Com mantenir l'arxiu PST petit mitjançant l'arxivament del vostre correu antic

Anonim

Com que la pila de correu que manteniu a Outlook creix, de manera que, normalment, el temps que triga a Outlook és fer el que voleu que faci. El teler del límit de mida del fitxer PST. (El fitxer PST o "Carpetes personals", és clar, és on Outlook manté totes les dades, inclosos els calendaris, contactes i correus electrònics).

Un petit fitxer PST és un fitxer ràpid PST

De qualsevol manera, val la pena que la mida del fitxer PST principal sigui reduït i manejable. Podeu fer que Outlook faci alguna cosa amb AutoArchive. O divideix els missatges entre més fitxers PST, que poden ser indolors i ràpids.

Arxiva el correu antic a l'Outlook i mantén l'arxiu PST petit

Per crear un arxiu de missatges antics en Outlook separats del fitxer PST que utilitzeu cada dia:

    1. A l'Outlook 2007:
      1. Selecciona Fitxer> Gestió d'arxius de dades des del menú d'Outlook.
    2. A l'Outlook 2016:
      1. Feu clic Dossier.
      2. Aneu al Info categoria.
      3. Feu clic Configuració del compte.
      4. Selecciona Configuració del compte … del menú que ha mostrat.
      5. Aneu al Arxiu de dades pestaña.
  2. Feu clic Afegeix :
    1. A l'Outlook 2016:
      1. Introduïu el nom de l'arxiu a sota Nom de l'arxiu:.
      2. Trieu el format desitjat a sota Desa com a tipus:; Normalment, seleccioneu Fitxer de dades de l'Outlook.
    2. A l'Outlook 2007:
      1. Trieu el format desitjat. A menys que pugui necessitar accedir directament a les dades amb Outlook 2002 o anteriors, és segur ressaltar Fitxer de carpetes personals d'Office Outlook (. Pst).
      2. Feu clic D'acord.
      3. Introduïu el nom del fitxer desitjat.
        1. Els arxius anuals funcionen bé, i el nom del fitxer PST després de l'any té sentit. Per descomptat, podeu triar fitxers mensuals si teniu molts correus importants per fer front a un altre esquema. Només assegureu-vos que les mides dels fitxers PST resultants estiguin en un lloc de 1-2 GB. Els fitxers més grans solen ser menys eficients.
      4. Feu clic D'acord.
      5. Escriviu el nom desitjat del fitxer PST arxivat a sota Nom:.
        1. De nou, té sentit nomenar el vostre arxiu després del seu contingut.
  3. Opcionalment, protegiu l'accés amb una contrasenya.
  4. Feu clic D'acord.
  5. Feu clic ara Tanca.

Moure correu a l'arxiu

Per omplir el PST d'arxiu recentment creat:

  • Arrossegueu i deixeu anar totes les carpetes a la carpeta arrel nova que apareix a sota Carpetes de correu.
    • Això és pràctic si ja teniu un Arxiu carpeta que conté, per exemple, tot el correu de l'any passat. Tan sols deixeu-ho a l'arxiu PST.
  • Alternativament, per arxivar elements individuals:
    • Feu clic a la carpeta arrel anomenada després del fitxer PST a sota Carpetes de correu amb el botó dret del ratolí.
    • Selecciona Carpeta nova … des del menú.
    • Escriviu el nom de la carpeta desitjat.
    • Assegura't Correu i article de publicació s es selecciona a sota La carpeta conté: si voleu arxivar correus electrònics. Per arxivar altres elements, seleccioneu la categoria adequada.
    • Feu clic D'acord.
    • Arrossegueu i deixeu anar grups individuals o de correu electrònic a la carpeta recentment creada.
  • Per moure tot el correu anterior a una determinada data en una carpeta (o carpetes annexes):
      • A l'Outlook 2016:
        • Feu clic Dossier.
        • Aneu al Info categoria.
        • Feu clic Eines de neteja.
        • Selecciona Arxiu… del menú que ha aparegut.
      • A l'Outlook 2007:
        • Selecciona Arxiu> Arxiu … des del menú d'Outlook.
    • Assegura't Arxivar aquesta carpeta i totes les subcarpetes: està seleccionat.
    • Ressalteu la carpeta desitjada.
    • Especifiqueu els correus electrònics de data anteriors a (per exemple, l'1 de gener d'aquest any) que voleu moure Arxiva els elements anteriors a: __ .
    • Utilitzar el Navega … botó per seleccionar el fitxer PST d'arxiu creat anteriorment.
    • Feu clic D'acord.
  • Opcionalment, comprimiu el fitxer PST en directe per reclamar l'espai alliberat recentment.

Tanqueu el fitxer Arxiu PST

Després d'haver arxivat tots els elements, podeu tancar el fitxer PST a l'Outlook:

  1. Feu clic a la carpeta arrel del fitxer PST a sota Carpetes de correu amb el botó dret del ratolí.
  2. Selecciona Tanca "___" des del menú.

Accediu a correu des d'un fitxer PST arxivat tancat

Per recuperar missatges d'un arxiu PST d'arxiu, heu tancat:

    1. A l'Outlook 2016:
      1. Feu clic Dossier.
      2. Selecciona Obre i exporta.
      3. Feu clic Obre el fitxer de dades d'Outlook.
    2. A l'Outlook 2007:
      1. Selecciona Fitxer> Obrir> Fitxer de dades de l'Outlook … des del menú d'Outlook.
  2. Ressalteu el fitxer PST de l'arxiu desitjat.
  3. Feu clic Obert.

El fitxer PST i les seves carpetes apareixeran a sota Carpetes de correu, preparat per a l'acció.

L'Elecció De L'Editor