Com convertir una reunió en un correu electrònic (i estalviar temps): la musa

Les reunions són cares. No perquè carregues a la gent per assistir-hi (evidentment), sinó perquè utilitzen el temps de la gent; temps que es podria dedicar a fer moltes altres coses que generen ingressos. De fet, un estudi va trobar que una reunió recurrent de gestors de nivell mig costava una empresa a 15 milions de dòlars l'any.

15 milions de dòlars a l'any!

Per no dir, també cal tenir en compte el temps de preparació, així com el temps de commutació de context. La professora Gloria Mark de la Universitat de Califòrnia, Irvine, va trobar que un treballador triga una mitjana de 25 minuts en tornar a la seva tasca original després d'una interrupció.

Conèixer aquestes estadístiques significa que quan debat si he de convocar una reunió, em pregunto què val (literalment). És el millor ús del temps de tots, inclòs el meu? I no tan rarament, la resposta és "no".

Aleshores, què fer? Fàcil! Envia un correu electrònic senzill però crític per mantenir-los informats i informats.

Què incloure?

Hi ha tres coses fonamentals que heu de cobrir:

Logística : per què s'ha cancel·lat la reunió i, si es tracta d'una reunió periòdica, què esperar per a la propera vegada
Acció : tots els elements crítics d'acció finalitzats o pendents
Informació : actualitzacions o indicacions generals generals del grup

Nota: no caure en el parany de posar els objectes d’acció i la logística darrera. Tenir la informació més crítica més amunt garanteix que es veu quan els vostres companys escimen el seu correu electrònic. Ah, i un consell addicional per a vosaltres: poseu els noms de les persones en negreta si han de fer qualsevol cosa per assegurar-se que es notin.

Exemple de correu electrònic Com convertir una reunió en un correu electrònic

Arribeu a cinc clients per rebre comentaris sobre els dissenys, Maria
Envieu el calendari final del pla de màrqueting per a la seva aprovació. Jason
Còpia de màrqueting bloquejada
La llista de clients finalitzada
Sol·licitud de pressupost enviada a l'equip financer
Data de llançament confirmada (14 de novembre!)

Pot semblar senzill, però afegir el correu electrònic de reunió a la vostra bossa professional de trucs és una manera excel·lent d’incrementar el focus i la productivitat del vostre equip. Quan respecteu el temps de les altres persones i sempre assegureu que els passos següents siguin clars, és més probable que els altres que us envolten siguin. I a qui no li encanta una hora enrere perquè es faci feina en un dia ocupat?