Ja heu passat algun d’aquests dies en què, després de nou hores amb embussos a l’oficina, encara no heu tret cap element important de la vostra llista de coses? Quan teniu la possibilitat de ser productiu, si només treballaves en un quadre silenciós i sense distraccions i no us bombardejessin els correus electrònics, les trucades telefòniques i els companys de feina col·laboradors cada 30 segons?
Però, per descomptat, no és així. La majoria de nosaltres joves professionals estem asseguts en petits cubells arrebossats, envoltats de dotzenes d’altres joves professionals en petits cubells desordenats i plens de les distraccions digitals en curs dels nostres telèfons, ordinadors i móres.
Amb prou feines és el millor entorn on treballar. Llavors, com podem afegir les distraccions a l’oficina, fer-nos brollar i, en realitat, acabar les coses? Aquí teniu sis solucions senzilles.
1. Desconnecteu-vos del correu electrònic
El fet que només tinguis tones de missatges de correu electrònic cada dia no significa que hagis d’enllaçar-lo amb el teu Outlook (o Entourage o Gmail). De fet, tenir el vostre correu electrònic constantment a la pantalla us pot fer menys productiu.
Un canvi senzill: no teniu el vostre correu electrònic obert tot el dia al monitor. En el seu lloc, desactiveu totes les vostres alertes i feu un esforç concertat per comprovar només els missatges a les hores programades (el compro la meva aproximadament una vegada cada hora). Si això us posa nerviosos, si el vostre director de correu electrònic és freqüent o si teniu un client que necessita respostes realment immediates, podeu personalitzar com Outlook us avisa de manera que només cridin l’atenció les grans coses.
2. No agafi el telèfon
Només perquè soni, no vol dir que hagis de respondre. Si heu reservat una hora per publicar un informe per al vostre cap i rebeu una trucada d'un número desconegut, deixeu-lo anar a correu de veu. A menys que espereu una trucada, no val la pena interrompre el focus. Confieu en mi, si és important, la persona que truca us deixarà un missatge i sempre podeu trucar de franc.
També us estalviarà de l'estrès de no preparar-vos per a una trucada: si heu tornat a escriure els números durant una hora i un lloc truca sobre un enviament tardà, estareu més enutjats si us retreu ara que si us atureu, torni a centrar l’atenció i truqueu de nou més endavant després d’haver localitzat les dades d’enviament.
3. Senyalització als vostres col·laboradors
L’ambient social és una de les millors coses sobre treballar a una oficina, però també és una de les que més distreu. Una manera de contrarestar-ho és configurar un sistema amb els vostres col·laboradors perquè tots sàpigueu quan no us molesteu. Això és fàcil quan tens una porta de l’oficina que pots tancar, però si no ho fas, crea el teu propi senyal que diu “si us plau, no m’interrompin ara mateix”.
Pot ser tan senzill com posar un parell d’auriculars (fins i tot si no esteu escoltant música) o enganxar l’accessori preferit a la taula sobre el monitor. Tingueu en compte que això només funciona si també us poseu a la vostra disposició durant tot el dia, de vegades la gent necessita la vostra atenció.
4. Estar organitzat físicament
Ara, no necessàriament heu de guardar les carpetes lliures de paper o codi de colors, però si esteu organitzats –de qualsevol manera que us serveixi– i podreu trobar coses, sereu més productius. (El meu escriptori pot semblar una caixa de notes posteriors que va explotar a tota la seva superfície, però tinc un sistema, ho juro!) A ningú li agrada perdre 10 minuts buscant els minuts de la reunió de la setmana passada quan se suposa que escriu. l’agenda d’aquesta setmana.
També és un lloc on la tecnologia realment pot ajudar. Trobo molt més fàcil arxivar les coses de manera digital, de manera que tinc un punt per analitzar-ho tot i guardar-lo a la unitat compartida de la meva empresa. D’aquesta manera, si estic per telèfon amb un client i necessito comprovar un contracte, només puc posar-lo a la pantalla, no cal posar-lo en espera mentre estic arrodonint el cubicle a la dreta. carpeta.
5. Distreu-vos!
Les persones se centren sovint en eliminar distraccions com Facebook, llocs de compres en línia i transmetre suports al lloc de treball. Però, per molt que us vingui de gust veure el cap entre el teclat i mirar aquest full de càlcul durant vuit o més hores al dia, això no us farà més productiu.
De fet, un estudi recent va demostrar que "la navegació web pot actualitzar realment els treballadors cansats i millorar la seva productivitat, en comparació amb altres activitats com ara fer trucades personals, textos o correus electrònics, i molt menys, treballar sense cap tipus de descans".
Així doncs, aneu endavant: dediqueu 15 minuts al dia sobre els vostres xafarders de Gawker o mireu els nous arribats a JCrew. L’aturada us farà més productiu quan torneu el focus d’atenció a les tasques disponibles.
6. Conserveu un Diari de treball
Finalment, i el més important, descobreix com funciona millor personalment. Proveu a escriure tot el que feu durant el dia i el temps que us triga, probablement us sorprendrà.
Vaig començar a mantenir un diari de treball perquè pogués analitzar la quantitat del meu dia per part de les tasques administratives i quant em quedava per dedicar-me a projectes a llarg termini. Però també va acabar mostrant-me els meus patrons de treball, per exemple, que aconsegueixo amb molt la feina que faig a la tarda. Reconèixer això m’ha ajudat a fixar un calendari millor: Ara treballo tard en comptes d’arribar d’hora, i normalment puc fer molta més productivitat en els meus dies.
No sempre és fàcil afegir les distraccions, però només cal pensar: com més productiu siguis, més ràpid sortireu de la terra cubica i arribeu a una oficina, on podreu tancar la porta.
