Alguna vegada has tingut aquesta sensació d’enfonsament quan torna al correu electrònic després d’uns dies (o fins i tot hores) de passar, i veus que el volum de missatges sense resposta ja ha arribat a proporcions inabastables?
Una safata d'entrada desagradable pot sentir-se com un forat aclaparador del qual mai no us exhaurireu. Però no ha de ser així! Amb uns senzills passos, podeu organitzar la vostra safata d’entrada, controlar el vostre correu electrònic entrant i reduir seriosament l’ansietat del vostre correu electrònic.
Esborra-ho
Sé que això semblarà desconcertant per a molts, però recomano fer servir la vostra safata d'entrada només per a què serveix: correu nou. Penseu en el correu de caragols com una analogia. Si posés tots els paquets o cartes que has rebut a la taula de la cuina sense presentar-la ni llençar-la, la cuina esdevindria aviat un munt de papers inigualable. La vostra safata d'entrada funciona de la mateixa manera: és més eficaç quan la suprimiu.
Comenceu a eliminar tots els correus electrònics que rebeu als quals no voldreu tornar a tenir accés (com l'anunci de venda d'aquesta setmana sobre vols a Maui, per desgràcia, no aquest any). Tingueu en compte, però, no suprimiu els articles, és possible que desitgeu un registre de la línia de baixada (com un rebut de la compra d'Amazon).
A continuació, intenteu enviar els correus electrònics que vulgueu guardar a les carpetes rellevants o (per als usuaris de Gmail) arxivant-los. El meu objectiu és sempre poder veure tots els correus electrònics de la meva safata d'entrada sense haver de desplaçar-me cap avall ni fer clic a "pàgina 2." Em sembla menys estressat quan puc fer una ullada ràpida a tot el que necessito per tractar., tot en una pàgina. I, siguem sincers: si un correu electrònic es troba a la pàgina 2, probablement no es tractarà de totes maneres.
Donar-se de baixa
El bloqueig de bústies més gran són les coses que s’obtenen de forma recurrent. I no només cal culpar els butlletins electrònics: Facebook, Twitter i els nou llocs de tractes diaris als quals ara us subscriviu, també omplen la vostra safata d'entrada amb actualitzacions.
Així, la propera vegada que traieu una mitja dotzena de correus electrònics sense obrir-los, preneu nota del que esteu suprimint. Si publiqueu missatges de correu electrònic des de la mateixa font tres vegades sense obrir-los, és hora de donar-vos de baixa. La vostra safata d'entrada us agrairà.
Consolidar, consolidar, consolidar
Cada vegada són més les persones que han de fer front a diverses bústies de sortida. La vostra adreça de treball, la vostra adreça .edu, la vostra sona professional [email protected], potser fins i tot aquell compte de Hotmail que els teus amics de secundària no poden treure de les seves llibretes d’adreces.
En la majoria dels casos, haureu de mantenir els vostres correus electrònics personals i de feina separats, però si teniu la flexibilitat, la consolidació de diverses adreces de correu electrònic us donarà menys llocs per iniciar la sessió i gestionar-los. Una opció és deixar de banda les vostres adreces més antigues, però també podeu optar per enviar una adreça de correu electrònic a una altra, de manera que us cobriran sense importar el lloc on la gent us envia correu, però podreu conservar tot el fitxer al mateix lloc.
Feu que la vostra safata d'entrada funcioni
Una de les meves funcions preferides de Gmail és el filtre automàtic: s’entra a la safata d’entrada per saber on enviar un correu electrònic i com etiquetar-lo. Qualsevol cosa de la meva mare s'enregistra com a "Família" i les coses que s'envien a la llista de correu electrònic del grup d'amics de la universitat també s'etiqueten en conseqüència. D’aquesta manera, quan busco alguna cosa després, sempre és fàcil de trobar.
També podeu utilitzar Gmail per tal que alguns correus electrònics es saltin la vostra safata d'entrada automàticament. Per exemple, si pagueu automàticament la factura per cable, com jo, podeu arxivar-la automàticament i afegir l’etiqueta “Financera”. Mai no cal veure-la, però si la necessiteu, ja sabeu on trobar-la ella
Pla per a "Posteriorment"
Sabeu aquells correus electrònics als quals sabeu que no arribareu fins més endavant, però temeu que us oblideu? Ara hi ha un complement anomenat Boomerang (actualment disponible per a Gmail i Outlook) que és perfecte per tractar-los. Podeu programar que desapareixi un correu electrònic i torni més endavant (quan esteu preparat per fer-hi front) deixant la vostra safata d'entrada més clara fins llavors.
Boomerang també té alguns altres (bastants canvis de vida). Permet programar un missatge de correu electrònic per enviar-lo més endavant i també us permet configurar correus electrònics recurrents. També podeu fer que Boomerang et faci un recordatori si algú no us torna. Per exemple, quan dilluns envieu un correu electrònic a Julie sobre un informe que necessito per divendres, puc demanar a Boomerang que faci que la cadena de correu electrònic torni a la part superior de la meva safata d'entrada a les 10:30 del dijous si encara no ha respost. I si respon, Boomerang sap no tornar a tornar el correu electrònic aquest dijous. Brillant, no?
Preparat per començar? Dediqueu un temps aquesta setmana per revisar la vostra safata d’entrada. Potser us trigarà unes quantes hores, però us ho prometo, el temps (i l’estrès) que estalvieu a llarg termini, valdrà la pena de tots els vostres esforços.
