A la meva darrera feina, un dels membres de l’equip sènior era notori per haver enviat correus electrònics a totes les hores del dia o de la nit. No era estrany per a mi anar a dormir a les 23 hores i despertar-me amb una safata d’entrada buida, guardant per a ella un correu electrònic extremadament curt i puntual. Tot i no dirigir-me mai pel meu nom i, de fet, rarament incloent cap tipus de salutació abans de la seva pregunta directa, d’alguna manera mai va arribar a semblar groller o exigent.
Juntament amb un "gràcies!" Tot el que es necessitava per respondre, sempre signava el seu nom amb una x. Ara, una x, com sens dubte sabeu de la carta d'amor que tanca "xoxo" normalment representa un petó; en l’escenari del lloc de treball, però, és simplement un gest simpàtic, molt menys formal que tancar amb un “Millor” o “Salutació”.
Tingueu la certesa que aquesta signatura actualment popular no és l’única manera de salvar els vostres missatges curts de sonar maleducats; de fet, hi ha almenys cinc maneres fàcils de mantenir educats els vostres correus electrònics, sense importar quantes paraules o poques paraules escriviu. No voldreu aplicar aquestes cinc idees cada cop, i les que utilitzeu dependran molt de la vostra audiència i de la vostra relació i nivell de confort amb aquest públic, però són bones pautes. Esperem que us estalviaran diners amb temps i energia perquè pugueu centrar-vos en coses més importants.
1. Utilitzeu Punts d’exclamació
Però no massa. Estic força desactivat quan cada línia acaba amb el signe d’exclamació. No tens sentiments igualment forts per tot el que dius. Ni tan sols em comenceu a incloure dues o tres per tancar una frase o una idea (les guardo per enviar missatges de text amb els meus amics, i també ho heu de fer). Trieu amb prudència les interjeccions de gran volum. Si us plau, si us plau, feu exercici de restricció.
Prova això:
Enviada des de la meva memòria externa.
Abans d’enviar res, penseu amb qui us heu comunicat i penseu en maneres de fer-ho breu en funció del lloc on debat. Tingueu en compte: un cop anireu endavant i endavant, normalment podeu deixar la felicitació i la signatura del tot.
Una cosa a destacar també és la importància de parar atenció al que estàs responent. Les respostes curtes poden ser desagradables si simplement responen amb un "Sona bé!" Si es mereixia una resposta a una pregunta o algun tipus de retroalimentació, aquestes receptes seran difícils de digerir, amb o sense el punt d'exclamació.
Resum: conegueu la vostra audiència i, per descomptat, envieu paràgrafs detallats si la situació ho requereix, però centreu-vos en els molts casos en què el curt també pot ser dolç.
