Aquí hi ha una trista realitat: els directius passen des del 35% fins al 50% del seu temps en reunions i, tot i així, els executius consideren que més de la meitat d'aquestes reunions són fracassos.
Això no és tan impactant. Amb massa freqüència ens trobem en una sessió de pluja d’idees que és una mica massa llarga, o no prou llarga, o confusa, frustrant o totalment improductiva.
Per descomptat, hi ha diverses solucions. Podríem cancel·lar. Podríem reprogramar. Podríem convertir la reunió en una cadena de correu electrònic o en una discussió Slack.
En alguns casos, es tracta de passos adequats. Però, de vegades, hem de fer un esforç per comprendre on es troben les nostres reunions en breu i treballar activament per solucionar-les. Perquè, al cap i a la fi, no podem negar-nos a trobar-nos amb la gent mai, no es faria res.
Si busqueu el culpable, proveu de fer-vos aquestes preguntes i apliqueu aquests consells per fer reunions de treball més efectives:
Preguntes 1-3 Abans de la reunió
Sí, la vostra reunió pot fallar fins i tot abans que comenci. Aquí teniu en què haureu de pensar un cop envieu aquesta invitació.
1. Et sents preparat?
Tots els vostres materials estan configurats? Hi ha un pla en marxa per a com anirà la reunió? Hi ha una sala de conferències disponible i reservada?
El teu amic més gran serà una agenda: no pots tenir una gran reunió sense un.
L’altra cosa important a preparar amb antelació és el vostre objectiu per a la reunió. Pregunteu-vos (i potser anoteu-lo): "Què hi haig de fer?" Podria ser una cosa petita, com ara actualitzar el vostre equip, o gran, com crear una estratègia per augmentar el compromís amb els usuaris. Assegureu-vos que tothom estigui alineat amb aquest objectiu per no intentar cobrir idees conflictives en una sessió curta.
"Heu de tenir una secció sobre el resultat desitjat, que és diferent de l'agenda", diu Devanté Lewis-Jackson, gerent de vendes de mercat a The Muse. “Una agenda discuteix què passarà durant la reunió, però el resultat desitjat genera consens sobre què s’ha de fer abans que s’acabi la reunió. Això ajuda especialment quan la conversa es descarrega sobre temes de l’agenda ”.
2. Se senten preparades altres persones?
No totes les reunions que organitzeu o assistiu requereixen que la gent revisi, empleni o obtingui materials prèviament. Si ho fan, però, recomano que tothom tingui el temps i els recursos adequats per fer-ho (de nou, utilitzeu aquesta agenda!).
Però sovint creem reunions abans de considerar el context i la transparència. Com a resultat, la gent entra a la conversa en un espai de cap equivocat. Prenguem per exemple algú nou i que tingui un historial zero de la història de la teva empresa. O algú que assisteix a una reunió de sprint i mai abans ha treballat amb un equip d’enginyeria. Probablement no sortiran gaire de la reunió ni aportaran informació valuosa, o bé podran prendre la discussió fora del curs amb les seves interjeccions.
Per tant, abans d'entrar, pregunteu-vos el següent:
- Tothom sap per què mantenim aquesta reunió?
- Tothom sap per què van ser convidats específicament a aquesta reunió?
- Tothom està al dia sobre què parlarem en aquesta reunió?
- Coneix tothom en aquesta reunió? Si no, què necessiten saber?
- Hi ha alguna tensió entre la gent que pugui dificultar el progrés en aquesta reunió?
Si la resposta és no, podeu treure de banda la persona (o les persones) o disparar-los un correu electrònic ràpid per proporcionar-los una mica de fons.
3. Estan emocionades les persones?
Bviament, ningú no va a saltar amunt i avall al pensament de la vostra reunió, tret que en tinguis un per a cadells de mascotes (cas en què he de preguntar-me on s’ha perdut la meva invitació).
Però el vostre equip hauria de sentir-se d’una mica de manera al respecte, i esperem més cap al final positiu de les emocions. És possible que no siguin extàtiques per xerrar els ingressos trimestrals, però potser se'ls alleujarà obtenir finalment una exposició a informació important o tenir un espai per plantejar-se les seves preguntes.
Si gemegen -i els seus gemecs no tenen res a veure amb l’odi a les reunions i tot el que tingui a veure amb aquest tipus de reunió específic- cau una mica més a fons. És possible que es repeteixi una conversa prèvia i, per tant, una pèrdua de temps, o que alguns membres se sentin no preparats, o que algú estigui exclòs i tothom estigui molest per això. Fins i tot és possible que el vostre equip estigui inundat i que no tingui l'ample de banda i l'energia per situar-se en una presentació d'una hora. Independentment d’on provingui l’energia negativa, heu d’adreçar-vos-la abans d’entrar a l’habitació.
Preguntes 4-7 Durant la reunió
El fet que us hagueu preparat correctament no vol dir que esteu clar. Hi ha moltes coses que cal tenir en compte en aquest moment per garantir que tot vagi bé.
4. Esteu colpejant tots els punts més importants?
Va venir amb una feina a fer: respondre a una pregunta, idear una idea, descriure un procés nou, qualsevol cosa. El signe d’una bona reunió és el que aconsegueix això als límits del vostre temps.
Per fer-ho és bastant senzill. Seguiu l’agenda fins a una T (o almenys el més a prop possible). Cada 10-15 minuts, feu un control amb vosaltres mateixos per veure si encara teniu algun tema. Si no és així, torna a dirigir la conversa i accepta posar-hi un punt més en la tangent que estiguéssiu endavant. Accepteu revisar qualsevol cosa que us hagi perdut fora de línia o en una altra reunió (i assigneu aquesta tasca a algú de la sala). No us atreviu a menys que tots els altres puguin acceptar la seva superació. En aprofitar més el temps de les persones, és més difícil que puguin complir altres terminis importants que haureu establert.
