La majoria dels empresaris miren el seu negoci de manera equivocada. Van esclavar-se durant llargues hores, fent tot el que estiguin a l’abast per aconseguir que tots els detalls del negoci funcionin bé.
Tanmateix, probablement l'esclavatge no és el motiu pel qual vau iniciar la vostra empresa, ni tampoc és com ha de ser una empresa. En lloc de treballar per al vostre negoci, la vostra empresa ha de funcionar per a vosaltres . De fet, hauria de ser capaç de córrer sense tu. No perquè no us calgui, sinó que podreu dedicar el vostre temps a créixer el negoci en lloc de tenir detall en tots els petits detalls.
Aleshores, com podeu crear un negoci que funcioni per a vosaltres? La resposta és emprar sistemes i planificacions.
Comença amb un pla
El primer pas és començar amb una visió del que voldríeu assolir al final de la vostra empresa. Concretament, respon a preguntes clau com:
Respondre aquestes preguntes t’obliga a pensar en el teu objectiu a llarg termini i et permet crear un pla d’acció que t’ajudi a arribar-hi.
Una vegada que tingueu aquest objectiu en pràctica (que sovint passaran en el futur), heu de conèixer el vostre pla d’un any, què heu d’aconseguir aquest any per avançar. Per exemple, penseu en quins nous productes o serveis heu de desenvolupar el proper any. Quines noves contractacions heu de fer? Quants nous clients ha d’adquirir?
Un dels meus clients va venir a mi fa vuit anys com a empresa de subcontractació de processos de petites empreses amb uns ingressos de poc més de 100.000 dòlars. Vam fer aquest exercici exacte per determinar on volia que estigués el negoci en deu anys i què havia de fer durant l’any que ve per començar a avançar. Avui, la seva firma genera ingressos anuals de 150 milions de dòlars i té més de 2.000 empleats. Sí, realment funciona!
Crea sistemes
Una de les coses més importants que haureu de fer aquest any i, cada any, és crear sistemes. Si bé la majoria de la gent pensa en “sistemes” com a processos sofisticats que requereixen normalment programari, en realitat només són procediments o processos per a completar una tasca, documentats de manera que la tasca es pugui fer de manera metòdica.
Per exemple: penseu en com ha de gestionar la vostra empresa les trucades de telèfon entrants. Probablement sabeu com voleu que es contestés cada trucada, però un sistema documentat al seu lloc podria abordar:
Un cop tingueu sistemes establerts per a processos de l'empresa, podeu completar-lo sense vosaltres. Tots els vostres empleats sabran exactament què fer, i la formació dels nous empleats serà una peça de pastís en comparació amb explicar-ho tot.
Comenceu per identificar els sistemes que heu de crear primer. Per fer-ho, penseu en on té més problemes la vostra empresa, on s’equivoquen més sovint en els errors o en què trobeu que dediqueu una gran quantitat de temps. Els sistemes ajudaran a resoldre aquests problemes recurrents i, així, allibereu el vostre temps.
Amb el pas del temps, haureu de crear un sistema per a qualsevol procés que tingui lloc en el vostre negoci que es realitzi amb freqüència i que, si es completa de manera previsible i coherent, augmentaria el valor i els beneficis del vostre negoci.
Definiu el temps de planificació a part
El gran repte "pollastre i ou" aquí és que es necessita temps per planificar i construir sistemes, temps que la majoria dels propietaris empresarials dediquen actualment a mantenir les seves operacions diàries. La solució és simplement obligar-vos a deixar de banda 15 minuts cada dia per fer un pas enrere i documentar els vostres sistemes. Al cap d'un mes, veureu que el vostre negoci funciona de manera més fluida. Començarà a funcionar per a vosaltres. I així hauria de ser.
Yogi Berra va dir una vegada: "si no sabeu on aneu, probablement no hi arribareu". Això és extremadament cert, especialment per al vostre negoci. Per tant, esbrineu cap a on voleu anar la vostra empresa i creeu el vostre pla per arribar-hi. Al llarg del camí, construireu cada vegada més sistemes, que us permetran passar el vostre temps creixent el negoci mentre que els vostres empleats gestionen de forma experta les operacions del dia a dia.
