Truqueu-lo com un producte de programes ocupats, augment de la connectivitat tecnològica o franges d’atenció fregida, però per qualsevol motiu, quan reuneix un grup junts per a una reunió, gairebé tothom té problemes per evitar distraccions i complir la tasca a l’abast. De fet, el 47% dels empleats cita els companys de treball distrets com el major obstacle per tenir reunions productives.
Si us poseu seriosament a la vostra feina, probablement ja esteu fent el possible per demostrar el vostre compromís: escoltar activament, escoltar-los quan calgui i mantenir el telèfon fora de la taula. Però, fins i tot quan una bona etiqueta de reunió es troba a la part superior de la seva ment, és fàcil caure en els mals hàbits.
Per mantenir la bona gràcia dels seus companys de feina i obtenir alguna cosa valuosa de totes les reunions, però, heu de tenir el seguiment sota escac.
1. No fer contacte visual
En aquest moment, la importància de posar-se en contacte visual durant una reunió gairebé s’ha convertit en un tòpic, però per una bona raó. Mantenir-lo demostra compromís, interès i respecte. Fins i tot s’ha demostrat que augmenta la vostra consciència de si mateix. Al principi pot semblar incòmode, però hi ha tones de ràpids accessoris per millorar el contacte visual sense deixar-se endurir amb una mirada de cérvols en els fars.
Un dels meus millors consells és assegurar-me que la configuració de la reunió sigui favorable al contacte visual des del primer moment: intenteu organitzar el vostre grup en un cercle o semicercle perquè tothom es pugui veure sense esforçar-se. Tot i que algú no es troba en el mateix espai físic que tu, la importància del contacte visual continua sent certa.
Per acomodar els assistents que marquen a través de videotrucada, poseu la càmera de manera que estigui dins de la vostra línia de visió natural, de manera que sembla que us veieu els ulls als altres quan parleu.
2. Utilitzant el vostre ordinador portàtil
L'ús del portàtil sovint comença amb les millors intencions: prendre notes, obtenir informació rellevant en línia, etc. Però és massa fàcil passar de transcriure la reunió a intentar esbrinar el nom d’aquella cançó que us va quedar enganxada al cap ahir a la nit sense ni tan sols adonar-vos-en. Per això recomano evitar els ordinadors portàtils del tot. Normalment es poden fer moltes coses per fer manualment, com prendre notes en un suport de paper o compartir dades en un full de càlcul imprès. Però si l'ordinador és obligatori absolut, podeu minimitzar-ne l'ús. Per exemple, quan passeu per una presentació, animeu l’altaveu a compartir la pantalla amb un televisor perquè tothom pugui seguir-la.
Tot i que l’organitzador de la vostra reunió no ha prohibit estrictament els ordinadors portàtils, deixar-lo al taulell o mantenir-lo tancat mentre t’enfoces l’agenda t’ajudarà a mantenir distraccions sense ànims (per no parlar de les notificacions per correu electrònic i per xat). A més, deixar-ho sense compromís sens dubte deixarà una impressió positiva en els seus companys de treball i potser els animarà a fer el mateix.
3 Assistència a una reunió irrellevant
Hi ha tres coses de les que podeu estar segurs a la vida: la mort, els impostos i les invitacions a reunions innecessàries. I, mentre que és tan fàcil fer clic a "Sí" en una invitació i mostrar-se només perquè se us hagi demanat, realment esteu fent un servei als vostres companys d'equip. Quan no teniu cap participació en una reunió, trobar-vos desinteressat és pràcticament inevitable. És molt millor quedar-se a la taula i ser productiu que mostrar-se i avorrir-se.
Per combatre-ho, assegureu-vos que tingueu a conèixer el que es tracta de la reunió, per què l’organitzador us vol allà, què (si hi ha alguna cosa) que necessiteu per preparar amb antelació i què espereu aconseguir fins al final. Tenir aquest context us facilita decidir si la reunió es beneficiarà de la vostra presència o si el vostre temps es passaria millor a qualsevol altre lloc. Sovint, aquesta informació s’inclou en una agenda o a la convidació de la reunió, però si no, no dubteu en entrar breument amb l’organitzador de reunions prèviament. Si decidiu que la vostra presència no és necessària, expliqueu educadament la vostra elecció a l'organitzador. Si ho gestioneu bé, probablement agrairà la vostra honestedat.
Fins a un cert punt, distreure's només és una part de l'ésser humà. Ningú no pot seguir el camí al 100% del temps i això serà evident a les reunions de tant en tant. Però si alguna vegada us trobeu sense voler sortir de totes les reunions sense tenir idea de per què esteu allà, val la pena introduir alguns retocs a la vostra rutina.
