Entre el fet de filtrar el correu brossa, crear respostes adequades i mantenir les pestanyes dels missatges que requereixen un seguiment, quedar-se al capdamunt de la safata d'entrada pot semblar un treball en si mateix. És per això que vam escollir el cervell dels professionals que han descobert el secret per a bústies de sortida eficients i organitzades, tot i rebre centenars de correus electrònics al dia. Com que teniu un sistema al vostre lloc us pot ajudar a guanyar fins i tot la safata d'entrada més desagradable.
1. Només conserva els correus electrònics que necessiten una acció immediata a la safata d'entrada
Inbox zero pot ser un objectiu massa elevat, però, sense ser despietat sobre quins missatges arriben a adquirir béns immobles a la safata d'entrada, podeu arribar a tenir un mal estat.
"La majoria de dies, la meva bústia de correu electrònic conté menys de 25 missatges. Això és intencionat. Vull poder obrir la meva bústia d’entrada i veure immediatament el que és més urgent i que necessiti una resposta ”, afirma Leigh Ann Newman, responsable de programes d’una empresa de consultoria del govern internacional. "Aquest hàbit em pressiona a prendre accions sobre els articles de manera extremadament puntual".
No és infreqüent que Newman rebi, en unes poques hores, més de 100 correus electrònics, molts dels quals són urgents i involucren directius d’alt nivell. El 2008, va tenir l'oportunitat de començar de zero quan la seva empresa va canviar per un nou sistema de correu electrònic durant l'adquisició. "Era com una neteja de primavera per a la meva safata d'entrada. I, des de llavors, no puc funcionar amb una safata d'entrada que està inundada de correus electrònics sense resposta ", diu.
2. Creeu una carpeta "Waiting" per als correus electrònics pendents d'acció
Aleshores, on van els correus electrònics, si no a la safata d'entrada? Creeu una "carpeta d'espera" per als correus electrònics que requereixin una acció per part d'algú abans de respondre. "Es tracta d'un estalvi de temps enorme", diu Darcy Miller, expert en llocs de treball i fundador de Pin and Pivot, que durant molts anys es va veure ostentat amb més de 150 correus electrònics al dia. "D'aquesta manera, aquests correus electrònics no estan junts a la safata d'entrada, i és un lloc fantàstic per mirar cada dia o setmana per recordar-vos quins són els projectes pendents".
Va aprendre aquest truc de la manera més difícil quan, durant el primer any del primer treball, no va trobar un fitxer adjunt de correu electrònic que necessitava. "Vaig passar la meitat del dia buscant aquest correu electrònic, entre els milers de correus electrònics que hi havia a la meva safata d'entrada en aquell moment", diu. "A partir d'aquell moment, vaig fer-me el control de la meva safata d'entrada!"
3. Feu subcarpetes o etiquetes el vostre nou BFF
Des del tauler, els mavens de la caixa de sortida recomanen crear una subcarpeta o un sistema d'etiquetes fàcil de descodificar. Nate Masterson, conseller delegat de Maple Holistics, estima que reuneix 250 correus electrònics alguns dies, de manera que l’organització és primordial. "Les etiquetes de correu electrònic són el teu amic", aconsella. "Utilitzeu-los per agrupar cadenes de correu electrònic importants, de manera que quan necessiteu mirar alguna cosa de referència, podeu fer-ho fàcilment."
Newman assegura que les seves etiquetes inclouen temes sobre els quals poden tenir preguntes d'altres, suport per a les decisions preses i materials de referència per a necessitats futures. "Dono desenes de subcarpetes i centenars de correus electrònics arxivats dins de la seva referència", diu. "Sóc capaç de trobar el que necessito en pocs segons d'una sol·licitud perquè sé on es guarda i com localitzar-lo ràpidament."
4. Definiu les regles de entrada o els filtres
Molts proveïdors de correu electrònic us permeten configurar regles de sortida o filtres que adoptaran accions per a vosaltres i us poden ajudar a classificar ràpidament els missatges de correu electrònic sense esgotar cap poder intel·ligent.
Per estar al capdavant del torrent de 150 correus electrònics que cada dia es troben al seu camí, Rachel Neill, consellera delegada, Carex Consulting Group, aprofita les funcions de les regles d'Outlook. "Tinc regles establertes que permeten enviar correus electrònics a diferents carpetes, codi de colors i prioritzar en funció del remitent", diu. Al capdavall, al final del dia, buscarà ràpidament qualsevol cosa que pugui faltar. "Les regles ajuden a assegurar-me que faig un seguiment coherent i bloquegeu el soroll. Això m'ajuda a mantenir el desordre al mínim. "
5. Utilitzeu el vostre calendari per fer el seguiment de correus electrònics que requereixen un seguiment
Com que alguns correus poden requerir més que una simple resposta, Newman recomana afegir-los al calendari. “Si rebo un missatge de correu electrònic que requereix no només una resposta immediata, sinó també algun tipus d’acció de seguiment, traslloco el correu electrònic a una subcarpeta designada i poso un recordatori al meu calendari que inclou la ubicació de la carpeta i la data de seguiment. ", diu.
