Alça la mà si, en aquest moment, tens almenys un missatge de correu electrònic que hauria enviat ja fa un dia, una setmana, fins i tot (eek!) Fa un mes.
Sé que hi ha diversos missatges que tinc tard a enviar. Tanmateix, sempre se m’acudeixen còmodament fins que abans d’anar a dormir, moment en què em prometo que demà els enviaré el primer dia.
Després passa el temps i passa una mica més, i abans que ho sàpiga, em trobo davant d’una situació en què és gairebé vergonyós respondre. No és millor fingir fingir haver estat atrapat en el correu brossa?
No. I per acabar d’enviar més fàcilment aquest correu electrònic, he creat un parell de plantilles que permetran salvar la reputació professional i fer que el destinatari entengui més el retard.
1. Per a correus electrònics "amables" que no requereixen resposta tècnica
És molt fàcil procrastinar en respondre aquest tipus de missatges de correu electrònic, ja que les vostres responsabilitats diàries solen prevaler. Però confieu en mi, és millor enviar una resposta tardana que no enviar-ne cap. Només heu d'assegurar-vos que demaneu una disculpa sincera i demostreu que, malgrat la vostra resposta tardana, us interessa la vida de l'altra persona.
2. Per a correus electrònics de sol·licitud
Quan algú us demana informació o ajuda i us oblideu de respondre (o el feu fora perquè mai és el moment adequat), podeu sentir-vos bastant culpable. Mostra a la persona que va aconseguir que no ets una burla fent el possible per ajudar-lo ara.
3. Per a correus electrònics de males notícies
És increïblement fàcil deixar les notícies dolentes (i trobar un milió de raons per fer-ho). Tanmateix, heu de desaparèixer eventualment aquest ajut de banda. Primer, disculpeu-vos, després intenteu explicar la situació i, finalment, feu un esforç per ajudar-vos!
4. Per a qualsevol altre correu electrònic
Per a tots aquells missatges de correu electrònic diversos, oh-gosh-I-realment, han de respondre, podeu utilitzar aquesta plantilla com a iniciador.
Respondre a un correu electrònic tardà sempre requereix una mica de força de voluntat. Però ja sabeu que us sentireu millor una vegada que ho feu, i ara que teniu aquestes plantilles, no hi ha excusa per no pressionar “enviar”.
