L’ideal seria que el seu temps fora de la feina fos (almenys, una mica) relaxant. Però aquest zen després de les vacances pot sortir a la finestra un cop assegut per abordar la vostra safata d'entrada i adonar-vos que hi ha aproximadament un milió de missatges que us esperen.
Respondre als correus electrònics pot ser estressant qualsevol dia, però és encara pitjor quan s’han acumulat. I, sentint aquesta tensió, és possible que us fixeu un objectiu per assolir-los el més ràpidament possible: només cometre un dels errors més comuns a continuació.
Per tant, triga uns minuts en llegir com pots evitar-los.
1. Prioritzar el temps de resposta per sobre de la qualitat
Matemàticament, respondre amb la màxima rapidesa pot tenir sentit. Si dediqueu un minut a llegir un correu electrònic i un minut a respondre, obtindreu la vostra llista de manera més ràpida que si passeu cinc minuts llegint i cinc minuts responent.
I tot i que teniu raó que aquest no és un dia per debatre internament entre "Sona bé!" Versus "Estic d'acord", tampoc voldreu tancar una resposta ràpida.
"Sona bé" o "Estic d'acord" funciona igualment bé si algú us pregunta si us agrada el seu pla, però no té sentit si us han preguntat alguna pregunta concreta. Això vol dir que tornaràs a rebre un altre correu electrònic i sabran que no heu llegit el que van escriure la primera vegada.
La solució
Si teniu pàgines de missatges de correu electrònic per obtenir i no podeu frenar el desig de respondre el més aviat possible, copieu i enganxeu una resposta genèrica. Proveu això: "Em passaré avui al dia per estar al dia de correus electrònics. Si necessiteu resposta abans de les 5 de la tarda, envieu-me un missatge de correu electrònic i feu-me-ho saber. "
Sí, és un pas més, però si el vostre objectiu número primer és tornar a tothom, us permetrà fer-ho, exhalar i aprofitar el vostre temps per respondre.
2. Reenviar-ho tot amb "FYI"
Al vostre cap, compartiu una actualització d’estat de manera que l’altra persona us digui què cal fer després. Però, al cap d’un destinatari, estàs dient, això s’ha tingut en compte. Essencialment s’està adoptant un missatge de “patata calenta” al correu electrònic, assumint que la responsabilitat recau en qui l’hagi passat, cosa que significa que hi ha una bona possibilitat de comunicació errònia.
És per aquest motiu que, tal com escriu l'editor de Museos, Jenni Maier, "Cada missatge de correu electrònic hauria d'incloure el següent pas (fins i tot si no es necessita cap resposta").
Quan envieu un correu electrònic de patata calenta, passarà una de les dues coses. L’obtindreu bé amb una pregunta (de manera que tot el que heu fet és treballar per duplicat). O, potser pitjor, no diran res i cadascú pensarà que l’altra persona és qui fa els propers passos.
La solució
Tingueu els consells de Maier i assegureu-vos que els missatges tinguin una intenció clara. Si només envieu alguna cosa per tancar el bucle, és absolutament correcte dir-ho o, fins i tot, "per a la vostra referència". El fet d’escriure exactament el que voleu de l’altra persona l’obliga a tenir-ho clar primer, cosa que vol dir que atrapa’t si el que realment necessites és fer un pas abans de compartir el teu progrés.
3. Responent en l’ordre en què van entrar
El vostre pla per respondre en ordre cronològic invers és ben intencionat: primer voleu tornar a la persona que més temps ha estat esperant. Tot i això, no és un pla savis si el vostre objectiu sigui el més eficient possible.
Cas concret: vaig treballar amb algú que va anar de vacances de dues setmanes i, quan va tornar, va respondre primer als seus correus electrònics. Això volia dir que va seguir les meves preguntes per preguntar-les si havien estat ordenades. Abans de veure una cadena posterior on el seu punt de contacte va resoldre aquests problemes per a mi.
Els "Vau aconseguir això" i "Nevermind!" Vam veure que ho heu fet! Els correus electrònics no eren necessaris i, si tot el vostre objectiu és afegir-se ràpidament, no voleu perdre el temps.
La solució
Aquest és un moment fantàstic per al plantejament LIFO: Last In, First Out. Perquè, tal com explica el museu de la professora Alex Cavoulacos, "aquesta tècnica es basa en deixar que les coses antigues s’ocupin de si mateixa".
Dit d’una altra manera, quan vau arribar al correu electrònic que algú va enviar fa una setmana, molt bé podria ser que ja us encarregués el que us demanaven. I si encara volen la vostra atenció més aviat que tard, estic disposat a apostar perquè hagin indicat la data de retorn del vostre OOO i us han enviat un seguiment que estava a la part superior de la safata d'entrada quan vau tornar.
Quan esteu escrivint la pena de missatges d'una setmana, pot ser que la vostra temptació sigui simplement endinsar-vos. Però, si teniu compte de com respondre, evitareu errors comuns i us estalvieu que haureu de tornar i respondre-los. de nou.
