Hi ha una epidèmia, una epidèmia de correus electrònics incorrecte.
M’ho vaig adonar realment, després que aproximadament la cinquena vegada que el meu cap va comentar un correu electrònic que li vaig enviar a examinar: “És un correu electrònic realment bo!” No m’havia cregut que fos res especial, fins que vaig començar a parar més atenció als correus electrònics. Estava rebent. Es van produir errors de gramàtica horribles, errors d’ortografia vergonyosos, noms incorrectes, emoticones, falta de salut o plaer adequats i una mala escriptura antiga. Podria seguir endavant.
No és que siguem incompetents, gent. Simplement no volem posar-hi cura als nostres correus electrònics que molts d’ells mereixen. Per exemple, un editor pot tenir cura, per exemple, d'un article.
Així doncs, per ajudar-nos a millorar tots els nostres mitjans de comunicació, aquí teniu la guia de l'editor per escriure correus electrònics que us obtindrà respecte (i respostes). Tingueu en compte aquestes idees la propera vegada que aneu a la safata d’entrada i vegeu quin impacte tenen alguns petits canvis.
Afluixa
Sé que tots estem en una cursa per arribar a la safata d'entrada zero. I, en alguns casos, és sensible disparar un correu electrònic ràpidament: quan esteu enmig d’un llarg fil de comunicació amb un col·lega proper, quan esteu només disparant un document al vostre cap, i similars.
Però, en la seva majoria, una comunicació eficaç (i una bona escriptura) necessita temps. Es necessita temps per formular els vostres pensaments, per esbrinar el que estàs intentant dir i per escriure el teu missatge d’una manera clara. I, en definitiva, això és el missatge de correu electrònic: una forma de comunicació. No és una tasca.
Així, la propera vegada haureu d’escriure un correu electrònic més profund a algú, donant-li el temps que mereix. Si el necessiteu, bloquegeu el calendari. I no parlo cinc minuts per correu electrònic, no és estrany que em dediqui a sobre de 15 minuts en un bon correu electrònic, sobretot si és la meva primera comunicació amb algú que vull impressionar. Deixa’t tenir aquest temps i no sentis com si estiguessis lent o improductiu. Sent com si ho estiguis fent bé.
Assegureu-vos que tingui un principi, mig i final
Només perquè vivim en un món de 140 caràcters, no vol dir que els vostres correus electrònics siguin així. De fet, aquí tindrem un petit rebut a l’anglès de secundària i el clàssic assaig d’estil hamburguesa; és a dir, cada assaig necessita una introducció, un cos i una conclusió.
Heu de pensar en els vostres correus electrònics que tinguin la mateixa estructura. Cada secció no ha de ser llarga, però sobretot en una comunicació inicial, hauria d’estar-hi. Aleshores, què ha d’incloure cada secció?
Introducció
Comença sempre amb una salutació; pot sentir-se arcaic, però realment fa la diferència. Aleshores, depenent de la naturalesa de la vostra relació, el paràgraf d’obertura és un lloc ideal per a una salutació amable ( “Espero que la vostra recerca de feina vagi bé!” ), Un recordatori del context de la vostra conversa ( “Va ser molt agradable aconseguir per parlar amb vosaltres la setmana passada ". ), o un prefaci sobre el motiu pel qual us heu presentat ( " volia tocar la base sobre … " ).
Cos
Aquí és on arribeu al punt clau del vostre correu electrònic. El més important que cal recordar aquí és proporcionar als seus destinataris tota la informació que necessiten per emprendre qualsevol cosa que els demanis. Inclou donar qualsevol informació contextual, detalls o dades necessàries i presentar-la de manera lògica i cohesionada. Si s’envia el correu electrònic per transmetre informació o una decisió (en lloc de demanar-li un favor), assegureu-vos d’incloure raonaments o explicacions.
Conclusió
La conclusió dels correus electrònics és una mica diferent de la conclusió dels assajos. En lloc de resumir el que ja heu parlat, hauríeu d’englobar-lo amb passos d’acció. Si voleu reunir-vos per prendre un cafè, proposeu una data i hora. Si voleu aportar-vos per a un projecte, recordeu-li al vostre company exactament què necessiteu i quan. I, si només estàs donant informació, recorda al teu contacte que li convé venir amb qualsevol pregunta. Finalment, com a mínim al vostre correu electrònic inicial, tanqueu-lo sempre amb una salutació i una signatura completa.
Pot semblar molt, però, com he dit, no ha de passar gaire. Per exemple, es tracta d’un correu electrònic amb el que puc enviar a algú amb el que vull prendre un cafè:
Ei Dave!
És molt agradable conèixer-te! Va ser molt fantàstic xerrar amb Alex, i quan va mencionar que et coneixia, vaig saltar-hi.
M'encanta el que fan els vostres companys a la vostra empresa, i seria fantàstic xerrar amb vosaltres sobre com penseu sobre la publicació en línia, el vostre recent disseny de nou i altres coses sobre la feina que passem la nostra vida.
Creus que tindreu una mica de temps en les properes setmanes per trobar-vos? Estaria encantat de passar per les seves oficines o prendre un cafè, tot el que sigui més convenient per a vostè!
Millor i feliç dilluns.
Erin
Molt millor que, "Hey Dave, vols prendre algun moment el cafè?" dret?
Correcció de notes i comprovació de fets
Un cop hagueu d'escriure el vostre correu electrònic, no l'heu de deixar enviar al món. Llegiu sempre els correus electrònics, almenys una vegada. A més de comprovar si hi ha errors ortogràfics i gramaticals bàsics, també heu de comprovar coses com ara grafies de nom, esdeveniments als quals feu referència o dates que feu esmentar. Dirigir-se a un correu electrònic “Hey Jon”, quan hauria de ser “Hey John”, pot semblar una cosa petita, però el vostre contacte es notarà, i les primeres impressions fan una gran diferència.
Aquest és també un bon punt per pensar en el to del vostre correu electrònic. Sona massa com a negoci quan només intenteu ser amable? Et mostra massa entusiasta amb els punts d’exclamació i les emoticones a costa de la professionalitat? Proveu de fer un pas enrere i considereu com reaccionarà per primera vegada algú que llegeix el correu electrònic i ajusteu-lo en conseqüència. Per a missatges de correu electrònic especialment importants, també demano a algú que m'ho revisi, un conjunt d'ulls editorials mai no ha fet mal a ningú.
Penseu com us sentireu si sortíssiu públic
Finalment, abans de tocar envia, penseu com us sentireu si algú no el llegís aquest missatge de correu electrònic, a més de la persona a qui us enviés. Què passa si, d’alguna manera, entrava a la safata d’entrada del seu cap? Què passa si es publicava a la web? (Hola, succeeix.) Es tracta d’una gran revisió final per assegurar-vos que els vostres correus electrònics sonen respectuosos i professionals i, en definitiva, representen com voleu que us mostreu al món.
Ja ho sé, em sembla molta feina posar-hi un correu electrònic. Però, amb el nombre de correus electrònics dolents que rebem tots els dies, la gent notarà realment la diferència quan un bo arriba a la safata d'entrada. I aquesta podria ser la diferència entre ignorar-se i obtenir allò que vols.
