És un preciós divendres al matí a l'estiu, que us permetrà escapar des de l'oficina. A continuació, comproveu la vostra safata d'entrada i us crideu. Potser jura. Hi ha: el títol del missatge en vermell, el punt d'exclamació el marca urgent. El vostre somni d'una hora feliç de divendres assolellat a la platja es desfà mentre llegiu la sol·licitud que necessiteu avui a les 16:00.
Tots hi hem estat. El temut simulacre de foc: l'argot d'oficina per a la intromissió imprevista i inesperada de gran energia en el vostre divendres tranquil. Perquè siguem així, els simulacres no passen mai en un bon moment, oi?
Aquestes situacions d’urgència no només s’engloben en els vostres plans de marxar a la tarda d’un divendres a la tarda, sinó que sovint solen desglossar la resta de la vostra tasca per fer. De sobte, heu passat tot el dia en un simulacre de foc, mentre que la resta de les vostres responsabilitats han caigut per la banda. Com es pot mantenir junts i mantenir-se al camí quan aquestes bombes baixin de la vostra productivitat?
Indistintament on treballis, sens dubte aquestes emergències formaran part de la vida laboral. Utilitzeu aquests consells per apropar-los amb una nova perspectiva, de manera que podreu moure-us de manera més eficient i recuperar-vos amb més rapidesa i, idealment, evitar-los en el futur.
Aclariu la tasca
No hi ha res pitjor que treure una tasca de simulacres i després dir-li: "No és exactament el que volia."
Quan us moveu ràpidament, sovint us oblideu de plantejar-vos les preguntes que proporcionaran una clara intenció sobre allò que se suposa que entregueu. I, quan el vostre directiu està en pànic, pot ser que no ho tingui clar al 100%. Fer bones preguntes, com les següents, us pot estalviar molt temps:
-
Quin és el problema que intentem solucionar? Això us ajudarà a aclarir quin ha de ser el resultat eventual. Abans d’endinsar-vos, voleu estar segurs que el vostre treball tractarà el problema que ens ocupa.
-
Quin és el lliurament exacte que hem de proporcionar? Tens previst produir diapositives, un full de càlcul, una narració o alguna cosa més?
-
Què genera la necessitat de completar-ho a les 16 hores? Pot ser que el vostre cap vulgui veure-ho a les 16 hores, tot i que no s’acaba fins a mitjan setmana que ve, de manera que tingui temps de reflexionar. Si és així, pot obrir una finestra per renegociar la línia de temps.
-
Quines altres opcions tenim? Potser ja s’ha treballat que es pot repoblar i actualitzar, en lloc de crear alguna cosa des de zero.
-
Quina informació addicional necessitem per aconseguir-ho? Un cop obtingueu els caps sobre una tasca urgent, penseu en qui més haureu de participar i, a continuació, poseu-los en espera. Truqueu a Megan en comptabilitat per dir-vos que necessitareu números o bé truqueu a Dorinda al servei d’atenció al client per fer-li saber que necessita agafar les dades més recents de l’enquesta.
- Quin cost té l’oportunitat de traslladar tothom a aquest simulacre d’incendis? Informeu algú què caurà del vostre plat avui en dia a causa d’aquest desenvolupament. Això us ajudarà a determinar si el simulacre de foc ha de ser realment la vostra prioritat o si un altre dels vostres projectes us hauria de cridar l’atenció.
Renegocia la línia de temps
Una vegada vaig treballar per a un directiu que estava decidit a lliurar amb excés als executius. Si tingués tres dies per introduir-hi alguna cosa, demana que ho deixem tot i ho fes en poques hores. Si bé aquesta ràpida solució és simplement per impressionar els més alts, malauradament significa simulacres per a tots els altres.
Si creieu que això pot passar, mantingueu una conversa amb el vostre cap. Mireu si podeu tornar a negociar la línia de temps de manera que no es produeixi una fusió completa de la productivitat, però es pot fer de manera que es vegi com una estrella del rock. Si podeu comprar-vos-hi fins i tot només 24 hores addicionals, la perforació esdevé més suportable i us permetrà assistir als vostres treballs inicialment previstos.
No dispareu per a la perfecció si ho fa el "primer pas"
A la meva primera carrera, els simulacres van ser un assassí, perquè vaig obsessionar-me per la feina per assegurar-me que era absolutament perfecte. Aleshores, després d’haver passat algunes rondes refent-lo, em vaig adonar que els simulacres sovint només necessiten un “primer pas” o un esborrany inicial aproximat.
Abans de començar a treballar en un simulacre de foc, comproveu per a on finalitzaran els treballs quan hagueu acabat. Si no és per a un executiu o client (encara), no obsessioneu-vos per intentar fer-lo perfecte. Els simulacres d'incendis solen permetre un primer pas en alguna cosa que es pot revisar i perfeccionar posteriorment.
Recuperar-lo ràpidament
Els simulacres d'incendis poden llançar-se fora del que estava treballant, fins i tot després que hagi acabat de fer front a l'emergència. Per tornar al camí ràpidament, manteniu sempre a la vostra disposició una llista de tasques visible i en temps real. Segons el millor funcionament i el tipus de tauleta o telèfon intel·ligent que utilitzeu, consulteu aplicacions com totist, Google Keep, Any.do, Wunderlist o HabitRPG per fer un seguiment de les tasques destacades.
Pel que fa a simulacres, mogui els articles cap amunt o cap avall de la llista en funció del que encara tingueu temps per fer. Això us ajudarà a sentir-vos productiu malgrat perdre una estona.
També és útil tenir un parell d’històrics de productivitat provats i veritables a la butxaca posterior per ajudar-vos a recuperar l’impuls ràpidament. Per exemple, potser utilitzeu el mètode Pomodoro per configurar un temporitzador durant 25 minuts i, a continuació, lots totes les tasques relacionades amb el correu electrònic (essencials). A continuació, feu el mateix per a les trucades de telèfon i, a continuació, el mateix per preparar-vos per a les reunions que tingueu la setmana que ve. Recollint i llaurant tasques similars, recuperaràs la idea d’aconseguir les coses malgrat els simulacres d’incendi.
Realitzeu una revisió post-acció
Després que el fum figurat s'hagi esborrat, mentre que la memòria de tots és fresca, converseu amb el vostre equip sobre què va passar i per què. L’equip té un punt cec? ¿Era una mala planificació la que va convertir en l’emergència de tothom? Era alguna cosa que s’hagués pogut evitar?
Per evitar els simulacres d’incendi en el futur, el vostre equip s’ha d’informar del que va passar i esbrinar què podeu fer per evitar que passi en el futur.
Tingueu una conversa amb el vostre cap
Si a la vostra oficina hi ha un patró constant de simulacres contra el foc, és hora que hi hagi una conversa diferent. Penseu en animar el vostre cap a examinar el patró i veure què pot fer per baixar la freqüència.
Sigues factual i directe: “Carmen, en les últimes tres setmanes hem tingut set simulacres contra incendis que van treure l’equip de les prioritats clau. Com a resultat, els nostres lliuraments al projecte ABC han caigut, i això no ens va bé ni per a nosaltres. Què podem fer per reduir aquesta dependència dels voltes d’emergència i incorporar part d’aquest treball al nostre pla regular? ”
En assenyalar la freqüència i el cost d’aquests exercicis, potser podreu crear un nou nivell de consciència. I tenint en compte una estratègia de recuperació, no tindràs ganes de passar tot el dia fent èmfasi en el que no estàveu fent.
