Com tots vostès probablement saben per ara, sóc un friki enorme. Si voleu saber com organitzar la vostra safata d'entrada, esborreu-la durant el cap de setmana o feu una neteja completa a la primavera, jo sóc la vostra galeria. Però hi ha una cosa de la qual encara no hem parlat: com fer front als missatges de correu electrònic individuals.
Aquí teniu la cullera. La millor manera de prendre el control de la safata d'entrada és prendre una decisió sobre què fer amb cada correu electrònic la primera vegada que el veieu, en lloc de simplement mirar-lo i prometre afrontar-lo més endavant. Això té dos avantatges: Assegureu-vos que la vostra safata d'entrada no es converteixi en un embolic embolicat en primer lloc i us estalvia temps al no haver de mirar el mateix correu electrònic més d'una vegada.
Sona dur, però no ho és, simplement necessita una mica de planificació i algunes preguntes senzilles. Comencem.
Trieu un temps
En primer lloc, a menys que el vostre lloc de treball requereixi que respongueu immediatament als correus electrònics, us recomano que passeu tot el vostre correu electrònic en algunes hores determinades al dia. Aquest temps pot ser diferent cada dia, només ha de ser intencional: per exemple, avui m'hauré de deixar de les 9 a les 10 del matí per passar per la meva safata d'entrada i, després, la revisaré a partir de les 4-5. Entremig, buscaré correus electrònics importants, però ignora la resta.
Sé que això és difícil de fer (i sí, se m’ha sabut fer clic en un GIF que hi ha per aquí!), Però si us ateneu a aquesta programació, trobareu que passar per la vostra safata d’entrada és molt menys aclaparador. Per no oblidar, tindreu grans trossos de temps per aconseguir treballar realment.
Pregunta’t això
El següent pas és passar per la safata d’entrada, llegir cada correu electrònic un a un i plantejar-se aquesta llista ràpida de preguntes per a cada missatge:
1. Necessitava rebre aquest correu electrònic?
Sé que sona com un disc trencat, però haureu de preguntar-vos això cada vegada. És un bon recordatori per donar-se de baixa, filtrar-se i eliminar-se de les llistes i butlletins informatius que no necessiteu. Reduir el correu electrònic és sempre un avantatge al meu llibre.
2. Necessito respondre això?
Sorprenentment, la resposta no sempre és sí. Si es tracta d’un correu electrònic informatiu o d’un correu electrònic de grup que no requereix la vostra resposta, llegiu-lo, prengueu nota de qualsevol informació útil, després arxiveu-lo o arxiveu-lo.
3. Sóc la persona adequada per tractar-ho o haig de lliurar-ho?
De la mateixa manera, recordeu que no heu de portar la càrrega de fer tot el que se us demana. Ja sabeu què vull dir: aquells nombres que vau treure fins que van contractar un analista menor, però que el vostre cap segueix demanant que en lloc, la programació de viatges que hauria de passar realment per un departament diferent, el nombre que es demana que fes tot i que no figura a la descripció del vostre lloc de treball. Distribuïu aquestes tasques perifèriques a la persona adequada i no només esborreu la vostra safata d’entrada, sinó que deixareu més temps per fer el vostre treball principal.
4. Necessito informació d'algú altre per respondre?
Si la resposta aquí és afirmativa, demaneu la informació a aquesta persona perquè pugueu moure el correu electrònic fora del vostre full. És possible que vulgueu respondre-li que l’enviador sàpiga que esteu treballant i que feu una nota per iniciar la sessió amb la persona que espereu d’aquí uns dies. Mentrestant, arxiva el correu electrònic o utilitza Boomerang per tornar-lo a entrar a la safata d'entrada en el moment adequat.
5. Puc respondre el correu electrònic ara mateix, en menys de 5 minuts?
Aquí és on la majoria de la gent viatja. Un bon nombre de correus electrònics no requereixen informació addicional de vostè ni de ningú i se li pot respondre amb prou feines. Si és així, respon immediatament al correu electrònic; us estalviarà el temps de tornar a llegir, processar i pensar-hi una segona vegada. Bonus: Com més aviat responguis a un correu electrònic, més acceptable és una resposta molt breu.
6. És urgent?
Malauradament, l’urgència no està de les vostres mans, així que si el correu electrònic és urgent, decidiu si voleu tractar-lo ara mateix o bé cuideu-lo quan hàgiu acabat de netejar la safata d’entrada. Defenso aquesta última opció, ja que aprofundireu una mica si passeu de passar uns minuts en cada missatge de correu electrònic a cavar en un sol número.
Trata amb la resta: segons els teus termes
Què passa amb la resta? Si el correu electrònic necessita més de cinc minuts de resposta i no és urgent, decidiu quan és el millor moment per a vosaltres .
Sol abordar els correus electrònics que requereixen una resposta escrita llarga al final de la meva entrada. O, si tinc un dia ocupat, els bombo fins a un dia en què crec que tindré més temps. Per als missatges que requereixen més feina (elaborar un maquillatge, fer alguns problemes amb el nombre d’excel·lents), vaig posar aquestes tasques a la meva llista de tasques i planificar-les per a un bloc de temps que no sigui de correu electrònic a la meva programació.
Consell recomanat: per fer que aquest procés sigui encara més ràpid, configureu el vostre correu electrònic de manera que, un cop heu tractat un correu electrònic i el vareu arxivar o eliminar, el porteu directament al següent de la safata d'entrada en lloc de tornar a la llista de correus electrònics. (Per a Gmail, podeu fer-ho mitjançant l’opció d’avançament automàtic a Google Labs.) Això us garantirà que feu arribar tots els vostres correus electrònics en lloc de passar el temps decidint el missatge a prestar atenció.
