Fa unes setmanes, la meva amiga i jo vam discutir el nostre menyspreu compartit per les reunions i ella va dir: “Sento que seguim tenint la mateixa conversa una i altra vegada. Quan no s'acaben de fer correctament, poden ser cremadors de temps. "
No podia estar d’acord més. En feines anteriors, quan apareixia una invitació al calendari a la meva safata d'entrada, sovint emetia un sospir fort (que sempre és fantàstic en un entorn d'oficina oberta). Aleshores, passaria un temps preciós intentant esbrinar com evitar-ho.
No dic que totes les reunions no valguin res. Alguns són absolutament necessaris. I de vegades són l’ única manera d’aconseguir les coses. Però també crec que hi ha marge perquè siguem increïblement més eficients preguntant-nos aquestes tres preguntes abans de cadascuna.
1. Qui necessita ser aquí?
Suggeriment: probablement no tantes persones com creieu. És clau tenir consciència sobre qui demaneu que hi siguis, de manera que pugueu garantir que sigui el més productiu i significatiu possible per a totes les parts. Ningú hauria de deixar pensar: “Bé, va ser una pèrdua colossal del meu temps”.
Perquè aquest sentiment no és bo per a la persona, el grup o la companyia. Imagineu tota la feina que podríeu fer si només tinguéssiu quatre persones a l'habitació en lloc de 10. Per una franja horària de 60 minuts, es poden dedicar sis hores més a fer feina.
Per exemple, diguem que esteu fent una idea sobre el nou logotip de l'empresa. El dissenyador gràfic hi és per assegurar que entengui la visió. El director de la marca hi és per assegurar-se que s’ajusta a les directrius de l’empresa. Però necessiteu el gestor de recursos humans perquè posa el logotip a totes les publicacions laborals? No, no. Un cop finalitzeu, podeu demanar-li que canviï la versió antiga per la nova. De moment, deixeu-la estar, té feina per fer.
Si no sou l’organitzador, heu de valorar si la vostra presència és essencial o no. De vegades, els companys de treball us conviden simplement perquè pensen que voleu ser-hi. Però podeu rebutjar si creieu que és adequat (és a dir, si no teniu ni idea de què aportaríeu o si esteu massa ocupats).
En situacions com aquesta, dic alguna cosa així com: “Hola. Crec que serà capaç de manejar això per si sol. Si hi ha algun motiu concret, voldríeu que hi fos present, però, aviseu-me! "
I després agafeu aquesta hora lliure i torneu a la mòlta.
2. Què són els objectius?
Què intentes assolir exactament? La identificació prèvia dels objectius és crucial. Et pot mantenir en tasca i ajudar a donar forma a tota la conversa. En cas contrari, és possible que sereu allà durant 45 minuts rampant sobre com Leonard sempre xoca amb la cançó temàtica del Titanic . (També m'aconsegueix cada vegada. Mai no deixis anar, Jack!)
"Una agenda eficaç estableix expectatives clares sobre què cal produir abans i durant una reunió", explica Roger Schwarz, autor de Smart Leaders, equips més intel·ligents: de quina manera i el vostre equip es desencadenen per obtenir resultats.
"Ajuda als membres de l'equip a preparar-se, a assignar temps de forma sàvia, ràpidament fa que tothom tingui el mateix tema i identifica quan la discussió s'ha completat. Si encara es produeixen problemes durant la reunió, una agenda ben dissenyada augmenta la capacitat de l’equip d’abordar-los de manera eficaç i ràpida ”, afirma Schwarz.
Potser només voleu que tothom proporcioneu actualitzacions d’estat sobre projectes prioritaris. O bé, haureu de prendre una decisió -avui- sobre quin administrador de comptes s’assignarà a un enorme client nou.
Calculeu la vostra destinació i arribeu-hi. (I, a més, és útil si compartiu els vostres plans amb la resta d’assistents perquè sàpiguen què esperar i si hi ha alguna cosa que hagin de fer per endavant.)
I aquí teniu un consell: si no podeu respondre per concretar un motiu per complir-ho, si us plau, per amor a totes les coses del xocolata, anul·leu-lo .
3. Què necessito preparar?
Un antic company meu solia bloquejar el temps per preparar-se per a reunions amb altres persones, i sempre em preguntaria per què. Aleshores, vaig assistir a un grup on ja vaig oblidar completament el que havíem comentat la darrera vegada i vaig haver de fer una recapitulació, o jo (vergonyós) no vaig completar un tema d’acció. En tots aquests casos, vam acabar de dedicar més temps als nostres horaris.
Per assegurar-vos que això no passi, heu de mostrar-vos preparat. Potser està revisant les notes de la sessió de la setmana passada perquè us sembli fresc. O, potser, està fent una llista de punts de conversa i respostes que necessiteu. Sigui el que sigui, feu el temps per fer-ho. Va a pagar els grans temps.
A tall d’exemple, superviso el programa d’educació entre iguals del meu departament i estic treballant dur per renovar-lo. D’aquí a dues setmanes, tindré la meva presentació individual amb el meu supervisor per parlar de les meves propostes. He estat recopilant comentaris dels estudiants i recopilant els meus pensaments, i el següent pas és traçar l’estructura i la línia de temps en paper.
Si m’acosto a les mans buides, probablement passarem el temps rebotant idees les unes de les altres, cosa que no necessàriament és dolenta , per se, però tampoc m’ajuda a avançar.
Us prometo - m’agrada treballar amb la gent. Però un dels meus grans peeves de mascotes és la ineficiència, sobretot quan és fàcil de prevenir. Si la vostra programació sembla una mica massa plena o si cada vegada que es reuneix, teniu flashback per esperar a que soni el timbre a la secundària, potser és hora de fer un pas enrere i començar a fer-vos aquestes preguntes.
I bé: si teniu més preguntes com aquesta que us feu vosaltres, feu-me saber què són a Twitter!
