En un moment en què les aplicacions de productivitat i la multitasca són el nou normal, la gent sol preguntar quina és la meva "salsa secreta" per fer-ho. Si bé infinites hores de treball dur poden generar duresa, també pot provocar brots: els treballadors més productius del món no són els que treballen dies de 18 hores i es presumeixen d’això el divendres a la nit.
Si voleu convertir-vos en una persona altament productiva, a la feina o a la vida, només puc recomanar una cosa: aprendre a delegar. El poder no consisteix només en descarregar les tasques, sinó en guanyar el poder per triar què val -i no val- el vostre temps.
Aquesta epifania em va venir a la universitat, on l’ús d’assistents virtuals em va permetre subcontractar aspectes de la meva petita empresa en línia alhora que atenia les parts del negoci que em va agradar molt. Vaig fer una llista de totes les coses en què m’agradava treballar, o sabia que havia de fer jo mateix i vaig assignar la resta. Estava enganxat!
De fet, hi crec molt que sóc el fundador i conseller delegat de Zirtual, una empresa que connecta gent ocupada amb assistents virtuals. La meva esperança és que, encara que delegar sembli espantós o poc conegut, aviat descobriràs que és una via ràpida per tornar a fer el que més estimes.
1. Fer que les coses siguin tangibles
Defineix els objectius, els objectius i els resultats esperats per dia, setmana, mes i trimestre. Això us donarà una idea dels reptes als quals s’enfronta i el vostre equip i, en definitiva, els objectius generals de l’organització.
Descarregar la vostra llista de tasques és simplement alleugerir la càrrega. La delegació tracta d'apoderament, ja que ofereix al vostre equip l'oportunitat de desenvolupar-se com a líders individuals, de la mateixa manera que us permet ser un gestor amb més impacte.
Igual que a l’escola, els negocis tenen les seves formalitats: determinats projectes s’han de completar de manera específica. Com a líder fort, podeu mantenir aquesta mateixa formalitat sense ser considerat un micromecenatge. Una opció és programar reunions privades setmanals per discutir l’agenda, els objectius i el progrés de la setmana. Un altre és crear directrius per semblar el projecte acabat. Tot i que definitivament podeu incloure els passos suggerits, permeteu que els vostres empleats trobin els seus propis mètodes per aconseguir-ho.
Per als gestors que temin la delegació, això us proporcionarà una oportunitat per supervisar de prop els projectes, donant-li al vostre equip l’espai per gestionar les seves pròpies tasques.
2. Recordeu que la delegació sense confiança és cangur
Quan assigneu una tasca a un empleat, és important posar el temps per definir-lo per assolir l'èxit per evitar micromecenatges a la línia. La gent s'aconseguirà a les exigències de la tasca si se'ls dóna l'oportunitat de fer-ho. Si el lliurament d'una tasca important us fa por (i serà si és la que heu treballat personalment), comenceu lentament. Assigneu primer una part de la tasca o comenceu amb una responsabilitat menor. Un cop vegeu que el vostre empleat és capaç –i segur que ho és! - us sentireu més còmodes repartint més.
Deixeu-vos la idea que ho podeu fer tot, no ho podeu. Considereu-ho com a prova d'humilitat i accepteu que no podeu gestionar amb èxit un equip sense descarregar-vos. Sovint, la gestió es denomina servei de mainadera d’oficines, però això és absolutament sota el vostre control i el primer pas per transformar-vos en un veritable líder és assignar responsabilitats.
3. Conquerir la teva por
La por a delegar es mostra de moltes maneres. Pensaments debilitants com: "Jo puc fer-ho millor", "No puc fallar", o "No vull dependre de ningú més", o "No puc confiar en ells", dificultarà la seva capacitat fer-ho correctament. L’acceptació t’apoderarà, et donarà tranquil·litat, et permetrà ser lliure per veure la imatge més gran i et prepararà per dominar-la.
La manera més ràpida de superar aquests temors és avaluar el rendiment. No és si puguis o no completar la tasca pel teu compte (si realment ho volies, podries). Però, pregunta’t: Quin és el rendiment de la inversió en fer-ho? Recordeu que hi ha una diferència entre fer-ho millor i fer-ho de manera diferent. Sovint, el producte acabat no és el que haureu produït, però això no vol dir que no sigui tan bo ni sigui efectiu.
Centreu la vostra energia i atenció personal en tasques de gran rendiment: estratègia, noves contractacions, col·laboracions o estructura organitzativa. Ha arribat a aquest nivell confiant en tu mateix i en els altres en confiar en tu. Allibereu la vostra programació per atendre aquests problemes d’alt nivell creient que els vostres empleats obtindran les tasques de baix rendiment per vosaltres tan bé com ho faríeu. La delegació d’un directiu sovint pot ser un pont per construir relacions més fortes amb l’equip i, a més, convertir-se en una oportunitat de mentoria.
4. Fer de la delegació un hàbit
Els delegats amb èxit planifiquen les seves tasques amb una ullada als articles que poden assignar a altres. Si la descàrrega no us resulta natural, recollir alguns hàbits nous us facilitarà la identificació de les tasques que podeu compartir. Com a resultat, seràs un millor administrador del teu equip i un líder més eficient i centrat.
Per començar, si teniu persones amb funcions de suport a sota vostre, permeteu-los fer la seva feina. Si teniu un ajudant, deixeu-lo gestionar les tasques administratives, donant-li accés al vostre calendari i habilitant-lo per ajudar-lo a gestionar. O bé, si no teniu cap ésser humà que us ajudi en tasques administratives, consulteu totes les aplicacions dissenyades específicament per gestionar el vostre dia i mantenir les coses organitzades. Fins i tot el procés d’emmagatzemar objectius diferents en diferents aplicacions t’ajuda a practicar compartimentació i deixar que algú (o en aquest cas, alguna cosa) t’ajudi.
Descarregar les tasques administratives us ajuda a mantenir-vos concentrat en els objectius més grans que cal esperar. Els delegats tenen èxit perquè tenen una clara visió i saben com destinar el seu temps millor.
Com a bon gestor, és la vostra feina liderar el canvi i motivar la gent de diverses maneres. Una part de fer-ho de manera eficient és oferir als vostres empleats noves oportunitats per aprendre i assumir reptes més grans. El vostre equip estarà content per les oportunitats addicionals de créixer. Al mateix temps, haureu deixat anar més del vostre temps per centrar-vos en la imatge més gran de portar al vostre equip a un major nivell de productivitat.
Per tant, no, la delegació no és simplement la capacitat de descarregar el treball a algú altre. És una oportunitat per maximitzar la productivitat de tot un grup o sistema. És la capacitat de difondre tasques crucials entre un conjunt de mans, recollir i triar els llocs més adequats.
