Ja sabeu com va Inicieu el correu electrònic al vostre cap, col·lega, client o director de recursos humans amb una salutació adequada. Travesseu el Ts i escriviu el vostre Is, i conclouu el missatge amb una signatura formal com "Millor" o "Sincerament".
El destinatari de correu electrònic respon amb la mateixa formalitat, dirigint-se a vostè en una salutació estàndard i, a continuació, redacta un parell de paràgrafs sòlids gramaticalment abans d’embolicar la nota amb una signatura similar; potser és "Salutacions" o, més casual, "Salutacions".
Com que aquest missatge requereix una resposta de vosaltres, continueu jugant juntament amb el que creieu que és la forma professional: escriviu la salutació completa (de nou), composant el cos del missatge i, finalment, conclouu amb "Tot el millor". Continua fent això fins i tot després de múltiples i retrobats, tot i que al final sembla totalment inútil i fins i tot una mica incòmode.
A no ser que treballi en una oficina corporativa molt rígida, on fins i tot s’expliquen els punts d’exclamació, t’hauràs d’aconseguir amb la reducció del discurs formal, sobretot si es comunica freqüentment amb el cap o els companys durant la jornada laboral.
Tan aviat com és natural que es rasgui el "Hola", els agradables i el redundant "Gràcies, adéu, fes-ho. I per ajudar-vos a sentir-vos bé en realitat fent això (i no com un monstre amb etiquetes), us he proposat algunes pautes.
1. No dubteu en seguir el vestit
Tot i que pot ser temptador formalitzar tots els intercanvis si és al que estàs acostumat o perquè és com t’han ensenyat, moltes vegades, no és necessari que sigui necessari. Fixeu-vos bé en les indicacions del vostre lloc de treball o bé acabareu quedant fora. Si el seu cap t’envia un missatge de correu electrònic sense res més que una nota sobre com fer una ullada per veure si és d’interès i respon amb un missatge formal, t’ho prometo, no guanyaràs punts puntuals; només estàs obstruint puja a la safata d’entrada i ignora com el seu equip gestiona la correspondència casual O, si el teu col·lega ha començat a comunicar-se de forma casual (sense dirigir-te per nom ni incloure cap senyal oficial), accepteu-lo com a signe que us respongui en forma.
2. Canvia-la (depèn de qui parli)
No importa si el vostre darrer cap va deixar clar que l’adopció d’un to informal era intolerable; ja no esteu treballant per a ella Tot i que, una paraula de precaució, només perquè arribeu a un punt en què deixeu el millor “amb el vostre gestor no vol dir que haureu d’abolir totalment la paraula del vostre vocabulari. Si parleu regularment amb algú que no heu conegut mai i la vostra relació és més formal que no, no sigueu tan de pressa per donar-vos de baixa sense incloure un tancament adequat, sobretot si esteu a la tanca sobre com procedir. Fer un error al costat de la prudència sempre serà un bon consell.
Sabeu-ho: la vostra configuració no només s'aplica a persones diferents. Tot i que la correspondència amb una sola persona comenci formalment, se us permet saltar a la carn del tema quan es discuteix un tema a través d'un llarg fil de missatge de correu electrònic, en lloc de preocupar-vos amb salutacions o inscripcions.
3. Penseu en la sincronització
Si aneu de vacances durant una setmana i torneu a l'oficina amb una llista de preguntes per al vostre cap, amb qui no us heu parlat ni vist des de la vostra marxa, probablement el millor sigui començar aquest primer correu electrònic amb un plaer com “Bon dia”, “Espero que us hagi passat bé” o, si el vostre director era el que estava de vacances, “Benvingut de nou”, fins i tot si tu i el vostre supervisor solen saltar la salutació o una petita xerrada. Els retards de temps també són importants per als intercanvis amb clients externs o venedors. Si teniu contacte un cop a la setmana o només un parell de vegades al mes, pot ser oportú començar el missatge inicial un cop passat un temps amb la presentació i la signatura de tancament adequada.
Una base de contacte mensual amb un membre sènior del vostre departament també pot requerir-vos inclinar-vos cap a escriure de manera més conservadora. Si aquest missatge inicial té com a resultat un avanç significatiu al cap d'un parell de dies, probablement sigui bo reduir el factor formal, especialment si l'altra part ho ha fet.
En definitiva, heu de determinar el to i l’estructura dels vostres missatges sortints. No puc dir-vos una cosa, però personalment mai m’ha semblat problemàtic quan algú amb qui parlo regularment decideix deixar l’obertura i el tancament estàndard; de fet, em sembla una mica un alleujament que simplement puguem aprofitar per dir el que hem entrat per dir. L'accessorització a un correu electrònic sovint només és adequat a un punt, i el meu suggeriment és que sabràs acabar amb la formalitat.
