Com tu, sóc un professional ocupat. Per tant, estic sempre a la recerca de noves estratègies de gestió del temps per avaluar i millorar com passo els dies.
En una recent entrevista amb Slate , Dave Gilboa, cofundador i cofundador de Warby Parker, va compartir una gran tècnica que serveix com a eina de reflexió i d’impuls per a les futures accions:
I al final de cada setmana intento mirar el meu calendari i revisar totes les reunions que vaig tenir aquella setmana i valorar-ne zero, un o dos. Zero significa que va ser un mal ús del temps i, si hagués de tornar a fer-ho, no hauria assistit a la reunió. Dos és un gran ús del temps: vull passar més del meu temps en aquest tipus de reunions. I un està en algun lloc. Aleshores, em connectaré amb l’assistent i m’asseguraré que entengui quines de les reunions que més vull i quines podrien filtrar per tal que amb el temps el meu horari sigui cada cop més productiu.
Ara no necessiteu un assistent per posar-vos en pràctica, sinó que imprimiu la vostra programació de la setmana passada i valoreu les reunions. (O, si teniu una oficina sense paper, només heu de llançar-la en un document de Word.)
El més important d’aquesta tècnica és que permet fer un seguiment del valor del temps que heu passat a les reunions. Esteu aconseguint sobretot dos o majoritàriament zero? Si heu respost aquest últim, plantegeu-vos algunes preguntes per veure si podeu trobar un patró (o dos):
- Tenien tendència a ser grans o petites?
- ¿S'havia enviat una agenda prèviament?
- Hi havia un líder clar?
- Va tenir lloc al matí, a la tarda o al vespre?
- Va ser en persona?
- Es tracta d’una reunió d’actualització setmanal?
- Hi va haver un correu electrònic que va sortir després que va aconseguir més coses?
Poden aparèixer tendències quan observeu que les reunions amb grups més grans us són menys útils; o que en qualsevol moment que vau conèixer abans de les 10 del matí, no vau conservar res; o que la vostra sessió setmanal amb un company només portés a parlar de xafarderies a l’oficina.
Amb aquestes dades bàsiques, podeu treballar per ajustar el vostre programa i aprofitar al màxim el vostre temps a l'oficina. De fet, fins i tot pot haver-hi oportunitats de cancel·lar les properes cites que s’avancin si determinen que mai no afegeixen cap valor. O bé, si us trobeu realment experimentals, proveu alguna cosa nova, com una reunió aturada o simplement envieu un correu electrònic en lloc de reunir-vos cara a cara.
Ho provaré durant les properes setmanes per veure com funciona, i també ho heu de fer! Envia’m un missatge a @acav amb els teus resultats.
(Oh, i PS, si us agrada el so del que va dir Gilboa, la contractació de Warby Parker!)
