Les 27 regles no escrites de trucades en conferència

Anonim

Recentment, he estat en més i més trucades telefòniques relacionades amb els negocis que, tot i estar amb gent intel·ligent, em van deixar una mala impressió. Per descomptat, les trucades semblen bastant simples, però qualsevol cosa des de les falles tecnològiques que s'haurien pogut evitar fins a una mala gestió del temps pot afectar realment les impressions dels vostres clients i col·legues (sense oblidar-vos de la vostra productivitat).

Així, de la mateixa manera que hi ha regles no escrites per a correu electrònic i reunions, explico les directrius per a les trucades de telèfon empresarial i les conferències que tothom hauria de seguir. Aquí hi ha trucades més productives (i menys molestes).

  1. D’acord abans de la trucada a quina persona truca a qui i a quin número. El missatge de correu electrònic tres minuts després de la trucada hauria de començar amb "on he de trucar-te?" perd el temps de tothom.
  2. Generalment, si pregunteu a algú, hauríeu d’oferir-vos a trucar-lo. Si esteu ajudant a algú, demaneu-li la trucada per evitar haver de perseguir ningú.
  3. Programeu la trucada per al temps que necessiteu i recordeu que pot ser de cinc, 10 o 20 minuts. No heu d'arrodonir fins a l'increment de 30 minuts més proper.
  4. Si sabeu amb antelació que arribareu tard a una trucada, aviseu a l'altra persona per correu electrònic i ofereu-vos que la truqueu quan estigueu a punt.
  5. Si la persona que truqueu no recull, no deixeu un missatge la primera vegada. Torneu-ho a provar 1-2 minuts més tard i, si no recull, deixa un missatge i també envia un correu electrònic, avisant-li que has trucat i indicant quant més temps estarà disponible. No torneu a trucar després que sigui urgent.
  6. Si parlen més de dues persones, configureu una marcació abans del temps. Hi ha molts serveis gratuïts, com ara UberConference, que us ajudaran.
  7. Mantingueu la trucada al màxim nombre possible de persones i assegureu-vos que realment sigui necessari tothom. Com més gent hi ha, menys gent posa atenció.
  8. Assegureu-vos de rebre la trucada des d'un lloc tranquil i amb un bon senyal. L’ús de les línies terrestres sempre que sigui possible ajuda a evitar problemes de senyal.
  9. Si esteu atrapats en una ubicació sorollosa, aviseu-los de seguida que estareu en silenci a menys que parleu. És la cosa respectuosa que cal fer.
  10. Si no truqueu des d’un telèfon que utilitzeu amb regularitat, assegureu-vos de saber com funcionar-lo. Això és especialment important quan s’utilitza un sistema de telèfon d’oficina desconegut.
  11. No recomano utilitzar diapositives per presentar alguna cosa a la trucada, tret que facis una demostració, però si ho és, no envieu-les per correu electrònic. En lloc d'això, utilitzeu un servei de compartició de pantalla com GoToMeeting o Screenleap per assegurar-vos que la gent no els mira, salta endavant i deixa de parar atenció.
  12. Si utilitzeu un servei de compartició de pantalla, assegureu-vos que funcioni abans que comenci la trucada i que els vostres homòlegs tinguin instal·lat tot el que necessitarien abans de la trucada.
  13. Si trobeu amb gent per primera vegada o voleu que la gent presti atenció, considereu videoconferència.
  14. Igual que amb les reunions, comenceu a temps. L’espera dels desconcertats només els anima.
  15. Si esteu participant a una trucada en conferència, presenteu-vos immediatament de manera que ningú no us sorprengui que vau escoltar durant tres minuts el que pensaven que era una conversa individual.
  16. Si algú s’uneix tard, no l’atrapis. Perdu el temps de tots els altres. Animeu a aquesta persona a posar-se al dia amb algú al final de la trucada per veure què es va perdre.
  17. Feu una descripció general de qui sou i per què truqueu els primers 120 segons de la trucada i, a continuació, especifiqueu la vostra agenda o objectiu. La resta de persones a la trucada han de saber immediatament el que voleu.
  18. En els primers minuts de cada trucada, confirmeu el temps que ha de parlar tothom, de manera que podreu gestionar la conversa en conseqüència.
  19. Si teniu més de tres persones a la línia, l'organitzador hauria de fer una trucada ràpida per assegurar-vos que tothom hi és, i presentar-les breument si és possible.
  20. Feu una presentació individual només si us ajudarà a que les empreses s’acabin de fer i inclureu-les a l’agenda. En cas contrari, perdreu molt de temps.
  21. A menys que la trucada tracti de compartir la vostra experiència, no hauria de parlar durant més del 70% del temps. Si hi ha molta gent a la línia, aquest nombre baixa fins al 25%.
  22. Mantingueu les frases curtes i pauseu regularment entre idees. Això permetrà a la gent saltar o fer preguntes.
  23. Si sou organitzadors de trucades, és vostra tasca demanar a les persones que hi participin si no parlen i algú altre monopolitza la conversa.
  24. Utilitzeu el botó silenciar estratègicament. Si tens el 90% de la trucada, és probable que no estiguis completament atents.
  25. No siguis la persona que estigui consultant el correu electrònic i hagi de plantejar-se que es repeteixi una pregunta. Si us sembla comprovar el correu electrònic durant la majoria de les vostres trucades, són massa llargues, hi ha massa gent implicada o no cal que hi feu part.
  26. Cinc minuts abans de finalitzar la trucada, aviseu a tothom que s’acaba de fer i pregunteu si hi ha cap pregunta. No ho deixeu atropellar si és possible, és menyspreat del temps dels altres.
  27. Feu un seguiment dels propers passos a mesura que continuï la trucada i envieu-los després per correu electrònic com a recordatori.

    28. Digueu-nos! Quina és la vostra regla de trucada telefònica preferida? Alguna cosa que trobem a faltar?

    L'Elecció De L'Editor