Uns anys enrere, vaig entrar en un lloc directiu on, per primera vegada, vaig ser responsable de supervisar un equip de sis. Amb el MBA a mà i una anàlisi detallada del meu tipus de Myers-Briggs, vaig pensar que seria una brisa gestionar i motivar la gent amb la qual treballava.
Però, tot i que aquestes eines es van resultar útils, no em van preparar totalment per a una de les parts més difícils de ser gerent: donar comentaris de rendiment anuals. Resulta que els directius els temen tant com ho fan els empleats. No obstant això, malgrat la nostra aversió natural, les revisions són una part inevitable (i important) de la feina i una part crítica del creixement del vostre equip. Per tant, si voleu ser un administrador de superestrelles, és el moment de passar-vos amb les bones opinions que pugueu.
En aquest esperit, heu de començar.
Els bàsics
És possible que tingueu la temptació de combinar els vostres comentaris sobre els vostres empleats la setmana anterior a una revisió, però probablement ja sabeu que no ho haureu de fer. Hauríeu de tractar el procés com una activitat d'un any i pensar-ho amb antelació. La planificació us ajudarà a oferir comentaris més complets i, quan es revisi la temporada de revisió, no hi haurà sorpreses per a vosaltres ni els vostres empleats, i per això heu d’esforçar-vos.
Comença per identificar el millor moment de l'any per realitzar les teves revisions. Esbrineu si la vostra organització té un calendari o procés preferit (ho fan la majoria de les grans empreses) i teniu en compte quan es produeix el vostre pressupost o quan teniu l’opció de lliurar bonificacions. Si teniu flexibilitat, voleu evitar les temporades de treballs de gran volum, ja que el procés de preparació i retroalimentació pot ser exigent i intens, i ningú no vol fer ressenyes durant la temporada ocupada.
A continuació, creeu la vostra línia de temps anual en conseqüència i comuniqueu la programació als vostres empleats. Res sobre una revisió, des del contingut fins al moment, no hauria de sorprendre mai.
Ara, per motius de facilitat, diguem que la vostra temporada de revisió serà a finals d’any, al desembre. A continuació, es mostra com ha de ser el vostre calendari anual:
Gener (Inici d'Any)
Establiu objectius i expectatives
Al començament de l'any, tingueu una reunió amb els vostres empleats per compartir els vostres objectius i expectatives anuals per a l'equip. A continuació, reuniu-vos amb ells de manera individual per establir els seus propis objectius de rendiment. Això no només garanteix que tothom tingui clares les seves expectatives per a l'any, sinó que a la vegada us ofereix un esquema clar a seguir cada cop que debatiu sobre el rendiment durant els propers mesos.
La millor manera de fixar-se objectius és utilitzar el marc SMART ( S específic, M facilitable, A creïble, orientat a R, vinculat als esforços). (Necessiteu informació bàsica? Obteniu informació sobre els fonaments bàsics aquí.) I recordeu que, encara que els objectius han de ser específics per al paper de cada persona, també s’han d’alinear clarament amb els objectius organitzatius perquè els empleats puguin veure com afecta el seu rendiment a tot l’equip.
Després de les reunions, escriviu els objectius de l’empresa i els objectius de cada empleat i poseu-los un correu electrònic. Els vostres empleats agrairan saber que treballen amb la mateixa còpia que teniu i tindran un full de ruta clar a seguir durant tot l'any.
Març, juny i setembre (Cada 3 mesos o mensuals)
Organitza reunions de base tàctil
Els directius sovint es preocupen de resumir i comentar el rendiment de les persones durant les revisions, però la veritat és que res del que abasteu en aquesta reunió anual hauria de ser informació nova. Més aviat, heu de fer un seguiment dels objectius dels vostres empleats i donar-los comentaris durant tot l'any. Tant si voleu fer les revisions mensuals o trimestrals, programeu prèviament aquestes reunions a principis d’any per tal que no s’emportin al cremador posterior.
Abans de cada reunió, prepareu una breu agenda. Hauríeu de revisar els objectius anuals de l'empleat, discutir les expectatives que heu esmentat i respondre a qualsevol pregunta o tasca addicional que tingueu. Si hi ha mètriques trimestrals o actualitzacions de projectes a llarg termini per revisar, ara és el moment de fer-ho.
També voldreu passar temps donant a cadascuna informació sobre la seva actuació, inclosa l’elaboració d’elogis en el seu cas i resoldre qualsevol problema en curs o potencial. (Sí, aquesta és la part difícil). Una cosa que he trobat útil és emmarcar comentaris en termes de comportaments que algú hauria d’ iniciar , aturar o continuar : Potser li agradaria que un empleat comenci a contactar-te per correu electrònic. altres gestors, deixin de fer llargues pausades per dinar o continuen invertint en projectes abans del termini. Feu també una conversa i demaneu a cada empleat que comparteixi els seus propis pensaments i preguntes.
