Malauradament, les vostres llistes de tasques no seran fins a zero fins al dia que moriu. Així doncs, si heu pensat que només arribareu a la productivitat de nirvana quan les vostres llistes estiguin buides i el calendari sigui un llenç obert, no és probable que això passi, almenys sempre que tingueu feina, una família i amics., i una vida per gestionar.
Si us agrada la majoria de la gent, teniu llistes de coses força fàcils, juntament amb una inundació gairebé constant de nous dos i una sensació aclaparadora de que tot s’ha de fer ara .
Moltes persones intenten abordar la seva muntanya de tasques personals ordenant-les per prioritat i començant pel cim. Sembla lògic, però realment ho han fet enrere. En realitat, abans de pensar en les prioritats, hi ha tres factors que cal tenir en compte, ja que cadascun limita realment les vostres opcions sobre el que heu de fer (i fins i tot fer).
Així que si us sentiu desbordats i no esteu segurs per on començar: deixeu de banda les vostres llistes de "prioritats", considereu aquests tres factors i utilitzeu-los per ajudar-vos a classificar el vostre excés d'opcions en un conjunt més manejable de opcions.
Limitació # 1: Context
Si no esteu al lloc adequat, no teniu l'eina adequada o no esteu davant de la persona adequada per emprendre una acció, no podreu emprendre aquesta acció. Penseu-hi: heu estat mai a la feina, en una reunió i, de sobte, recordeu que heu de comprar xampú? Si no sortiu de la reunió, "comprar xampú" no passa en aquest moment. Pertany a una llista que es diu "Errands" per quan no us queda. (A no ser que siguis com el meu marit que creu que la vida del xampú es pot allargar eternament disparant aigua i diluint-la quan estigui gairebé buida.)
El context sempre serà la vostra primera limitació. Sens dubte, podeu canviar el context, per arribar al lloc, l’eina o la persona adequades per emprendre l’acció que s’acaba de fer. Però tret que ho faci, les vostres opcions es limiten primer per aquest factor.
El mètode Getting Things Done de David Allen suggereix que primer heu d'ordenar la vostra llista de tasques segons el context, com ara @Computer, @Home, @Errands. D’aquesta manera, estalvieu temps evitant que es posin cap a les opcions que ni tan sols podeu fer, perquè no esteu en el context adequat.
Limitació # 2: Temps disponible
El segon factor que entra en joc és el temps que teniu. Si teniu un gran projecte per treballar, però necessiteu rebotar-vos a la propera reunió o recollir els vostres fills en deu minuts, probablement no us serveixi gaire el vostre esforç per iniciar-lo. Pot trigar molt temps a entrar en el ritme abans de desconnectar.
Així que quan el temps sigui un factor, busqueu opcions que s’ajustin al vostre temps disponible. Potser en aquests deu minuts, el millor no és que aneu a comprovar la vostra safata d’entrada i que llegiu un munt de correus electrònics que haureu de tornar a llegir. Potser en canvi, obtindràs més avantatge de sortir a l’aire lliure i respirar una mica d’aire fresc o de fer una trucada ràpida on saps que obtindràs la veu de veu d’algú.
Limitació # 3: Recursos
El tercer factor a considerar és com és la vostra energia. No sé de vosaltres, però divendres a la tarda després d’una llarga i intensa setmana laboral no és el moment de capbussar-se en tot allò que requereixi molta amplada de banda mental. En lloc d'això, adopto opcions que s'ajusten a com és la meva energia mental i física. Per no dir que no hi ha moments que hagi de “començar” i entrar-hi de totes maneres, però m’agrada ser conscient sobre el que estic escollint i combinar-ho quan penso que portaré el millor jo, sempre que Jo puc.
Tirant de prioritats
Vam dir que al principi hem de deixar de banda la “prioritat”, però ara és aquí on torna. Tot i que el context, la disponibilitat de temps i els recursos limitaran les vostres opcions sobre quines taules hauríeu d’enfrontar a continuació, tot i així no solen ser suficients per ajudar-vos a decidir quins us aportaran més valor. Aquí és on la prioritat brilla: es converteix en la vostra estratègia.
Si penses que decidir en funció de la prioritat significa que necessites tenir la teva vida i treballar “tot pensat”, t’ho faré més fàcil. Només heu de saber amb què us heu compromès: completament. Primer, recollir a llistes tot el que heu acordat, podria, podria o hauria de fer, personal i professionalment, de manera que confieu que esteu prenent una decisió contra l’inventari complet del que us heu compromès.
A continuació, feu aquestes dues preguntes de prioritat senzilles:
Sovint, us adonareu que la meitat dels projectes i tasques que heu assumit no es poden realitzar de manera realista en el temps que teniu, ni hi ha valor per assumir-los ara ni hi ha poc risc de aparcar-los en el futur. Aquest tipus de coses passen a la llista d'algun dia "Potser". No he renunciat a la idea: només estic dient, "ara no".
Proveu de fer aquestes dues preguntes al següent missatge de correu electrònic que rebeu que us demanarà que feu alguna cosa. O el següent llibre que dius a tu mateix que hauràs de llegir. O a la propera reunió a la qual se li demana assistir. Potser us ajudarà a evitar les vostres opcions amb més facilitat, sabent que només podeu fer tant i que esteu fent les millors opcions.
