Tot i que la pèrdua de dades afecta a tots els que utilitzen una computadora, és especialment problemàtic per a aquells que utilitzen programari de processament de textos. La pèrdua dels documents importants que ha gastat tant de temps és frustrant, especialment si és com la majoria dels usuaris, que creen documents directament a l'ordinador i que no tenen el benefici d'una còpia manuscrita. Les preguntes i els contes de la recuperació dels arxius perduts abunden en els fòrums en línia i bombardegen els departaments de suport tècnic. L'única manera segura de recuperar els fitxers perduts és restaurar-los des d'una còpia de seguretat. És per això que un sistema per prevenir la pèrdua de dades en primer lloc és tan important. Aquí teniu cinc maneres de mantenir segurs els documents processats per paraula.
Mai conserveu els vostres documents a la mateixa unitat que el vostre sistema operatiu
Encara que la majoria dels processadors de text guardaran els vostres fitxers al Els meus documents carpeta, aquest és el pitjor lloc per a ells. Tant si es tracta d'un virus com d'un fracàs del programari, la majoria dels problemes d'ordinador afecten el sistema operatiu i, sovint, l'única solució és reformatar la unitat i reinstal·lar el sistema operatiu. En aquest cas, es perdrà tot el que es troba a la unitat.
Instal·lar un segon disc dur a l'ordinador és una forma relativament barata de cuidar aquest problema. Un segon disc dur intern no es veurà afectat si el sistema operatiu està malmès, i fins i tot es pot instal·lar en una altra computadora si necessiteu comprar-ne un de nou; A més, us sorprendrà la facilitat d'instal·lació. Si sou escèptic sobre la instal·lació d'una segona unitat interna, un disc dur extern és una opció excel·lent. Una unitat externa es pot connectar a qualsevol ordinador en qualsevol moment simplement connectant-la a un port USB o Firewire. Moltes unitats externes també tenen el benefici afegit de les còpies de seguretat d'un sol toc i / o programades; només heu d'especificar les carpetes i programar, i el programari s'encarrega de la resta.
Feu una còpia de seguretat dels vostres fitxers de forma periòdica, sense importar on estan emmagatzemats
Només heu d'emmagatzemar els vostres fitxers en una ubicació diferent del vostre sistema operatiu no n'hi ha prou; has de crear regular còpies de seguretat dels vostres fitxers. I anem a fer-ho: fins i tot la seva còpia de seguretat està subjecta a un fracàs: els DVD es ralloren i es trenquen les unitats de disc dur. Té sentit incrementar les vostres probabilitats de recuperar un fitxer tenint una segona còpia de seguretat; si les dades són veritablement importants, és possible que vulgueu pensar en emmagatzemar una còpia de seguretat en una volta de prova ignífuga.
Aneu amb compte amb els fitxers adjunts de correu electrònic
Fins i tot si està segur que no contenen virus, els fitxers adjunts de correu electrònic poden causar que perdi dades. Penseu en això: si rebeu un document amb el mateix nom que un de la vostra unitat, i el vostre programa de correu electrònic està configurat per guardar fitxers adjunts a la mateixa ubicació, corre el risc de sobreescriure el fitxer que ja hi és. Sovint, això passa quan col·labora en un document i col·legues envia actualitzacions per correu electrònic. Per tant, assegureu-vos que configureu el vostre programa de correu electrònic per desar fitxers adjunts en una ubicació única o, restringint-ho, penseu-vos dues vegades abans de desar un fitxer adjunt de correu electrònic al vostre disc dur.
Aneu amb compte amb l'error d'usuari
No ens agrada admetre-ho, però sovint ens encarreguem dels nostres propis problemes. Aprofiteu les garanties incloses en el processador de text, com ara les funcions de versió i els canvis realitzats. Una manera com els usuaris perden dades és quan editen un document i eliminen accidentalment parts. Un cop s'hagi desat el document, es perdran les parts que es modifiquen o s'esborren a menys que hagueu activat funcions que emmagatzemaran els canvis.
Si no voleu confondre amb les funcions avançades, feu servir el F12 abans de començar a treballar per guardar el fitxer amb un altre nom. No és tan organitzat com alguns dels altres mètodes, però tot i així és un truc útil.
Anar al núvol
L'emmagatzematge de fitxers i les seves còpies de seguretat en el núvol, és a dir, un servidor remot, és cada cop més habitual. Ofereix molts avantatges, com ara assignacions generoses d'espai, facilitat d'ús, accés des d'on es troba i qualsevol dispositiu que utilitzeu i fiabilitat. Els serveis d'emmagatzematge en núvol fan còpies de seguretat dels seus propis servidors, de manera que hi ha una doble capa de protecció per als fitxers emmagatzemats d'aquesta manera. Per aquestes raons, l'emmagatzematge en núvol és cada vegada la millor opció per a la majoria de la gent.
Hi ha diverses opcions gratuïtes principals:
- Google Drive ofereix 15 GB amb cada compte de Google.
- Els usuaris de Mac obtenen 5GB amb iCloud, que està integrat en tots els dispositius Apple.
- Microsoft proporciona 5 GB d'espai amb OneDrive, que ve amb comptes d'Office 365 i XBox.
Si teniu més d'això per emmagatzemar, els serveis anteriors ofereixen opcions de pagament, igual que moltes altres empreses d'emmagatzematge en el núvol
Manteniu còpies de documents dures
No és elegant i no us evitarà que hàgiu d'escriure i formatejar el vostre document de nou, però si es conserva una còpia impresa d'un document important, almenys s'assegurarà de tenir el contingut del fitxer, i això és millor que no tenir res.
