Si haguessis de preguntar als professionalistes què en pensen de la seva safata d'entrada, la majoria diria que es tracta d'un forat negre que atrapa l'ànima de missatges de seguiment, correspondències molestes del personal i butlletins de notícies o comunicats de premsa del wazoo. I si haguéssiu de preguntar també a aquestes persones si es podien veure a través de tota la safata d'entrada tots els dies, la majoria es burlarien de la idea d'una cosa tan impossible.
La setmana passada, però, vaig decidir assumir un repte que faria trontollar la majoria dels professionals: vaig fer un pacte per arribar a la safata d'entrada zero cada nit abans d'anar a dormir.
Llavors, ho vaig fer? La resposta és que sí. Va ser fàcil? Heck núm.
Tot i que no crec que puc baixar a la safata d'entrada cada dia de la meva vida, he après algunes lliçons importants al llarg del camí que m'ajudaran a gestionar millor la meva bústia d'entrada avançant.
La més gran? Cap de les coses que més m’han ajudat va ser innovadora. Eren les estratègies que escolto una i altra vegada per part d’experts en productivitat i correus electrònics: només era qüestió d’implementar-les i seguir-les.
En aquesta nota, permeteu-me que comparteixi algunes coses que heu de fer per fer que la vostra safata d'entrada sigui menys horrible.
1. Poseu el correu electrònic de "resposta" a la vostra programació
Ja ho he escrit abans, però una de les coses que vaig trobar més efectives quan intentava arribar a la safata d'entrada zero cada nit era no comprovar la meva bústia d'entrada constantment. En el seu lloc, cada dia bloquejaria alguns trossos de temps per dedicar-los al correu electrònic: per a mi, 30-60 minuts al matí, a dinar, i a última hora de la tarda vaig disposar de temps per aconseguir que les coses es distreguessin.
Sembla contraintuïdor (jo era escèptic amb certesa), però centrant-me en aquella tasca i en res més, vaig poder passar per la meva safata d'entrada molt més ràpidament del que era habitual. El fet de tenir una línia de temps també em va animar a potenciar els missatges de correu electrònic a un ritme més ràpid, en lloc que no tenia prou feines a un que no tenia ganes de respondre o distreure's per un missatge poc important en lloc de suprimir-lo.
A més, respondre els meus correus electrònics en fragments específics de temps va semblar que tenia una tasca sense fi i més com una altra cosa de la meva llista de tasques, que era molt més fàcil de superar. Abans d’aquesta setmana, no m’adonava que la meva bústia d’entrada sempre estava a la part de darrere de la meva ment, i estava un estat perpetu de temor a controlar el meu compte de correu tot el dia. Com que va formar part de la meva programació com tota la resta, no em preguntava quan havia d'enviar el meu següent correu electrònic; Acabo de fer temps per això.
També va ser molt agradable "donar-se de baixa" al final d'una sessió i no preocupar-se del que estava passant al món del ciberespai.
2. Respon a la majoria de correus electrònics de seguida
Personalment, al voltant d’un 65-70% dels correus electrònics de la meva safata d’entrada requereixen respostes ràpides que em porten menys d’un minut o dos a escriure. Sovint, tinc un mal costum de deixar-los dins de la safata d'entrada i dir: "Eh, són fàcils. Arribaré a ells més tard. ”Però, com em vaig adonar, realment em va costar més temps i energia per llegir-los, processar-los prou per decidir que eren prou fàcils d’abandonar fins més tard, i tornar després i processar-los. de nou per respondre.
En forçar-me a respondre a aquelles correspondències en aquell moment i allà durant el meu preciós temps de “resposta de correu electrònic”, vaig poder treure més coses de la meva safata d'entrada i fora de la meva ment i em vaig acostar a la safata d'entrada zero.
3. Escriviu altres correus electrònics a temps estratègics
Finalment, vaig instal·lar l’aplicació Boomerang a Gmail la setmana passada després que un amic meu molt ocupat continués insistint en aconseguir-ho (“És un salvavides!”, Deia ella). I he de reconèixer: tenia raó.
Senzillament, Boomerang us permet tornar a programar quan apareguin correus electrònics a la safata d’entrada. Tot i que pot semblar enganyar per programar-ho tot per més endavant ("He arribat a la safata d'entrada zero aquesta nit programant 45 correus electrònics per aparèixer a la meva safata d'entrada demà al matí!"), La qüestió és ser estratègica per utilitzar-lo.
