L’adreça de Gettysburg tenia una longitud de 271 paraules.
Ahir, vaig rebre un correu electrònic sobre un canvi de política de l'empresa pel que fa a la selecció de cafè i te que era de 350.
Ja ho sé, és important el cafè. Però si Lincoln va poder dir amb el·lusió a una nació dividida sobre la importància de la humanitat i la igualtat en 271 paraules, crec que hauríem de ser capaços d’enviar correus electrònics relacionats amb el treball una mica més aviat.
Moltes vegades, tenim por de ser breus en els missatges de correu electrònic perquè no volem sonar, o perquè pensem que hem de donar molta informació o indicacions per fer-nos arribar. I és just. Però crec que tots estaríem d’acord amb que menys correu electrònic facilitaria la nostra vida laboral. I això comença per fer que cada un sigui una mica més curt.
A continuació, us oferim una guia ràpida i senzilla per mantenir breus i dolços els vostres correus electrònics (sense semblar una estoneta).
Talleu la pelusa
Rebo molts correus electrònics que comencen amb esponja. I, si bé, segur, és agradable, també pot ser una pèrdua de temps, sobretot si realment no et conec o si vaig a veure't a una reunió a les 16 hores.
És a dir, no cal que comenceu tots els missatges de correu electrònic dient a la gent que esperava que passessin un bon cap de setmana. A no ser que estigui realment adreçat a algú per posar-se al dia, suposem que tots esperem que tothom tingui un bon cap de setmana, que desitgi el proper, i que en general els vagi bé. I després baixeu als negocis.
Retalla les paraules addicionals
Tots afegim paraules a la nostra redacció de tant en tant per diverses raons. Fa més suaus les transicions. Suavitza el llenguatge dur. De vegades, ens fa sonar més intel·ligents.
Tanmateix, per correu electrònic, la vostra feina no consisteix a fer servir la carta més perfecta del món, sinó comunicar-se de forma ràpida i senzilla. De fet, et desafio a eliminar paraules o frases que no siguin del tot necessàries.
Treu la frase següent d’un missatge que vaig rebre recentment:
Arribat a aquest moment, crec que tindria molt sentit per a tots reagrupar el tema i plantejar-nos uns quants punts claus per a la nostra reunió en dues setmanes que ens ajudaran a acostar-nos a trobar una solució que funciona per a totes les parts.
Quin és el punt principal aquí? És difícil dir-ho amb tantes paraules addicionals. Una frase com "a hores d'ara" no afegeix res i, per tant, no cal que s'inclogui. Per què no reescriure així?
"Arribem a 2-3 punts de discussió sobre aquest tema abans de la propera reunió."
Tothom en aquest tema sap de què parleu, hi ha un sentit clar de la frase i només heu reduït el número de paraules en un 70%.
Sigui conscient, no confongui
Una vegada vaig tenir un cap que m’enviaria correus electrònics breus i críptics que no tenia sentit. Rebríeu un missatge de correu electrònic a les 8 del matí que deia només el següent:
“Gestiona el Facebook per primera vegada avui. -MJ ”
Què volia dir per maneig? Què hi ha de Facebook per manejar-lo? El seu missatge de correu electrònic em va fer plantejar diverses preguntes, que després va haver de respondre. Tot i que el seu correu electrònic inicial era breu, acabaríem intercanviant més correus electrònics i perdent més temps que si acabés d’incloure una mica més d’informació la primera vegada. Si hagués afegit unes poques paraules més, digueu: "Gestionar les respostes de l'usuari de Facebook per primera vegada, perquè hem tingut moltes queixes durant la nit", podríem haver evitat una i altra banda innecessària.
Ser intel·ligent amb les vostres paraules i breu en la vostra execució no significa només ser curt. Assegureu-vos que encara el teniu clar amb el vostre missatge.
Per recaptar
Abans de desactivar un correu electrònic, trieu 30 segons més i llegiu-lo. Fes-te les següents preguntes:
- Hi ha un punt clar i fàcil d’entendre d’aquest correu electrònic?
- Hi ha alguna cosa que puc treure que no s'afegeix al punt principal?
- Es pot simplificar alguna cosa?
Quant més us entreneu per revisar la vostra redacció, més veureu que hi ha àrees per millorar. I, el que és més important, més comenceu a fer aquests canvis automàticament en els correus electrònics futurs.
Un últim consell: poseu els vostres correus electrònics a un comptador de paraules per veure quantes paraules promediau actualment per correu electrònic. Feu un seguiment dels vostres progressos i mireu el nivell de baixos que podreu arribar.
