Fa unes setmanes, vaig escriure sobre les regles no escrites del correu electrònic i em va agradar la quantitat de gent que va resultar útil. Resulta que hi ha moltes regles que tots ens podríem beneficiar d'aconseguir paper
Tenint en compte això, faré algunes altres llistes, començant pel segon punt de dolor a l’oficina: les reunions. Seguiu llegint les regles obligatòries de fer una reunió amb èxit i els companys de tot el món us ho agrairan.
Assegureu-vos que realment necessiteu una reunió abans de programar-la. En canvi, es podria resoldre amb 10 minuts per telèfon o per correu electrònic?
Totes les reunions han de tenir un propòsit: cal prendre una decisió o completar una acció junts. Donar una actualització gairebé sempre es pot fer per correu electrònic.
No programeu més temps del que necessiteu. La majoria de les reunions estan programades per a una hora sencera, quan han de ser de 20 minuts, 30 minuts o 45 minuts: màxim .
Comença a temps. No espereu els intèrprets, sinó que els anima.
Acaba el temps. Dir: "Sé que tots ens queda molt per fer, així que anem a intentar mantenir-ho en menys de 30 minuts", recordarà a la gent que vol una reunió eficient tant com ho fa.
Inviteu només les persones que necessiten ser-hi. Quanta més gent tingui en una reunió, menys es fa.
Cada reunió hauria de tenir algú clarament assignat abans de la seva execució. Si no sou vosaltres, poseu un nom a algú (i assegureu-vos que aquesta sàpiga).
Cuineu en uns minuts el chit-chat al començament de la reunió. Som persones, no robots, i la creació de relacions amb els companys ajuda els negocis a funcionar més fàcilment.
Si voleu que la gent llegeixi alguna cosa abans, enviar-ho almenys tres hores abans, és bo i el dia abans és millor. Enviar-lo 20 minuts abans no serveix de res.
Reservi el vostre espai de reunions amb antelació o concediu-vos 10 minuts abans de la reunió per tal de descobrir-lo. Recórrer els vestíbuls amb tothom a remolc és perdre el temps de tots.
Configureu una agenda i compartiu-la al començament de la reunió perquè tothom segueixi el camí.
Si voleu que la gent presti atenció, no els doneu diversos documents al començament de la reunió. Començaran a escorcollar-los i es veuran distrets.
No reviseu el telèfon ni el correu electrònic durant la reunió. Tothom pot dir què estàs fent i començarà a fer el mateix.
Feu un seguiment dels propers passos a mesura que continuï la reunió. Qualsevol objecte d’acció s’ha d’enviar com a recordatori després de la reunió.
Un element d’acció sense algú assignat a ell no serveix de res. En la majoria dels casos, també es requereix un termini.
Si algú parla massa, talleu-lo (molt bé). Així mateix, si algú parla massa poc, intenteu implicar-lo.
Si la conversa és temàtica, és acceptable i necessari que la reinicieu. Un simple: "Programem el temps per parlar-ne si és útil, ja que només ens queden 10 minuts", funciona perfectament.
Si la reunió té una durada superior a una hora, programa el temps per a les pauses i informa que els assistents ho sàpiguen abans. Saber que poden consultar el seu correu electrònic en 45 minuts us ajudarà a mantenir-los concentrats ara.
Mira el llenguatge corporal. Podeu dir fàcilment si la gent s’avorreix, es desentén o es sent com es perd el seu temps, sempre que ho busqueu.
Si cal, assigna un prenedor de notes de manera que et puguis centrar en la celebració de la reunió.
Valoreu periòdicament si es necessiten reunions periòdiques al vostre calendari i, si és així, si el format, la durada i els assistents contribueixen a la seva efectivitat. Sinó? Canvieu-los!