Per exemple, com a cofundador d’un popular lloc web d’admissions universitàries, els empleats de secundària constantment m’envien esborranys d’assaigs universitaris per editar, cosa que m’agrada fer. Tanmateix, no és divertit que els esborranys estiguin asseguts a la safata d'entrada durant dies alhora i no tinc temps per editar-los el segon que apareixen. En canvi, he utilitzat Boomerang per programar-los perquè tornessin quan tingués més temps per editar-los (en el meu cas, és a les tardes de divendres).
Poder programar el que va entrar a la meva safata d'entrada quan va fer una gran diferència en la meva productivitat i la quantitat que vaig poder fer.
Per a una altra manera de fer-ho, el geni de la safata d'entrada Alex Cavoulacos va escriure aquí sobre un sistema per gestionar estratègicament els correus electrònics que requereixen diferents nivells d'esforç mitjançant etiquetes i carpetes. Parlant de:
4. Utilitzeu Etiquetes o carpetes
Marca les meves paraules: no utilitzeu la safata d'entrada com una espècie d'abocador per a descarregar tots els vostres correus. utilitzeu etiquetes, pestanyes o carpetes (qualsevol cosa que el proveïdor de correu electrònic les truqui) per organitzar i arxivar adequadament tot el que rebeu.
Tinc més de 30 etiquetes diferents al meu compte de correu electrònic i, tot i que això pot semblar obsessiu o específic, m'ajuda a recuperar ràpidament els missatges que necessito i arxivar les coses un cop acabat, fent que la meva safata d'entrada sembli molt menys espantosa.
Per exemple, ara mateix tinc un parell de correspondències d’anada i tornada amb alguns dels meus empleats de The Prospect . En comptes de deixar els correus electrònics en curs a la meva safata d'entrada tot el temps, els he fitxat a les respectives carpetes relacionades amb la perspectiva de manera que només apareguin si hi ha un missatge nou. Això esborra físicament la meva safata d'entrada de les coses que ja he tractat, cosa que fa que altres coses al seu torn se sentin molt més manejables.
5. Donar-se de baixa de llistes de correu electrònic
Aquest consell és força explicatiu: desfer-se de tota la pelusa. Simplement aneu directament a la icona de la paperera de la safata d'entrada quan arribin determinats butlletins informatius? Només heu de donar-vos de baixa. I ni tan sols treure l'excusa "Però ho podré llegir més endavant!". La meva regla general és que si elimino un butlletí de notícies tres vegades seguides, em donen de baixa al punt.
Personalment, vaig llegir molts butlletins de notícies per a diversos concerts, així que per obtenir la consigna, vaig utilitzar Boomerang per trobar moments més convenients per a butlletins que m'agradaven aparèixer a la meva safata d'entrada i em vaig donar de baixa de tota la resta.
Al retirar-me d’aquestes llistes de correu electrònic, em mantenia essencialment rebre diverses dotzenes de missatges de correu electrònic cada dia. Abans, sentia que passava la meitat del meu temps d'entrada només eliminant butlletins i altres llistes de correu electrònic massives, que ja no he de preocupar. Em sembla que la meva safata d'entrada tracta d'un correu electrònic personal dirigit específicament a mi, i els butlletins que he conservat són coses que realment tinc ganes de llegir.
Mirant enrere el meu experiment, valia la pena intentar arribar a la safata d'entrada zero cada dia?
Crec que la resposta breu és que no, no heu de moure el cel i la Terra per veure aquell tan meravellós “cap missatge nou!” A Gmail cada nit abans de dormir. Tot i això, aquest experiment em va demostrar que no necessitava que tingués desenes (si no centenars) de correus electrònics asseguts a la meva safata d'entrada en tot moment; hi havia maneres de reduir els missatges i, per tant, reduir els nivells d'estrès induïts per correu electrònic. Ara sóc més conscient que respondre correus electrònics no ha de ser una tasca perpètua, sinó que només és una altra novetat a la meva llista de tasques diàries, que a mi em fa sentir menys inquiet.
Al canviar els meus hàbits de correu electrònic, vaig facilitar tot el procés de recepció i d’enviament de correus electrònics a mi mateix i vaig estalviar temps lliure. Ara, a qui no li encanta això?
