar reunions efectives, aquesta plantilla de l’agenda de reunions o aquest article. esbrineu quan realment haureu de reprogramar aquesta reunió).
Tot i que els assumptes no són tan extrems, potser haureu tingut una conversa estimulant i atractiva, no deixa de ser decebedor si sembla que no en surti res. Però hi ha una solució senzilla: el correu electrònic post-reunió.
“El propòsit general és que tothom respongui a les mateixes expectatives. Així doncs, teniu un equip a la mateixa pàgina que treballa per assolir els mateixos objectius, cosa que permet que les coses siguin eficients i productives i que es mantinguin frustracions ”, afirma Heather Yurovsky, entrenadora de Muse i fundadora de Shatter & Shine. "A ningú li agrada sentir-se com si estiguessin a una reunió que va tenir un bon impuls i després no passa res."
Vegeu tot el que necessiteu saber sobre l’enviament del correu electrònic perfecte després de la reunió, de manera que mai no sou responsables de frustrar els avenços en qualsevol cosa.
Qui ha d’enviar el correu electrònic post-reunió?
Potser està bé en la idea d’un correu electrònic de seguiment. Però, com saps si ets tu qui l’hauria d’enviar?
Sovint és evident. Si heu organitzat la reunió, heu creat l'agenda i heu executat la cosa, és probable que haureu de tancar el bucle amb una missiva posterior a la reunió.
"Normalment al final de la reunió és clar qui és el responsable, però a vegades no ho és, sobretot si potser és un nou projecte que encara no té un departament tècnic", afirma Yurovsky. "Només voldreu assegurar-vos que no sortiu com si escriviu ordres a altres persones i que realment prové de la persona adequada que la gent escoltarà i respectarà la propietat i el termini."
Si es tracta d’una situació més ambigua, penseu si té sentit per a l’avançament de la tasca. "Al final de la reunió, si no està clar quins són els responsables i us sentiu equipats per enviar-lo després, aixequeu la mà i digueu: 'Hola, encantat d'enviar el correu electrònic post-reunió, tret que hi hagi algú si no que és més adequat venir d’ells ”, afirma Yurovsky. “Així que us feu voluntari. No estàs cridant a ningú per dir-ho, però també estàs donant l'oportunitat a altres persones de dir-los: "No, crec que realment ha de venir de Joe."
Qui s’ha d’incloure?
Una vegada resolt el camp "des", és hora de pensar en els camps "a" i "cc". Assegureu-vos d’enviar la vostra nota a tots els participants a la reunió, inclòs a qualsevol persona que estigués a la llista de convidats però potser no hi va poder assistir. A continuació, penseu sobre si hi ha algú que us hagueu adonat que hauria d’ haver participat a la reunió, així com qualsevol altre grup d’interessats que hagin de prendre mesures o tinguin visibilitat sobre el tema. Finalment, si es tracta de col·legues més grans, penseu en copiar els seus ajudants.
Quan ha de sortir?
"És millor enviar la recapitulació el més a prop possible de sortir de la reunió", diu Yurovsky. "Si la reunió és al final del dia i voleu esperar fins a primera hora al matí següent, està bé, però, com més a prop estigueu de la reunió, més impuls es crea i no comença a caure al final. de les piles de gent ”.
En altres paraules, penseu en la recopilació com a extensió de la reunió i envieu-la mentre la discussió encara tingui a la vostra ment i a la resta de la resta. Si sabeu per endavant que serà el que tractarà aquest tema, podeu fins i tot planificar-lo bloquejant el temps al vostre calendari just després de la reunió per acabar-lo.
Què hauria d’incloure?
"El propòsit del correu electrònic és aconseguir que tots siguin a la mateixa pàgina", diu l'entrenadora de Muse, Kristina Leonardi. Però, què passa exactament per fer-ho “depèn de la naturalesa de la reunió i quina és la intenció, quin és l’objectiu?”, Diu Leonardi.
"Si hi hagués un problema o un repte que es tractés i la reunió resolgués aquest problema o desafiament, pot ser com un agraïment i felicitació", explica. O "pot ser clarificar els rols i la direcció d'un projecte en concret o els passos posteriors d'acció que cal fer i qui se suposa que els ha de prendre".
Com a pauta general, penseu en fer algunes o totes les accions següents:
- Agrair a la gent pel seu temps i esforç
- Resumint els punts clau tractats o discutits durant la reunió
- Descrivint els elements d’acció i propietaris, així com els terminis per a aquests propers passos
- Adjunció o enllaç a qualsevol recurs i document rellevant
- Convidar la gent a fer preguntes o a tornar-se a convocar
Leonardi us demana que la mantingueu curta i dolça. Però fins i tot l’abast del correu electrònic depèn de la reunió. Si sortiu d'una reunió d'equips mensuals estàndard o d'una reunió d'actualització de projectes relativament ràpida i rutinària, el vostre correu electrònic pot reflectir-la en la seva extensió. Si envieu una nota de seguiment després d’una reunió del consell de dues hores o d’una sessió d’estratègia de immersió profunda, semblarà una mica diferent. El mateix passa amb el to.
"Sempre voleu ser educats, encara que sigui un correu electrònic ràpid que envieu", diu Yurovsky. "També voleu escriure no només el to de l'organització, sinó la reunió en si mateixa." En resum, no resumiu una reunió casual amb els vostres companys amb un to excessivament formal i no envieu una recopilació a directius que sembla que estiguis parlant amb els teus amics a la bona hora.
Segons diu Yurovsky, "conèixer la vostra audiència és una gran diferència allà."
Hi ha alguna plantilla que puc fer servir?
Tot sona bé fins ara? Genial, ara és probable que estiguis a punt per aconseguir-ho. A continuació, es mostra una plantilla que podeu utilitzar en part o en total, depenent de la situació particular.
- - completarà per
- - completarà per
- - completarà per
- - completarà per
Què passa amb un exemple?
Aquí és el que podria semblar a la pràctica:
- Necessitem claredat i formació addicional sobre la venda del nou producte per tenir èxit en el tercer trimestre i també alguns nous materials col·laterals per a ús intern i extern
- Com que les tàctiques de compartir en aquesta reunió ens van resultar molt útils, comprovarem que hi hagi bimensuals entrebancs per transmetre trucs i consells amb més freqüència
- Configura i realitza una sessió d’entrenament: Jackie finalitzarà el 20 de juny
- Creeu un full per a ús intern: Rob s'acabarà el 25 de juny
- Actualitzar els materials de presentació d’ús extern: Jorge completarà el 30 de juny
- Configura capgrossos recurrents - Quinn es completarà a partir de l'1 de juliol
