Sabeu que heu de tornar a algú el més aviat possible quan envieu un correu electrònic amb l’etiqueta “urgent”. Podeu imaginar l’altra persona mirant la pantalla, sense obrir-se o refrescant obsessivament la seva safata d’entrada, perquè us espera. els números finals, l’aprovació, l’avís, la resposta o els següents passos.
Però, sabíeu que no és l’única vegada que cal prioritzar la redacció? És cert: si deixeu que un missatge s’assegui uns quants dies en un dels escenaris següents, podreu semblar molt insensible o poc professional.
Per descomptat, és un saldo difícil perquè, en cada cas, també volen dir les coses adequades. Però és important prendre un temps per respondre.
1. Quan ja heu encertat abans
Coneixeu com indicar un correu electrònic per gestionar la safata d'entrada? Tal com explica el cofundador de Muse i COO Alex Cavoulacos:
Envia un breu "Gràcies per pensar en mi. Estic reservat aquest mes, però si us adrecem, m'agradaria ajudar-vos, però puc fer-ho". Moltes persones mai no faran un seguiment, ja sigui perquè s’obliden o perquè ja no necessiten el vostre temps i consell, de manera que podeu estar segurs que les persones que us donen seguiment són les que més necessiten la vostra ajuda.
Si bé aquesta estratègia us estalviarà de respondre a totes les persones que mai no tornen a atendre, el compromís és que si algú fa les vostres preguntes -espera tanmateix i després el seguiment-, de debò li envia una resposta. És respectuosa contactant amb vosaltres més endavant i, per tant, voleu mostrar-li la mateixa cortesia.
Per descomptat, potser encara esteu massa ocupats per ajudar-vos (i està bé). Però no heu d’estar massa ocupats per enviar una resposta útil, encara que sigui una resposta breu, apuntant-la cap a una altra persona o proporcionant un enllaç a un recurs, i en el termini de 24 hores, si és possible. A més, si escriviu una resposta real us permeten estalviar una cadena de correu electrònic “Ja us tornaré més endavant”, que es considerarà com a líder de l'altra.
2. Quan li dius alguna cosa personal
A moltes persones els és difícil compartir informació personal amb els seus col·laboradors. Per tant, si algú triga un temps a compartir notícies inquietants amb tu per correu electrònic, sempre es demana que torni a escriure.
No ha de ser una resposta àmplia, i està bé si no esteu segur del 100% de les coses correctes. Gairebé sempre podreu liderar amb "Em sap greu escoltar …" Aleshores, abordeu atentament qualsevol cosa d'acció que hi hagués al correu electrònic (suposant que n'hi hagués, que hi sol haver) amb alguna cosa així com "Si us plau, preneu el vostre temps …" o "No dubteu en tornar quan torneu."
I si hi ha un problema sensible al temps que requereix que demani alguna cosa tangible, triga uns minuts a esbrinar la pregunta mínima abans de respondre.
Per exemple, així és com podríeu respondre a un company de feina que us indica que no podrà acabar la presentació del consell a causa d'aquesta setmana a causa d'una mort a la família:
Fins i tot quan no tingueu les paraules exactes correctes -i ningú ho fa-, respondre ràpidament mostra que us importa. Fa que la vostra preocupació se senti més genuïna i deixa clar que no vas passar la notícia o afegir-la a una llista com ho faries amb qualsevol altre missatge.
Sí, tots lluitem per aconseguir la bona lluita per arribar a la safata d'entrada zero; i entenc completament el desig de voler deixar de respondre aquell missatge de correu electrònic dur perquè podríeu respondre 10 bàsics en la mateixa quantitat de temps. Però no paga la pena fer que algú altre se senti sense importància o arriscar la seva reputació com a persona considerada. Per tant, aprofiteu per respondre a un missatge en qualsevol d'aquestes categories: no sou l'únic que estareu content que ho hagueu fet.
