Per qualsevol motiu, esteu enrere en la vostra feina. La vostra llista de tasques està fora de control, et falten els terminis i la teva safata d'entrada està plena de correus electrònics de companys de feina que fan el seguiment de les coses que els vas prometre fa setmanes.
Quan les coses siguin realment complicades, una solució ràpida o una aplicació nova de llista de tasques no us arreglarà. Per tornar a agafar el control, és el moment de fer un pas enrere, valorar la situació i fer alguns moviments més estratègics per netejar el vostre plat.
Primer, heu de fer allò que anomeno una "llista de lavabo de cuina". Bloqueu el temps de la vostra programació per a una reunió amb vosaltres mateixos (us recomano un esmorzar fora de l'oficina). Aleshores, a la reunió, anoteu absolutament tot el que heu passat ara mateix. Comenceu per identificar les principals agrupacions de treball (per exemple, comunicacions de clients, informes interns, contractació) i assegureu-vos d'afegir una galleda "Altres" per a tots els articles diversos que inevitablement apareguin. A continuació, escriviu tot el que necessiteu per fer-ho en paper. Cap element és massa petit o massa insignificant per fer la llista. És important enfrontar-se a la realitat del que cal fer per determinar la gravetat de la situació i quina extrema d'una estratègia haurà de posar en pràctica.
Normalment, després de fer una llista de lavabo de cuina, et trobaràs en un dels dos campaments. El primer campament és si ho veieu tot i us sembla molt, però amb una mica de perspectiva, algunes coses reorganitzades i un parell de setmanes de mode bèstia poden passar. Serà només unes setmanes ocupades.
Però, si observeu la vostra llista de lavabo de cuina i sabeu que és impossible fer-ho tot, esteu al Camp Two. D’alguna manera, has mossegat molt més del que pots mastegar, i estàs totalment desbordat i desesperat. Bé, estic aquí per dir-vos que és hora d’afrontar aquesta realitat i fer alguns canvis.
Per facilitar-vos la vostra relació amb els vostres fragments, aquí teniu set estratègies que us poden ajudar a recuperar la vostra vida laboral sota control:
1. poda l'arbre
Mireu les tasques de la llista de lavabo de cuina i decidiu quines es poden treure completament. Ho sé, sembla espantós, fins i tot impossible. Però estic disposat a apostar perquè hi ha algunes coses que no necessiten realitzar ara mateix (almenys no per tu). Qualsevol cosa que no sigui crítica hauria d’obtenir la destral.
2. Simplifiqueu la sortida mitjançant la regla 80/20.
Hi ha alguna tasca o projecte on el 20% de l’esforç produiria el 80% de l’impacte? Per exemple, el vostre cap vol fer una anàlisi competitiva per a un nou producte que pensa llançar. Abans de donar-li una novel·la al panorama competitiu, seria suficient una pàgina de cada competidor seriós per ajudar a prendre aquesta decisió? O, si la majoria dels ingressos que aporteu com a representant de vendes provenen d’ofertes més grans, però dediqueu la meitat del temps a petites ofertes que gairebé no mouen l’agulla, podríeu dedicar el vostre temps i atenció a les ofertes més grans? Sí? Aneu amb aquestes tasques o projectes.
3. Automatitzar o externalitzar
L’expert expert en productivitat Stever Robbins va escriure una gran obra segons la regla 30/3. Explica que alguna cosa que triga 30 minuts al dia suma tres setmanes a l'any. Tres setmanes senceres! Recupereu aquest temps veient si hi ha alguna tasca més petita que podeu automatitzar o subcontractar amb eines de tercers, com Assistant.to, per agilitar la programació.
4. Demana ajuda
Parleu amb el vostre cap, companys, empleats i fins i tot altres departaments per veure si algú pot ajudar a assumir part de la càrrega de treball. Qui ho sap: potser el seu intern s’ha morit per mullar-se els peus a PowerPoint, o potser Dan de Sales té un model d’Excel que es pot adaptar fàcilment a la previsió del vostre pressupost. Consulteu les àrees on hi ha certa coincidència amb el treball dels companys per als despreniments més evidents. (Consulteu aquests consells sobre la delegació si necessiteu ajuda per iniciar aquesta conversa.)
5. Inicia la seqüenciació
Si tot el que queda a la vostra llista ha de passar i no obtindràs cap ajuda, haurà de passar, no només tots alhora. Mireu els terminis per determinar quins elements són realment urgents i quins horaris es poden tornar a enviar. El vostre gestor us pot ajudar i ajudar a la priorització i a la seqüenciació.
6. Passar una moratòria sobre Sí
Aquesta estratègia no ajuda a resoldre el problema existent, però és fonamental per mantenir-lo en control. Fins que les coses tornin a estar controlades, haureu de ser el rei o la reina del "No!" No emprendre projectes addicionals fins que no us hagueu tret d'aquest embolic.
7. Suggeriu una contractació
Si heu provat totes les qüestions anteriors i encara us trobeu nedant a dos, potser és hora de demanar que hi afegiu algú al vostre equip. Segons la cultura i el pressupost de la vostra empresa, considereu ajuda a temps parcial, intern o temporal com una opció de menor cost.
I si la resta falla, declara declaració fallida de la llista de tasques i passa a Bali. Simplement fent broma, no fallareu. Simplement estareu sota una mica més d’estrès del que és habitual fins que no ho veieu tot, però us ho prometo, hi arribareu.
