La funció del subtotal d'Excel funciona inserint la funció SUBTOTAL en una base de dades o una llista de dades relacionades. L'ús de la funció Subtotal fa que l'obtenció i extracció d'informació específica d'una taula de dades sigui ràpida i senzilla.
Encara que es denomina "Característica del subtotal", no es limita a trobar la suma o el total de files de dades seleccionades. A més del total, també podeu trobar els valors més grans de cada subsecció d'una base de dades.
Aquest tutorial pas a pas inclou un exemple de com trobar el màxim total de vendes per a cada regió de vendes.
Els passos d'aquest tutorial són:
- Introduïu les dades del tutorial.
- Classificació de la mostra de dades.
- Trobar el valor més gran.
Introduïu les dades del Tutorial Subtotal
El primer pas per utilitzar la funció Subtotal a Excel és introduir les dades al full de treball.
En fer-ho, tingueu en compte els següents punts:
- És important introduir les dades correctament. Els errors, causats per l'entrada incorrecta de dades, són la font de molts problemes relacionats amb la gestió de dades.
- No introduïu cap fila o columna en blanc quan introduïu les dades. Això inclou no deixant una fila en blanc entre els encapçalaments de columna i la primera fila de dades.
Per a aquest tutorial
Introduïu les dades a les cel·les A1 a D12 tal com es veu a la imatge de dalt. Per a aquells que no volen escriure, les dades, les instruccions per copiar-lo a Excel, estan disponibles en aquest enllaç.
Classificació de les dades
Abans que es puguin aplicar els subtotals, les dades s'han d'agrupar per la columna de dades que voleu extreure informació.
Aquesta agrupació es fa amb la funció d'ordenar l'Excel.
En aquest tutorial, volem trobar la major quantitat de comandes per regió de vendes perquè les dades siguin ordenades per la Regió encapçalament de columna.
Ordenació de la regió de dades per vendes
- Arrossega les cel·les de selecció A2 a D12 per ressaltar-los. Estar segur no per incloure el títol a la fila número u en la vostra selecció.
- Feu clic al Dades pestanya de la cinta.
- Feu clic al Ordena botó situat al centre de la cinta de dades per obrir el quadre de diàleg Ordenar.
- Trieu Ordena per regió des de la llista desplegable a sota de la Columna aneu al quadre de diàleg.
- Assegureu-vos que Les meves dades tenen capçaleres està desmarcada a l'extrem superior dret del quadre de diàleg.
- Feu clic D'acord.
- Les dades de les cel·les A3 a D12 haurien de ser ordenades alfabèticament per la segona columna Regió. Les dades dels tres representants de vendes procedents de la regió oriental haurien d'aparèixer en primer lloc, seguit de Nord, després de Sud, i la regió occidental.
Trobar el valor més alt utilitzant subtotals
En aquest pas, utilitzarem la característica Subtotal per trobar la major quantitat de vendes per regió. Per trobar el valor més alt o més gran, la funció Subtotal utilitza la funció MAX.
Per a aquest tutorial:
- Arrossegueu seleccioneu les dades a les cel·les A2 a D12 per ressaltar-los.
- Feu clic al Dades pestanya de la cinta.
- Feu clic al Subtotal botó per obrir el quadre de diàleg Subtotal.
- Per a la primera opció al quadre de diàleg En cada canvi de: seleccioneu Regió des de la llista desplegable.
- Per a la segona opció al quadre de diàleg Funció d'ús: seleccioneu MAX des de la llista desplegable.
- Per a la tercera opció del quadre de diàleg Afegiu subtotals a: marxa enrere Vendes totals només des de la llista d'opcions presentades a la finestra.
- Per a les tres caselles de selecció a la part inferior del quadre de diàleg, marqueu:Substituïu els subtotals actualsResum de dades a continuació
- Feu clic D'acord.
- La taula de dades ara hauria d'incloure el màxim valor de vendes per a cada regió (files 6, 9, 12 i 16), així com el Grand Max (el major volum de vendes de totes les regions) a la fila 17. Hauria de coincidir amb la imatge a la part superior d'aquest tutorial.