Utilitza Microsoft Outlook, que permet accedir al calendari d'Outlook, però també podeu fer-ho a Gmail. Només cal fer clic al botó “Més” de la barra d’eines i seleccionar “Crear esdeveniment”.
6. No deixeu que els missatges bruts de correu brossa a la safata d'entrada
Tens ganes de jugar a whack-a-mole amb correus electrònics promocionals? Sigueu ràpids amb el botó de baixa de subscripció. Davis Siksnans, conseller delegat i fundador de Printful, utilitza una regla de tres atacs per a correus electrònics i butlletins publicitaris. La tercera vegada que esborra un butlletí de notícies o un missatge de correu electrònic promocional d’un remitent específic, es dona de baixa de la llista.
7. Creeu plantilles per a les vostres respostes
L'adaptació d'una resposta diferent per a cada correu electrònic pot suposar un gran temps. Si us trobeu enviant una i altra vegada el mateix tipus de correu electrònic, pot ser que beneficiï de mantenir algunes respostes d’estoc als esborranys que podeu reutilitzar fàcilment.
Betsy Fein, president de l’empresa organitzadora professional Clutterbusters, ha preguntat freqüentment preguntes que es poden resoldre amb respostes carregades i bloquejades. "Tinc correus electrònics preescrits que puc modificar que els envio a correus electrònics que demanin el mateix, com ara" informar-me sobre els vostres serveis "o" Com puc configurar una cita? "
Si no voleu fer-ho a mà, proveu el complement MixMax Gmail o aneu a la vostra configuració i activeu les respostes enllaunades. (Feu clic a l’engranatge a la part superior dreta de la safata d’entrada, trieu “Configuració” des del menú desplegable, trieu la pestanya “Avançada” i feu clic a “Habilitar” al costat de “Respostes enllaçades”.) Això us permetrà guardar respostes plantades
8. Configureu els blocs horàries a banda de comprovar el correu electrònic i enganxeu-los
Probablement no deixareu la vostra programació oberta per a reunions de temps i durades no especificades durant tot el dia, així que per què donar-li un correu electrònic lliure a la intrusió del dia?
"No deixo el meu correu electrònic obert durant tot el dia; Estableixo hores específiques durant el dia per passar per cada correu electrònic i respondre atentament, arxivar o guardar per més endavant. D’aquesta manera no faig multitasca i puc obtenir tots els meus correus electrònics amb més rapidesa perquè realment estic centrat en la tasca que hem de fer ”, afirma David Mitroff, consultor empresarial. "Recomano que la gent comenci amb tres blocs diferents de mitja hora al dia per llegir i respondre als seus correus electrònics i mantenir la safata d'entrada tancada la resta del dia i ajustar-se segons calgui".
A més d’utilitzar el bloqueig de temps per mantenir-se al capdavant dels correus electrònics diaris, Justin Lavelle, responsable de comunicacions de BeenVerified, recomana deixar de banda el temps una vegada per setmana per al manteniment de la safata d’entrada. “Trieu un moment cada setmana per mantenir la vostra safata d'entrada. Protegeix el temps com ho fes en qualsevol altra reunió important i organitza't ", suggereix. "Escombreu el que no és rellevant, arxiveu el complet i prioritzeu la llista de tasques".
9. Desactiveu les notificacions per correu electrònic
Encara que us hagueu resignat a comprovar només correus electrònics en blocs predeterminats, la cançó de sirena de la notificació de la safata d'entrada pot ser una temptació massa gran per resistir-la. Si és així, la solució és senzilla: desactiveu les notificacions. "Si treballes en blocs de temps, mai passaràs més d'un parell d'hores sense veure els teus correus electrònics", afirma Miller. "Desactiveu les notificacions, ja que us distraran de fer el que esteu treballant actualment al vostre escriptori".
Podeu fer-vos responsables amb la funció Pausa de la safata d'entrada de Boomerang. Siksnans només permet que el correu electrònic vingui dues vegades al dia en moments específics en què pugui dedicar-li la seva atenció.
10. Aprofiteu les tasques de correu electrònic sense ment durant l'hora mort
Assegureu-vos que els comptes de correu electrònic estiguin sincronitzats de manera efectiva amb el vostre telèfon i utilitzeu moments inactius per fer una neteja ràpida de la safata d'entrada. "La gran quantitat de missatges que rebo no requereixen accions directes", afirma Ben Taylor, fundador de HomeworkingClub.com. "Es pot suprimir l'activitat brossa, es poden arxivar altres coses, i podeu fer-ho amb moltes coses només mentre esteu a la cua de supermercats de dos minuts."
