Fa unes setmanes, la meva germana em va començar a enviar missatges a l'aeroport. Anava a un viatge de negocis a Seattle i se suposa que havia conegut els seus companys de feina a l'estació de trens perquè poguessin anar tots junts a l'avió. Però, ella s’estava desbordant i ara esperava gastar-se en el viatge en taxi. "Va estar bé?", Em va preguntar com si tingués alguna idea sobre si la seva companyia sortiria per la tarifa del taxi després d'haver arranjat el tren.
"Estic segur que se'n cuidaran", vaig dir, intentant calmar-la. "Simplement no us perdeu el vol", vaig advertir, pensant que aleshores es faria cargolar.
Per molt que volgués posar-se al cap sobre la situació, realment no tenia ni idea de saber si es reemborsaria o, a més, si els seus companys estarien molestos de faltar el viatge en tren del grup i se n’anés. propi. Ells ho veurien com una escombra, i les coses serien incòmodes durant la durada del viatge?
Si bé no sóc expert en viatges de negocis, sé que la comunicació és essencial per a un bon viatge. I quan em vaig adreçar al cap de gabinet de The Muse, Lindsay Moroney, per confirmar-ho, va acordar: "En cas que els diners o els pressupostos entren en joc, el millor és posar clarament les expectatives amb el vostre gestor".
Si sou nous a la vostra empresa actual o no esteu habituats a fer viatges de negocis en general, no us oblideu de preguntar-vos sobre la política de l'empresa pel que fa a totes les despeses. Per exemple, Moroney explica que, "Algunes companyies creuen que la despesa de cabines no és un gran problema, però els àpats no estan coberts, mentre que d’altres són més còmodes definint un estanc diari que gasteu com desitgeu".
Si es tracta d’un estipuli diari amb què treballes i viatges amb el teu gestor o amb un directiu d’empresa, probablement puguis intuir que estaràs pel vostre compte per a molts àpats. Si no hi ha cap estipulació i tots els àpats estan coberts, esbrineu amb antelació si és previst que tingueu sopars i dinars previstos prèviament.
I a la nota de menjar, també és bo pensar en quins àpats es compartiran amb els companys (o els assistents a la conferència) i quins seran els vostres. És comprensible si us sentiu estrany preguntar-vos directament sobre els horaris compartits dels àpats si no hi ha alguna cosa a la vostra agenda, però podeu esmentar el vostre gust per la cafeïna i preguntar-li si voleu que agafi un llet abans de les 9 del matí. Aquesta és la seva idea per convidar-vos a esmorzar o deixar-vos anar pel ganxo, segons com vulgueu mirar-lo.
Aquesta directriu funciona bé durant la resta del temps de viatge sense feina que trobeu. Pot ser útil demanar una agenda abans del viatge perquè entengueu on heu d’estar. Com que els vostres companys tampoc no estan acostumats a estar a l’oficina les 24 hores del dia, podeu suposar amb seguretat que el temps “gratuït” que figura a la programació és vostre. I bé, està bé si preferiu allotjar-vos al llit de l'hotel gran a les 22:00. A no ser que penseu un projecte amb l'equip amb les begudes, o si semblaria maleducat en llibertat sota fiança en un esdeveniment nocturn, confieu que la vostra aportació i presència durant tot el dia són suficients.
Però, en aquesta nota, si hi ha esdeveniments del dia “opcionals” o sessions de conferenciants, probablement hauríeu de consultar-ne un parell. Seria de mal gust baixar tots els extracurriculars. Penseu en quina possibilitat seria incòmoda si el vostre cap esbrinés que enxalqués un panell que ell o ella li recomanava perquè voldries treballar-hi una mica.
En última instància, la millor aposta per l’etiqueta de treball per a viatges claus és tenir línies de comunicació obertes. És millor fer qualsevol pregunta o resoldre possibles problemes abans d’anar-hi (com ara "Com puc gastar-ho tot correctament?"), Més que no pas al moment. Com diu Moroney, quan parleu amb el vostre gestor, "si hi ha una política a la seva disposició, us pot donar detalls" i sabreu què és acceptable i què no. La idea és “estalviar-vos l’estrès del desconegut –i la despesa d’un reemborsament rebutjat– i demanar com a mínim una setmana abans de marxar”.
És un consell que podria haver utilitzat la meva germana i, en general, és un excel·lent consell per mantenir l’ansietat en el viatge laboral i la cartera intacta.