“L’únic punt de la reunió és prendre una decisió sobre alguna cosa i què / qui / com s’executa l’acció”, diu Heatherlyn Nelson, gerent d’operacions d’oficines de The Muse. "En poques paraules, si no podeu arribar a articles amb accions o decisions a prendre, no feu una reunió."
5. Tothom (o com a mínim la majoria de persones) presta atenció?
Aconseguir que el 100% de l’audiència tingui els ulls posats, els telèfons cap avall, a la vora dels seus seients és probablement un estirament (al capdavall, els éssers humans es distreuen fàcilment), però gairebé tothom us hauria d’escoltar gairebé tots. temps.
Fer escoltar la gent requereix un petit esforç per part seva. Mantingueu les coses curtes i dolces. Esborreu els passos següents clars. Utilitzeu visuals fàcils de llegir i d'entendre. Prohibiu els ordinadors portàtils (si podeu)
Aquesta és una bona lectura de per què ningú escolta a les vostres reunions, i com solucionar-ho.
6. Les persones fan preguntes i se’ls respon?
Diria que és rar tenir una reunió on ningú no faci una sola pregunta. Si és així, és probable que la gent no presti atenció i, probablement, us plantejaran moltes preguntes després que s’acabi la reunió (haureu de llegir el número 5).
Però tan important com és tenir un públic compromès, també és important abordar les seves inquietuds. Amb massa freqüència diem que "arribaré a aquest punt més endavant" o "Prometo respondre al final" i no hi tornaré mai més. Així doncs, assegureu-vos que esteu cobrint totes les vostres bases, fins i tot si vol dir que anoteu la seva pregunta o que demaneu que la repeteixin al final de la presentació.
Tingueu en compte que hi pot haver altres motius pels quals la gent no es pregunta. Potser heu creat un entorn, potser sense voler, on no se sentin còmodes. O, potser, la gent està tan expulsada per la discussió que no està segur d’on començar fins i tot a fer-se preguntes, en aquest cas probablement us heu perdut en donar-los context (vegeu el número 2 per obtenir consells sobre això).
7. Hi ha algun patró significatiu de determinades persones que parlen (o que no parlen en absolut)?
Probablement heu convidat tothom a la sala perquè volíeu la seva opinió o aportació sobre un projecte, i, finalment, les idees i accions que surten de la reunió estaran més fortes i més alineades si tothom hi entra. Així que voleu assegurar-vos que tothom hi contribueix. almenys una vegada al llarg del temps.
Això sona molt en teoria, però no sempre és la realitat. Algunes persones són més fortes i confiades que d’altres, algunes persones estan en posicions de poder més altes que d’altres, i algunes persones no se senten tan incloses ni respectades com a d’altres. Cas concret: les investigacions mostren que les dones tenen més probabilitats de ser interrompudes en les converses que els homes.
Intenta ser el tipus adequat de líder de discussió. Acotem els col·laboradors que ramblen. No interrompis. S'adhereixen a les persones que es veuen interrompudes. Truqueu a persones que no han dit gaire coses o que puguin ser més tenebroses. Això passa sobretot per persones remotes que no són físicament a l'habitació.
Recordeu que també formeu part d'aquesta categoria, fins i tot com a organitzador de la reunió. En alguns casos, té sentit ser la persona que més parla, però fins i tot aleshores hauríeu d’assegurar-vos que totes les veus de la sala s’estan escoltant i amplificant. (Aquí hi ha alguns consells per evitar que et vagis divagant i reconèixer quan parles massa.)
Preguntes 8-10 Després de la reunió
Casi allà! Si voleu que les vostres reunions siguin un lloc personal cada cop, considereu el següent.
8. Tothom fa els següents passos?
Podeu saber quan una reunió va sortir malament quan tothom surt de la sala i va a fer les coses exactament com no volíeu que ho fessin.
Eviteu-ho si és directe i clar sobre els propers passos. Abans de trencar, dirigiu-vos a les opcions següents:
- Què cal fer?
- Com cal fer-ho?
- Quan cal dur-ho a terme?
- Qui serà el responsable de fer-ho?
- Qui va a supervisar / fer el seguiment de l’èxit d’aquest?
9. S'ha assolit la finalitat més gran de la reunió?
La gent sembla més motivada per fer-ho després? Sembla que funcionen amb més eficàcia? Hi ha menys confusió o menys preguntes? Heu assolit el vostre objectiu original? El possible és que la resposta és sí, ho heu fet bé (i si la resposta no, llegiu les seccions anteriors per esbrinar-vos on heu equivocat).
10. Altres persones també se sentien com que la reunió va ser productiva?
Aparto aquesta pregunta de l’anterior perquè això requereix que realment preguntin a la gent com se sentien sobre la reunió, en lloc d’assumir-ho.
Obtenir comentaris directes (sobretot com a directiu) és important. És possible que sentissis que la reunió es va acabar sense enganxar, però tothom no està d’acord: escoltar que us ajudarà a abordar el perquè no va tenir èxit i com es pot millorar millor la propera vegada. Per descomptat, no es pot demanar a tothom cada vegada que es trobi com va anar, però fer-ho de tant en tant us garantirà que aneu pel bon camí.
A ningú li encanten les reunions, per què fer-les pudors? Resumeix aquestes preguntes de forma directa i és molt menys probable que fallin les vostres reunions.
