Les reunions tenen un mal rap, i per desgràcia, per una bona raó. Cada mes, l’empleat mitjà passa 31 hores asseguts a reunions poc productives (no és cap broma), i anem a parar-ho, hi ha alguna cosa sobre asseure’s al voltant d’una taula en una sala amb llum fluorescent de parets de color beix i que no inspira exactament la creativitat.
La bona notícia? Si suposeu que tingueu com a mínim una mica de flexibilitat en com feu i on feu la vostra feina, hi ha tantes opcions diferents. Aquí a The Muse, ens han sabut reunir-nos a cafeteries, a les banques del parc, a altres oficines o a passejar pels voltants. I hem descobert que només un petit canvi d’escenografia pot tenir un gran impuls en la nostra creativitat i productivitat.
Voleu provar-ho? A continuació, es mostra una llista de comprovació ràpida per assegurar-vos que les reunions fora de lloc són encara més efectives que les de la sala de conferències.
Considereu els seus voltants
Si bé, sí, una reunió fora del campus pot funcionar en gairebé qualsevol situació, no tots els locals es creen iguals. Per exemple, una cafeteria ocupada probablement no és el millor lloc per mantenir una conversa seriosa amb el seu cap, mentre que un grup gran pot tenir dificultats per comunicar-se mentre es troba a la reunió a peu.
Per tant, considereu atentament el to, la mida i els requisits tecnològics de la reunió que teniu previst. El grup haurà de seure? És important tenir wifi o punts de venda, o bé utilitzar quaderns? Necessiteu privadesa, o bé, està bé si la gent es mou? Com de professional ha de ser la ubicació (és a dir, ha de ser un restaurant adequat o bé hi ha una cafeteria casual)?
Si teniu en compte anar a un restaurant o cafeteria i no hi heu estat mai durant el dia de la vostra reunió està programat, considereu la possibilitat d’anar a escena uns dies abans. No voldreu arribar el dia i no hi ha taules o que és massa fort per escoltar altres persones que parlen.
Prepareu la vostra tècnica
Això pot semblar contrariure, però primer decideix si fins i tot necessiteu dispositius per a la vostra reunió. Depenent de la configuració, podria tenir sentit que tothom porti blocs de notes i bolígrafs enfront dels ordinadors portàtils. Els restaurants amb espai limitat a les taules s’adapten millor a les bones eines d’escriptura de moda antiga, mentre que les eines lliures de mans com els telèfons mòbils són ideals per a reunions a peu al parc.
Si trieu portar un dispositiu, assegureu-vos que disposeu de la bateria suficient per durar tot el temps; no hi ha res pitjor que quedar-vos sense suc en el moment més inoportú. Configureu un recordatori al telèfon perquè connecti els vostres dispositius, com a mínim, una hora abans de sortir, o bé, si us sembla que oblideu connectar-vos constantment, invertiu en un carregador portàtil.
Finalment, considereu la situació de wifi. Si aneu a una cafeteria, comproveu a Yelp que proporcioni internet gratuït (i escaneu les ressenyes per veure si algú té queixes sobre què no funciona). Si us dirigiu a una oficina diferent, truqueu amb antelació al gestor de l’oficina per saber la contrasenya de Wi-Fi: podreu obviar la interacció incòmoda d’haver de demanar a algú que va oblidar la contrasenya fa molt de temps. corre i agafa-la. I si sortiu a l’aire lliure i necessiteu absolutament connectar-vos a internet, penseu obtenir un Mi-Fi portàtil o connectar l’ordinador al vostre telèfon per accedir-hi.
Mireu la vostra agenda
Finalment, feu servir els objectius de la reunió amb antelació i assegureu-vos que tingueu els documents o la informació que necessiteu perquè la reunió tingui èxit. Si teniu un ordinador portàtil o una tauleta, guardeu documents importants en una carpeta fàcil de trobar que no requereixi accés a Internet (per si de cas!). Si esteu trobant fora a un parc o a peu, aviseu-vos per correu electrònic per accedir fàcilment al telèfon (no haureu de desplaçar-vos per un document sencer a la petita pantalla mentre encara intenteu fer una reunió) o anoteu-ho. unes notes abans d'hora per ajudar a sacsejar la memòria.
També heu de pensar si haureu de prendre notes durant la reunió i com ho fareu. Evidentment, si teniu un ordinador portàtil o un bloc de notes, podeu anotar les coses igual que si estiguéssiu a l'oficina, però si passegeu, penseu en prendre notes desballestades en una llibreta petita o utilitzar converses de text per anotar-les. la reunió al vostre telèfon. I si no arribeu a anotar res per la ubicació? Fa que sigui prioritari asseure’s cinc minuts tan aviat com tornis a l’oficina per escriure qualsevol cosa important.
Ara que heu elaborat un pla, trieu un minut per visualitzar la vostra reunió. Però passeu-vos i assegureu-vos que no heu passat per alt res del que necessiteu per tenir una reunió fora de lloc amb èxit. Aleshores? Surt d'aquí! Gaudiràs de reunions més abans que ho sàpigues.
