Si treballes sense ànim de lucre, probablement hagis format part d’un esdeveniment de recaptació de fons, ja sigui una gala extravagant o una simple hora feliç al bar de la cantonada. Moltes organitzacions, especialment petites, confien en aquests esdeveniments per recaptar molts diners en efectiu en un curt període de temps.
Però quan arribeu a la comissió de planificació (o fins i tot heu de dissenyar l’esdeveniment pel vostre compte), ja no serà més que una nit divertida la que us assistirà. Ara, heu de buscar tots els detalls per crear una vetllada inoblidable: aquella que atregui els assistents a deixar-vos una mica d’efectiu al barret.
Per descomptat, la mida de la vostra organització i el nivell del vostre donant determinaran el millor tipus d’esdeveniment per acollir, i això afectarà, certament, la forma de planificar. Però, sigui quina sigui la mida o l’escala del vostre recaptador de fons, segons la meva experiència, he descobert que hi ha alguns elements clau que fan que aquests esdeveniments funcionin. Si esteu iniciant el vostre primer esdeveniment de recaptació de fons, assegureu-vos que teniu aquestes cinc necessitats.
1. Un pressupost
Heu escoltat la dita "cal diners per guanyar diners", i això és veritat al 100% per als esdeveniments. Per descomptat, si sou prou persuasius, probablement podeu obtenir donacions bàsiques per al vostre esdeveniment, com un espai per a esdeveniments, begudes, menjar i fins i tot entreteniment. Però, malgrat aquesta generositat, encara podreu necessitar una mica d’efectiu a l’abast per a algunes altres despeses, com ara transport, menjars per a personal i voluntaris i consells.
Per assegurar-vos que el podeu balancejar, crea un pressupost abans de començar a planificar els detalls. Amb una bona comprensió de la vostra situació financera, podreu esbrinar fàcilment si teniu fons per planificar un sopar de seient o si haureu de conformar-vos amb una recepció només per a begudes. Aleshores, a mesura que comenceu a rebre donacions i feu plans sòlids, seguiu el vostre pressupost de prop. Haureu d'equilibrar els costos inesperats amb les donacions noves o ajustar els vostres plans segons sigui necessari.
2. Campions
Per tenir un esdeveniment reeixit, les persones han de donar i presentar-se. Però per aconseguir que hi hagi suficients donants per assistir, no podeu ser l’única persona que promogui l’esdeveniment. Haureu de necessitar un grup d’altres persones que estiguin disposades a llançar la recaptació de fons als seus amics, col·laboradors i xarxes, i, per descomptat, a inspirar-los.
És el que es diu el vostre "comitè amfitrió", format normalment per persones que ja donen suport a l'organització amb els seus diners o temps. A més de conèixer bé la vostra organització, tots els membres del comitè haurien de tenir un ampli cercle de contactes a què animarà a assistir-hi.
Tot i que totes les organitzacions utilitzen comitès d’amfitrió d’una manera lleugerament diferent, he tingut més èxit quan he implicat directament el grup en el procés de planificació. Per descomptat, el grau d’afectació depèn dels individus, així que utilitzeu el vostre judici: Algunes persones estan més que contents de recollir copes a Costco o sol·licitar patrocinadors corporatius importants, mentre que d’altres prefereixen simplement incloure els seus noms a la invitació i fer-ho. unes quantes trucades de telèfon als seus amics.
3. Múltiples oportunitats de donar
La primera norma de captació de fons és preguntar. I, segurament, quan acull un esdeveniment, tothom sap que esperaran que tosquin el preu d’un bitllet. Però, també podeu incorporar altres oportunitats per als assistents.
El tipus de petició més comú es presenta en forma de sorteig o subhasta silenciosa (i sí, podeu fer les dues coses). És notablement fàcil obtenir premis per a aquest tipus d’activitats demanant que les empreses locals contribueixin; només cal que us assegureu que els premis coincideixen amb el vostre públic. Dit d'una altra manera, un paquet de dies de spa es farà molt bé en un dinar temàtic del Dia de la Mare, no tant en el torneig de golf. De vegades, això pot suposar obtenir premis del tot i, en canvi, fer que els donants s’ofereixin en elements del programa: 100 dòlars per un maó al vostre nou centre comunitari, per exemple, o 1.000 dòlars per anar a una beca.
Si sabeu que els vostres convidats no són el tipus d’obtenir més diners, demaneu-los que s’inscriguin com a voluntaris als vostres programes i iniciatives properes. Això els implicarà en la vostra missió i els farà més propensos a tornar a viure en el futur, i els explicarà als seus amics.
4. Una experiència completa
Moltes persones veuen fer donació a un esdeveniment com un intercanvi igual: et donen uns quants diners, i tu els proporciones una experiència. La vostra feina, doncs, és fer de l’esdeveniment una experiència tan sorprenent que, perquè sigui justa, han de donar encara més.
Algunes organitzacions ho fan amb convidats i entreteniment d'alt nivell. Però, si no teniu Beyonce o Bill Clinton al marcador ràpid, potser voldreu considerar un lloc exclusiu, una activitat inusual (marató de ball, algú?) O un sopar de classe alta. Més important encara, penseu en formes de reflectir la vostra missió en el cas. Si sou una organització de servei directe, podeu convidar els clients a parlar-ne. Les escoles o programes d’art poden mostrar el treball dels seus estudiants. Al oferir als vostres convidats una experiència que reflecteix la singularitat de la vostra organització, oferiu una experiència que no es pot reproduir. I això no té preu.
5. Seguiment
Sorprenentment, l’element més important d’un recaptador de fons és el seguiment que es produeix després de l’esdeveniment. No tingueu la temptació de descansar amb els vostres llorers (ni cuidar la vostra ressaca); posa't al telèfon, envia correus electrònics i actualitza el teu lloc web. Voldreu contactar personalment amb tots els donants (o donants potencials) que vàreu conèixer la nit anterior i agrair-los el seu suport. Aquesta pot ser l’oportunitat perfecta per organitzar tantes reunions de seguiment que pugueu fer: primer pas per cultivar-les per a la seva propera donació.
I no oblideu els vostres venedors i voluntaris. Gràcies per ajudar-vos a fer que la nit sigui un èxit. Entenen que està exhaust, de manera que un correu electrònic ràpid està bé, però per a qualsevol que realment hagi donat per sobre i per sobre, una nota escrita a mà és especialment elegant. (Confieu en mi, recordaran el vostre agraïment quan el pròxim esdeveniment es faci servir.)
Cada esdeveniment requereix molt de temps i esforç per tenir èxit. Però, seguint els consells anteriors, podreu allotjar esdeveniments que crein i creixin un seguit que aportarà més gent -i diners- a la vostra organització. I qui sap? També podeu passar una bona estona.
