Estic obsessionat amb ser el més productiu possible, tant si es tracta de fixar millors terminis com de trobar la manera més eficaç de programar els meus dies.
Però la meva safata d'entrada era un enorme temps. I el tret de sortida és: Estava enviant una i altra vegada molts mateixos missatges de correu electrònic.
Va ser quan vaig començar a utilitzar respostes enllaunades. Si no els coneixeu, podeu desar una resposta que creeu i, en comptes de tornar-la a escriure constantment, podeu fer clic i inserir-la al vostre correu electrònic, estalviant-vos temps i esforç.
Encara no es ven? Tinc escrit cinc plantilles habituals i d’estalvi de temps per començar, que us convenceran que té sentit. (Però primer heu de configurar-vos. Si sou un usuari de Gmail, trobareu instruccions aquí. I si sou un usuari de Outlook, es diuen "Parts ràpides" i les podeu veure aquí.)
1. Per deixar de respondre
De vegades, podeu desactivar una resposta ràpida. Però en altres ocasions, la vostra resposta requerirà de pensament o treballs legals addicionals. Com que, al mateix temps, no voleu ignorar la persona, envieu-la per avisar-los que respondreu quan pugueu. Sembla així:
2. Definir una situació
Ja sabeu que una de les pitjors coses que podeu fer quan tensions s’eleven és dir-li a algú com us sentiu per correu electrònic. En lloc d’arriscar-lo quan les emocions són fortes, utilitzeu una plantilla prèviament creada per assegurar-vos que utilitzeu un to adequat al lloc de treball. Sembla així:
3. Per compartir instruccions
Estàs dient constantment a la gent com pot navegar pel seu lloc web o utilitzar la seva base de dades? En lloc de tornar a reescriure les instruccions una vegada i altra, escriviu-lo una vegada i no us haureu de preocupar dels passos que falten quan estigueu estressats o estigueu super ocupats (o replicant el treball tota la setmana). Sembla així:
4. Puntar el treball de baixa prioritat
Tens massa al plat? Mantingueu el vostre correu electrònic concis i honest, alhora que ofereixi alternatives. Prova això:
5. Per enviar un fitxer adjunt
"Si us plau trobeu adjunt …" ha de ser una de les respostes de correu electrònic més habituals, cosa que el converteix en un candidat perfecte per a una plantilla de resposta enllaunada. (Només heu d’adjuntar el fitxer abans de fer clic a “Envia!”). Prova això:
Desar les respostes de correu electrònic us ajudarà a gestionar la vostra safata d'entrada i el vostre temps. D’aquesta manera, podeu escriure-les quan us trobeu amb cap nivell i pensant amb claredat i tenir-les a mà per aquell dia estressant i ple de temps.
Finalment, no us oblideu només perquè s’estalvien no vol dir que estiguin en pedra. No dubteu a canviar-los si cal, de manera que realment treballaran perquè aneu endavant.
