Un col·laborador us envia un correu electrònic per demanar-vos si esteu disponibles per a una reunió de 14:30 i el vostre primer pensament és: Com vaig a sortir d’això?
No heu bloquejat aquesta hora al vostre calendari, perquè tècnicament ja no esteu compromesos amb una altra cosa. Tanmateix, teniu una llista de coses previstes per a la tarda, i no, no hi ha una reunió sorpresa.
Abans d’acordar automàticament (tot i que, per sorprenent), perquè no creieu que teniu cap opció, tingueu en compte: si bé és cert que la gent jutjarà algú que declina totes les reunions o retorni després d’acordar, aquí no passa el que passa. Si el seu company us demana que us uniu al darrer minut –i expliqueu per què no podeu fer-ho de manera reflexiva–, és probable que ho entendrà.
Dit d'una altra manera, és possible dir que no a una reunió d'última hora i, tot i així, semblar un jugador d'equip. Aquí és com:
1. Quan ets massa ocupat
Sí, hi ha moments que valen la pena les reunions i ajudaran a l’equip a assolir els seus objectius. Tot i això, també hi ha situacions en què altres projectes tenen prioritat i, com que tots hi hem estat, la majoria de gent ho aconsegueix.
Per exemple: vaig saber que podia deixar de respondre una resposta detallada a un correu electrònic compartint que estava sense termini, que era la veritat. Les persones implicades es van poder relacionar i em van donar una passada. (Fins i tot em van desitjar sort en el meu altre projecte!)
El mateix enfocament s'aplica quan voleu rebutjar una reunió el dia que esteu oberts. No facis cap excusa. Sigueu honrats i digueu: “Malauradament, hi dedico cada moment que he de venir en dos dies. Mantingueu-me publicat si hi ha alguna manera de ajudar-vos a la setmana següent. "
2. Quan no penseu que cal estar-hi
De la mateixa manera que un CC de gentilesa, de vegades els companys de treball pensen que incloure’t fins i tot quan no és totalment necessari és el bonic de fer, i no tenen ni idea que crei feina addicional.
El millor mètode aquí és el de reconèixer el seu gest i afirmar que no us ofendrà si la reunió continua sense vosaltres. Sona així: “Moltes gràcies per incloure’m. A l'agenda, sembla que la reunió estarà centrada en el producte, així que no crec que puc afegir res a la discussió. "
Un altre avantatge d’aquesta resposta és que, si esteu equivocats i l’organitzador vol que hi contribueixi, us serà capaç de corregir-vos-ho i ho sabreu amb antelació perquè no us deixin fora de guàrdia.
3. Quan intenteu assistir a menys reunions en general
Les persones amb èxit eviten reunions addicionals. En saber-ho, potser heu decidit provar per limitar el nombre d’assistència a la setmana.
Però, com qualsevol altre canvi que intenteu fer, heu d'indicar les persones que l'envolten. Per exemple, heu de dir als vostres amics que preferiu reunir-vos a passejar que nachos i begudes de tots els que podeu consumir, perquè el vostre nou objectiu és ser més saludable.
Per tant, si simplement feu una crida a les reunions i diuen que no, és possible que el vostre col·laborador es posi en suspens. (Clar, creu que és important; per això el va anomenar en primer lloc.)
Poseu el focus en el vostre experiment dient una cosa així com: “Estic intentant establir un límit de reunions al dia per augmentar la meva productivitat”.
Si es tracta d’una reunió individual, feu un seguiment i demaneu si podríeu tornar a programar un temps que us funcioni millor. I digueu que, mentrestant, us complau iniciar la conversa per correu electrònic (us sorprendrà quants problemes es poden resoldre d'aquesta manera!). Si heu convidat un grup nombrós, pregunteu si us convindria que envieu els seus comentaris per endavant o que comenteu les notes després, el que us resulti més útil.
Si sempre esteu d’acord a atendre les sol·licituds, es pot disminuir al principi. Així que penseu en el que esteu aconseguint. Avui no només us podria estalviar una època de rentat de temps, sinó que, en el futur, podria animar la gent a contactar amb vosaltres només amb invitacions pertinents.
