L’afluència de telèfons intel·ligents ha estat sorprenent per al lloc de treball: amb la possibilitat de fer missatges de correu electrònic, navegar per Internet i fer text 24 hores / 24, podem fer les nostres feines literalment en qualsevol moment i des de qualsevol lloc. Però estar lligat en una pantalla tàctil també pot funcionar contra nosaltres, d’una banda, podem arribar a l’infinit i, de l’altra, és fàcil ignorar els presents a la nostra vida real.
Aleshores, com et manteniu connectat i professional alhora? A continuació, es detallen maneres modernes per a situacions d’ús intel·ligent més habituals.
1. És correcte no mantenir el meu telèfon intel·ligent durant una reunió?
Depèn. Si l’utilitzeu per obtenir informació rellevant per a la discussió, manteniu-la fora, només expliqueu què feu. Si es tracta d’una reunió interna i espereu una trucada important per part d’un client, mantingueu el telèfon en vibració i assegureu-vos d’apartar-vos de la reunió quan rep la trucada. Però, si assistiu a una reunió amb un client o a una reunió interna on no espereu cap trucada, deixeu el telèfon i comproveu-lo només un cop finalitzi la reunió.
2
El vostre llenguatge corporal parla tan fort com la vostra veu amb els que l’envolten. Si el vostre focus se centra en qualsevol cosa que no sigui la persona que parla, projecteu una imatge poc professional i distreta. Tot i que el telèfon no soni, mirant cap avall i emetent un missatge en silenci, encara és molt rellevant com es troba la reunió actual a la llista de prioritats.
3. Puc utilitzar el meu telèfon per prendre notes sense ser ofensiu?
Sí, però tingueu clar quin és el propòsit de les vostres accions abans de començar. Podeu dir: "Vaig a prendre algunes notes mentre parlem per assegurar-me que capti els vostres punts principals". Continua participant a la reunió (no fes un cop d’ull al text que acaba d’entrar, per molt discret que pensis que ho estàs) i assegureu-vos de buscar i fer contacte visual de tant en tant perquè tothom sap que hi esteu realment.
4. Com puc dir al meu gestor que deixi el telèfon i sintonitzi?
No hi ha cap manera senzilla d’escollir el teu cap per les males maneres, però pots apuntar-te d’una manera subtil si estàs en una conversa individual. Suggeriu reprogramar si el vostre gestor està enterrat a un telèfon intel·ligent preguntant: “Sembla molt ocupat, hauríem d’ajornar la reunió?” També podeu evitar aquest problema mantenint les reunions el més ràpides i concises possibles. Però, si el vostre cap està enviant missatges de text durant una reunió amb un client, potser heu d'indicar (acuradament) que el client no sembla satisfet amb la distracció.
5. Com puc fer una trucada discreta amb un client?
Ho sentim, no es pot fer. Fins i tot si el telèfon està activat per vibrar. Penseu-hi: és tan important una trucada entrant que val la pena transmetre el missatge que el vostre client no és la vostra màxima prioritat? Si espereu una trucada urgent (per exemple, des de l’hospital, perquè un membre de la família està malalt) o informació que resulti beneficiosa per a la vostra reunió, és clar que són excepcions a la regla, però hauríeu de preparar la vostra empresa del sopar sobre el tema. possibilitat d’aquestes interrupcions prèviament. I qualsevol altre motiu simplement no es pot justificar.
6. Com puc gestionar una trucada telefònica des d’un lloc inoportú (és a dir, aeroport, dinar, conduir)?
El correu de veu hi és per un motiu. No hi ha res dolent en trucar a algú en cinc o 10 minuts, quan estiguis lliure de distracció i pugui sentir millor i sentir-se. Si coneixeu que la trucada és molt important, responeu el telèfon i demaneu la trucada en uns minuts quan arribeu a un lloc més ideal per parlar. Feu tot el que feu, absteniu-vos d’haver de cridar qüestions d’empresa privada en un lloc públic.
7. El meu cap em va deixar un missatge de veu. Quant de temps he de tornar a ella?
Segons el contingut i l’assumpte, teniu un dia laborable, però feu-ho més aviat si la trucada és urgent.
8. Com he de manejar textos i correus electrònics posteriors a les hores?
Un missatge de correu electrònic enviat després de les hores es pot respondre el dia laborable següent, tret que es discuteixi altrament amb el vostre cap (o s'espera que el). Un text és diferent, la mateixa naturalesa de la comunicació implica immediatesa; per tant, hauríeu de respondre el més aviat possible. I si sou els que envieu el missatge, sempre heu de tenir clar les vostres expectatives de temps de resposta.
9. Quan es pot acceptar la publicació de texts?
Si un client inicia una conversa de text amb vosaltres, està bé per respondre. Però, fins i tot en el món d'avui en tecnologia, no suposeu que tothom està massa familiaritzat amb els missatges de text. Si feu text sobre la feina, manteniu-la professional. Eviteu les emoticones o les abreviatures d'argot com ara OMG, LOL i BTW.
10.
En cas de dubte, seguiu aquesta senzilla regla general: les persones amb les que us trobeu amb cara a cara prioritzen. Centreu-vos en ells sobre qualsevol missatge de text, correu electrònic o marcació.
