Siguem reals. El fet que Gmail et permeti dividir la safata d'entrada en cinc subcarpetes només pot significar una cosa: la majoria de correus electrònics que rebem són merda total. I quan envieu una nota a un col·lega, al vostre cap o a un responsable de contractació, és probable que aterreu en algun lloc entre alguna cosa crítica i el correu brossa Viagra o els GIF BuzzFeed.
Així, doncs, com us assegureu que el vostre missatge es noti i, més important, llegiu? Poseu-vos a la sabata del destinatari i assegureu-vos que qualsevol missatge de correu electrònic que escrigui respon a aquestes cinc preguntes.
1. Per què haig d'obrir això?
La vostra línia d'assumpte és l'identificador de trucada del correu electrònic: determinarà si es respon o s'ignora. Feu-lo específic i directe perquè el vostre destinatari sàpiga exactament què esperar del missatge. Si necessiteu que el vostre col·laborador us doni comentaris a partir del dimarts, no enterreu cap nota a l'última línia. Titula el teu correu electrònic “Respon per dimarts: notes de la reunió d’avui” en lloc de “Hola” (que és l’equivalent al correu electrònic d’escoltar “hem de parlar”).
Si sol·liciteu una feina, feu servir paraules clau com el nom de la posició o la vostra experiència. Escriure “Community Manager amb 4 anys d’experiència” és una manera curta i dolça d’oferir les vostres credencials per davant.
2. Qui ets?
Si escriviu a algú per primera vegada, per exemple, a un gestor de contractació o a algú que heu sentit parlar en un esdeveniment però que no us heu reunit, voldreu establir un informe el més ràpidament possible. Per exemple, abans d’escriure un correu electrònic fred a una empresa sobre posicions autònomes obertes, vaig saber que el fundador i jo vam assistir a la mateixa universitat. Vaig posar “Yale alum” tant al meu tema com a la primera frase del meu correu electrònic; Vaig obtenir una resposta i vaig programar una entrevista en 48 hores.
Feu servir tot el que vulgueu trobar (escoles, amics o interessos mutuos, associacions professionals) per informar-vos dels destinataris que val la pena connectar. O si treballes en una empresa gran i estàs contactant amb un directiu amb qui has conegut abans, un ràpid recordatori de quan i on es va connectar per última vegada ajudarà a la seva memòria.
3. Què necessites?
Per això escrius en primer lloc! Ara és el moment de la gran explicació, oi? Encara no. Objectiu de ser clar i convincent en una o dues frases. A la feina, penseu en el vostre correu electrònic com només un breu contacte inicial que pot configurar una conversa en directe per telèfon o en persona si és necessària més explicació.
Això és especialment cert per als correus electrònics freds quan el destinatari no preveu el vostre missatge. Si escriviu per demanar una reunió de cafè, sigueu específics, però deixeu espai per a intrigues. Per exemple, escriviu “M’encantaria compartir allò que he après en màrqueting de continguts, així com aprendre com puc contribuir als vostres projectes actuals”. Recordeu: les persones ocupades no volen que el seu cervell “es quedi”, volen per ser més intel·ligent intercanviant idees.
4. Què hi ha per a mi?
Penseu en el vostre correu electrònic com a transacció: el que voleu del destinatari hauria de beneficiar-lo tant com us beneficiï. En el lloc de treball, tots busquem l’aprovació dels nostres col·legues, directius i clients. Com pot el que sol·liciteu ajudar el vostre destinatari a aconseguir-ho? Sigueu explícits amb frases com "puc ser un actiu per al vostre equip", "això pot ajudar a presentar les vostres idees amb més claredat" o, fins i tot, "el feedback dels clients demostra que busquen solucions com aquestes".
5. Ho agraireu?
Amb tants correus electrònics impersonals que arriben cada dia a les nostres safates d'entrada, destaqueu el vostre lloc en mostrar una mica d'humanitat. Tant si us heu adreçat a un col·lega com a un contacte fred, sol·liciteu que aquesta persona tingui un seguiment atent al vostre correu electrònic. Demostreu que agraïu l'esforç signant-vos amb "gràcies" o "sincerament" (seriosament, "el millor" és massa confús). Una petita etiqueta recorrerà un llarg camí per obtenir la resposta que desitgeu.
Mantingueu aquestes preguntes en una nota post-it i comproveu-ne els missatges abans d’enviar-les. No només dominaràs el correu electrònic, sinó que seràs un maleït comunicador en qualsevol entorn professional.
