Ara per ara, suposo que heu parlat bé en aquests conceptes bàsics sobre les etiquetes de correu electrònic. Ja sabeu, coses com incloure sempre una temàtica i resistir la temptació de controlar cada cos càlid del vostre despatx.
Sí, us oferiré el benefici del dubte aquí. Però vol dir que crec que els vostres missatges són impecables? Absolutament no.
Hi ha alguns pecats de correu electrònic que no es repeteixen, però segueixen sent igual de dignes. I és probable, és possible que siguis culpable d’haver-los comès (bé, estic allà amb tu!), Tant si en fossis conscient com si no.
Si us trobeu enrogits en esmentar un d'aquests faux pas? Bé, amic meu, els vostres correus electrònics encara tenen molt per millorar.
1. Jugant a "Hot Potato"
T’enorgulleix d’estar totalment a la part superior de la safata d’entrada: els missatges entrants no s’allarguen gaire sense tenir cap resposta per part teva.
És fantàstic que us heu compromès a ser tan sensibles. Però és important que també tingueu en compte la qualitat del que envieu. Les vostres respostes promouen la conversa endavant? O, estàs disparant missatges curts (i potser fins i tot inútils) per intentar posar la pilota al pati de l'altra persona i acostar-se a un pas més a prop de la zero entrada de la caixa de sortida?
Sovint, la gent troba que entra dins d'aquesta última categoria. Malauradament, aquell joc frenètic d’e-mail de patata calenta és completament contraproduent.
Com millorar
Sé que la pressió per tornar a la gent pot ser elevada i no estic intentant dir-vos que deixeu que els missatges es perdin sense resposta.
En canvi, si no esteu en un moment en què pugueu proporcionar una resposta de gran qualitat, envieu una nota breu indicant que esteu buscant i obtindreu una resposta més detallada tan aviat com la tingueu.
Aquest pas elimina la pressió de la necessitat de respondre a l’instant, mentre que encara us dóna temps per dedicar una consideració adequada a aquell missatge.
2. Mostrar el vostre sentit de l’humor
Ningú no vol sonar com un robot sense vida a través del correu electrònic. I confia en mi, sens dubte agraeixo les notes punyents i fora de la paret que arriben a la meva safata d'entrada.
No obstant això, no hi ha garantia que els altres destinataris se sentin de la mateixa manera. Heu de recordar que els missatges escrits no disposen de les claus de context no verbals i d'altres que normalment ajuden al vostre humor a tocar.
Per tant, és important conèixer la vostra audiència abans de fer petar el vostre correu electrònic amb el que estic segur que és el vostre sentit de l’humor estel·lar. Estaria encantat amb aquest fantàstic REGAL de gos amb barret de festa. Els vostres membres del consell? Potser no tant.
Com millorar
Un cop més, és important comprendre el destinatari. Però, si teniu cap dubte sobre com es rebrà la vostra divertida broma o comentari, elimineu-la.
És millor que estigui segur que no ho sentis, i pots seguir sent amable i amable en el teu correu electrònic sense la rutina de reserva!
3. Activar i activar el joc
Sé que això pot semblar una línia fina per caminar. S'escolta tanta xerrada sobre les temudes reunions que han pogut succeir per correu electrònic que és fàcil sentir-se pressionat per evitar cessions.
Però, aquest intent de saltar-se tot el contacte cara a cara sovint es tradueix en alguns correus electrònics llargs. Abans de conèixer-ho, heu creat una obra mestra de 3.000 paraules que ens endinsa en els detalls de la presentació de vendes. Alerta de spoiler: Ningú no la llegirà.
Com millorar
De vegades els missatges més llargs són inevitables. En aquests casos, coses com els punts de vinyeta, els paràgrafs curts i els subpunts poden ajudar a mantenir les coses organitzades i fàcils de digerir.
Però, tenint en compte que la longitud ideal és d’entre 50 i 125 paraules, qualsevol cosa que pugui justificar una reunió o una trucada telefònica.
4. Escrivint un correu electrònic que no voldríeu que ningú no ho vegi
Hi ha un fals sentiment de privadesa que es presenta amb la vostra safata d'entrada. Suposeu que el destinatari previst serà l’únic que vegi aquest comentari tan complicat sobre el vostre cap.
Escolteu amb molta atenció: no només és groller, sinó que és un negoci arriscat. Tant si es tracta d’un eventual problema de tecnologia, d’un departament d’HR Snoopy, o fins i tot d’un col·laborador xafardeig, és probable que les seves observacions no tan simpàtiques acabin convertint-se en les mans equivocades o davant dels globus oculars equivocats.
Com millorar
Aquest només ha de parar: gall dindi fred.
Si teniu la temptació d'escriure alguna cosa lleugerament fora de color (fins i tot en broma!) Al vostre missatge, pregunteu-vos això: quina seria la vostra reacció si algú (com el vostre cap o un altre company) veiés aquest comentari?
Si tens el més petit ansiós pel pensament, és hora de prémer la tecla de retrocés.
5. Estar casat amb la vostra safata d'entrada
Bé, aquest darrer error no té res a veure amb el contingut dels missatges que envieu. Però, encara és important tenir-ne coneixement.
Un cop més, voler gestionar activament la vostra safata d’entrada és de gran qualitat (totes aquelles persones que tenen milers de correus electrònics no llegits que acaben de penjar són gelosos del vostre compromís, estic segur!). Tot i això, això no et proporciona un passi gratuït per mantenir els ulls enganxats al telèfon enmig de sopar, reunió, vacances o casaments (sí, ja ho he vist passar).
No només és refrescant la vostra safata d'entrada compulsiva que t'oblida a perdre't converses i experiències reals , sinó que és realment desconeixent amb les persones amb les quals passa temps.
Com millorar
La resposta aquí és senzilla: deixa el telèfon. Ho sé, sembla impossible. Però, tal com he après en aquest experiment, val més que val la pena.
Aquí teniu les bones notícies: tots aquests faux pas són coses que podeu resoldre, sempre que estigueu disposats a aprendre i canviar els vostres hàbits. No esteu destinat a la vida de ser un cargol de correu electrònic total.
Implementeu aquests consells (i, mentre hi esteu, aprofiteu aquests aspectes bàsics sobre les etiquetes de correu electrònic!) I us donarà bé la vostra forma de millorar el vostre joc de correu electrònic.
