Com algú que gestiona una gran organització amb desenes d'empleats virtuals, he vist la meva bona part dels correus electrònics. I, com passa amb totes les altres coses de la vida, alguns missatges són millors que altres.
Al món de la correspondència per correu electrònic, “ugh” és probablement l’últim que voleu que digui el vostre cap en llegir el vostre missatge. Aleshores, quins tipus de missatges hauríeu d’evitar enviar i com els podeu millorar? A continuació hi ha tres exemples principals.
1. Correus de correu electrònic de seguiment innecessaris
Els correus electrònics de seguiment tenen totes les formes i formes, de manera que cal fer-ne un? Si tot el vostre missatge és demanar que el cap us enviï per correu electrònic, és una molèstia més que una correspondència important.
Molta gent envia aquests correus electrònics per paranoia que han fet alguna cosa malament o que han perdut alguna cosa, però puc dir que des del punt de vista del patró que és agreujant rebre diversos correus electrònics de seguiment quan algú no m'ha donat la possibilitat. respirar.
Un exemple: Fa molt de temps, tenia un empleat que tindria pànic si no responia als seus correus electrònics en una hora, pensant que significava que havia fet alguna cosa malament (quan, en realitat, no m’aconseguia. al seu correu electrònic). Puc pensar en un moment particular quan vaig tornar a casa des de feia un llarg dia per trobar sis (si, sis !) Correus electrònics d’ella preguntant-los si havia rebut el seu missatge.
Yikes.
Què enviar en lloc seu
Si bé la majoria de la gent no seria tan paranoica com enviar sis missatges de correu electrònic de seguiment en un dia, fins i tot un únic correu electrònic de seguiment mal programat pot deixar al cap molestat.
Tret que el contingut del vostre correu electrònic s’hagi de tractar avui (en aquest cas, probablement haureu de parlar amb el vostre cap en persona en lloc d’enviar-vos per correu electrònic), us suggereixo esperar almenys 24 hores i enviar el que m’agrada anomenar un “faux follow. Missatge "up".
Això comporta enviar el vostre seguiment ("Només heu de comprovar per assegurar-vos que heu rebut els informes trimestrals que us he enviat fa dos dies"), però també inclourà algun altre tipus d'informació, ja sigui una pregunta sobre una presentació propera o una actualització d'un projecte actual ("Oh, i acabem de rebre els últims números al compte X i les vendes han augmentat un 30%!"). Això us permet demanar una actualització de manera senzilla al vostre cap i, a més, donar-li alguna informació que aportarà algun valor, fent que se senti menys com si estiguéssiu fent malbé el problema.
2. Correu electrònic amb noves idees
Estimo absolutament els entusiastes membres de l’equip, però una cosa que em fa una mica aclaparadora és quan els empleats m’envien totes les seves idees noves en correus electrònics separats. Vaig rebre 10 missatges de correu electrònic diferents al llarg de 24 hores perquè algú de l’equip de màrqueting va impactar i va continuar enviant-me noves idees.
Tot i que tenir tantes coses noves per provar va ser impressionant, també va ser extremadament confús intentar catalogar-ho tot i fer un seguiment de tots els missatges de correu electrònic i idees que apareixien. Fins i tot quan només arriba un correu electrònic amb idees o conceptes nous, és tan fàcil. per perdre-ho al forat negre que és la meva safata d'entrada.
Què enviar en lloc seu
En primer lloc, recomanaria esperar un moment més oportú per aportar idees. En el cas de l’empleat de l’equip de màrqueting, hauria esperat fins que la reunió de Google Hangout que teníem programada per a la setmana següent aportés tot això.
Si no esteu segurs quan és el moment adequat -o el correu electrònic és l’única opció per algun motiu-, us recomanaria enviar un correu electrònic al vostre cap per dir que teniu algunes idees noves i voldríeu saber quina és la millor manera de compartir serien. Si el meu empleat m’ho hagués demanat això, li hauria dit que m’envieu un correu electrònic amb un document Word completat amb tot el que volia. Hauria estat molt més senzill i fàcil de desar per més endavant. El vostre cap pot suggerir una trucada ràpida per parlar-ne o demanar-vos que emmagatzeneu les idees i després envieu-les per correu electrònic en un moment determinat de la setmana.
3. Correus electrònics en què el vostre capítol està distribuït sense cap motiu
Qualsevol professional s’enfadaria de ser CC en missatges de correu electrònic del que no formen part: només s’afegeix a la pila de correus electrònics creixent i acabes perdent el temps llegint alguna cosa que probablement no cal que siguis.
Des de la perspectiva de l’empleat, ho aconsegueixo: voleu assegurar-vos que el vostre cap sap que està fent la vostra feina i que intenteu mantenir la línia de comunicació oberta. Però la majoria de les vegades, tot això realment és obstruir la safata d'entrada del seu cap.
Què enviar en lloc seu
A menys que el seu cap necessiti estar completament al corrent, treu-lo de la línia de CC i, un cop finalitzada la interacció, envia un resum molt breu d’informació rellevant que va sorgir durant la conversa (“FYI, Company Y serà que apareix a la història de la data Z ”). Manté el vostre directiu informat sobre el que passa, sense mantenir-lo constantment al dia, mentre es mostren els detalls. Sens dubte, un correu electrònic encerta 42!
En general, el nom del joc amb correu electrònic al vostre cap és racionalitzar els vostres missatges i ser més selectiu sobre el que envieu. Pot semblar contrariós, però si rebo menys correus electrònics d’un empleat, però tots tenen sentit, probablement crec que aquesta persona fa un treball millor que algú que sento des de sempre.
