Heu posat molta feina al vostre full de càlcul d'Excel, no deixeu-ho lliscar perquè oblidis prémer el botó de desar. Utilitzeu aquests consells per mantenir el vostre treball segur i desat per a la propera vegada que necessiteu aquest fitxer important. O bé, si necessiteu compartir el vostre treball, apreneu a fer-ho fàcilment amb la funció d'emmagatzematge de PDF.
Utilitzeu les tecles de mètode abreviat per desar Excel
A més d 'estalviar fitxers de llibres amb l' opció Desa que es troba a sota del Menú d'arxius o Desa la icona al Barra d'eines d'accés ràpid, Excel té l'opció de desar utilitzant les tecles de drecera del teclat. La combinació de tecles d'aquesta drecera és:
Ctrl + S
Si el fitxer s'ha desat abans, el punter del ratolí canviarà a una icona de rellotge de sorra mentre es guarda. En cas contrari, si el llibre es desa per primera vegada, el Guardar com quadre de diàleg s'obrirà.
Descarrega per primera vegada
Quan es guarda un fitxer per primera vegada, cal especificar dos elements d'informació a la finestra Guardar com quadre de diàleg, incloent el nom del fitxer i la ubicació d'on es guardarà.
Els noms dels fitxers poden contenir fins a 255 caràcters, inclosos espais.
Desa amb freqüència
Des de l'ús de la Ctrl + S l'accés directe és una manera senzilla d'estalviar dades, és una bona idea estalviar amb freqüència, com a mínim cada cinc minuts, per evitar la pèrdua de dades en cas d'accident de l'ordinador.
Pinning Save Locations
Des de l'Excel 2013, s'ha pogut fer clic a ubicacions desades amb freqüència utilitzadesGuardar com . Si ho fa, manté la ubicació fàcilment accessible a la part superior de la llista Carpetes recents. No hi ha límit al nombre de llocs que es poden fixar. Per marcar una ubicació desada:
- Fer clic aDossier> Guardar com.
- A laGuardar com finestra, col·loqueu el punter del ratolí a la ubicació desitjada a sotaCarpetes recents - a l'extrem dret de la pantalla, apareix una petita imatge horitzontal d'un botó per a aquesta ubicació.
- Feu clic alpinper a aquesta ubicació. La imatge canvia a la d'una imatge vertical d'un push-down desplegable que indica que la ubicació està ara fixada a la part superior de la Carpetes recents llista
- Per desactivar una ubicació, feu clic a la iconapinzell vertical imatge pintorna a canviar-la cap a un pin horitzontal.
Desa Excel Worksheets com a fitxers PDF
Una de les característiques que es va introduir per primer cop a Excel 2010 va ser la possibilitat de convertir o guardar fitxers de fulls de càlcul Excel Format PDF. Un fitxer PDF (Format de document portàtil) permet als altres veure documents sense necessitat del programa original, com Excel, instal·lat a l'ordinador.
Al contrari, els usuaris poden obrir el fitxer amb un programa gratuït de lectura de PDF com Adobe Acrobat Reader. Un fitxer PDF també us permet deixar que altres visualitzin les dades del full de càlcul sense donar-los la possibilitat de canviar-lo.
Desar el full d'actius en format PDF
Quan deseu un fitxer en format PDF, de manera predeterminada, només l'actual o activa full de càlcul - aquest és el full de càlcul a la pantalla - es guarda. Els passos per desar un full de càlcul Excel en format PDF amb ExcelGuardar com L'opció de tipus de fitxer és:
- Feu clic alDossierpestanya de lacinta per veure les opcions de menú disponibles.
- Feu clic al Guardar com opció per obrir el diàleg Guardar com.
- Tria una ubicació per a desar el fitxer sota elDesa a línia
- Escriviu un nom per al fitxer a sota delNom de l'arxiulínia a la part inferior.
- Feu clic a la fletxa cap avall al final de la finestraDesa com a tipus línia
- Desplaceu - vos per la llista per trobar i fer clic al botó PDF (* .pdf)opció per fer que aparegui a la finestraDesa com a tipus línia del quadre de diàleg.
- Feu clicDesaper desar el fitxer en format PDF i tancar el quadre de diàleg.
Deseu un llibre complet en format PDF
Com es va esmentar, el valor predeterminatGuardar com L'opció només estalvia el full de càlcul actual en format PDF. Seguiu aquests passos per desar el vostre llibre complet com a fitxer PDF:
- Obriu el Guardar com Caixa de diàleg.
- Obert Més opcions.
- Feu clic alPDF (* .pdf) opció per fer que el botó Opcions aparegui a la línia Guardar com a tipus del quadre de diàleg.
- Feu clic al botó per obrir la finestraOpcionsCaixa de diàleg.
- Selecciona Llibre completa la secció Publicar què.
- Feu clicD'acordtornar alGuardar com Caixa de diàleg.
- Feu clicDesaper guardar els vostres llibres en format PDF i tancar el quadre de diàleg.
El botó Opcions només es fa visible després de canviar el tipus de fitxer a PDF (* .pdf) al quadre de diàleg Guardar com. Et proporciona diverses opcions sobre la informació i les dades que es guarden en format PDF.
Desa automàticament a OneDrive
Si esteu utilitzant Microsoft Office 365, Excel automàticament desarà automàticament el vostre treball sempre que seleccioneu l'emmagatzematge en núvol d'OneDrive de l'empresa com a ubicació desada. La nova característica estalvia el document cada pocs segons, eliminant la necessitat que toqueu el botó Desa o les tecles de mètode abreviat respectives, això és un aspecte menys per a què us preocupeu per treballar.
Perquè funcioni la funció d'emmagatzematge automàtic, heu de guardar els vostres documents en una ubicació de la vostra carpeta OneDrive. La funció AutoSave no funciona amb cap altra ubicació al PC ni a la Mac.
Si teniu Office 365 i s'estalvien els vostres fitxers a OneDrive, assegureu-vos que el AutoSave la funció està activada marcant l'interruptor de commutació a l'extrem superior esquerre de la pantalla d'Excel. Quan estigui habilitat, l'interruptor dirà Endavant. Per desactivar la funció i guardar el treball manualment, simplement feu clic a l'interruptor per canviar-lo Apagat.