Després de cadascuna d’aquestes reunions, anoteu notes sobre el que vau comentar. Confieu en mi: quan acabi l'any, us complau tenir aquestes notes que us ajudin a resumir l'any i recordeu què heu comentat amb la gent dels primers trimestres.
Octubre / novembre (dos mesos abans de la revisió)
Demaneu als vostres empleats la preparació
Un parell de mesos abans de les revisions reals, programa les dates de les reunions oficials amb cada membre de l’equip. Arribats a aquest punt, també haureu de demanar-los que comencin a reunir una recopilació dels seus resultats anuals. Comenceu amb qualsevol formulari oficial que la vostra empresa desitgi que utilitzeu o creeu el vostre propi client, demanant a cada empleat que elabori un resum de les seves responsabilitats laborals clau, el treball actual del projecte i una recopilació d’objectius i èxits.
També pot ser útil fer que cada empleat realitzi una autoavaluació per escrit. Això no només ajuda als empleats a sentir-se com a capaços de dir en el procés, sinó que els repta a fer una mirada honesta sobre el seu propi comportament laboral, que és útil quan parlen del seu rendiment. Les millors autoavaluacions inclouen entre 6 i 10 preguntes obertes, com ara: Quins èxits estàs més orgullós d’aquest any? On t'has quedat fora de les expectatives i objectius de l'equip o de tu mateix? Quines són les teves àrees de creixement i com s’hi aborden? Hi ha coses que pot fer el vostre gestor per donar més suport al vostre progrés i èxit?
Novembre (Sis setmanes abans de la revisió)
Prepareu-vos com a directiu
Mentrestant, hauríeu de passar els mesos previs a les revisions recopilant les vostres notes i resultats per a cada empleat. Comenceu a reunir tant mesures quantitatives del rendiment dels empleats, com ara informes de vendes, registres de trucades i informes de termini, com mesures qualitatives, que podrien incloure comentaris de clients i clients o observació personal. Tireu també les notes que heu pres durant l'any a les reunions de contacte.
Una de les eines més freqüents és la revisió de 360 graus, que es basa en l’autoavaluació dels empleats i les revisions dels companys, així com en la retroalimentació superior i subordinada. Podeu trobar una versió molt senzilla a HowsMyWork.com o una versió més àmplia a Inc.com. No dubteu a adaptar aquestes plantilles a les vostres necessitats.
A mesura que reviseu els resultats, pregunteu-vos el següent: Aquesta persona compleix els seus objectius, les vostres expectatives i els indicadors d’èxit de l’empresa? Si no, per què, i podeu canviar això? En cas afirmatiu, hi ha premis, agraïments o projectes més grans que podeu assignar per reforçar els vostres intèrprets estrella? Aquí és on entren les bonificacions.
Desembre (1 mes abans de la revisió)
Prepareu la vostra documentació
Un cop feta tota la vostra recerca, és hora de recopilar l’autoavaluació de cada empleat, tota la retroalimentació externa i qualsevol dada rellevant: utilitzeu aquesta informació per preparar formularis d’avaluació, cartes escrites que expliquin els vostres comentaris i punts de conversa per a la vostra cara. discussió presencial.
Primer, esbrineu el format o l’estructura que voleu utilitzar. Aquí teniu una mica de flexibilitat, però trieu una estructura que es consideri completa i ajudarà al vostre empleat a seguir-la. Podeu, per exemple, estructurar la revisió al voltant dels objectius que us heu fixat, parlar-ne un a la vegada o al voltant dels grans projectes de l'empleat, anar projecte per projecte i discutir els objectius rellevants a mesura que s'avança.
Aleshores, sigui quin sigui el format que decidiu, voldreu identificar tant les àrees d’afirmació i foment, com les àrees de preocupació (o les àrees en què un empleat pot continuar creixent). Per a cada categoria, trieu 2-3 àrees principals a les quals heu de centrar-vos, de manera que la conversa se senti substancial i centrada. Desenvolupar punts de conversa que es recolzin en les dades que hagis recollit i, a continuació, incloure un resum de les vostres expectatives futures i dels ítems d’acció relacionats amb aquest objectiu. (Els empleats, especialment els amb un bon rendiment), odien sortir d'una revisió sentint que no en treuen res, o com si no estiguessin segurs de què fer. Per tant, fins i tot a les zones on algú va bé, hauríeu de pensar. sobre els propers passos i els objectius futurs o "estirar".)
Amb tots aquests recursos a mà, estareu a punt per mantenir una conversa significativa amb cada membre del vostre equip.
Finals de desembre
Celebrar la reunió de revisió presencial
Ara és hora de seure amb els seus empleats per a la revisió oficial. Aquesta és la part més difícil del procés, però també és la més important. Així doncs, estigueu atents a la propera part de la nostra sèrie, on aprendreu a realitzar una revisió, inclosa informació sobre com tractar diferents tipus de personalitat i sol·licitar efectivament comentaris.
