En acabar, les reunions de vídeo virtuals, especialment Google Hangouts, poden reunir equips llunyans, assegurar-se que tothom està a la mateixa pàgina i permetre que tothom estigui involucrat sense l’atmosfera de la sala de conferències tènue (a qui no li encanta fer-se sortir al sofà. per a una reunió?).
Però, quan heu fet mal? Google Hangouts pot suposar una enorme pèrdua de temps, sense oblidar-nos de la distracció i la incapacitat (les pauses de 15 segons no són mai divertides).
Voleu tenir un Hangout de Google eficaç i reeixit que no torni a tornar boig? A continuació, es presenten un parell de coses claus a tenir en compte.
1. Planifiqueu com voldríeu per a qualsevol altra reunió
En general, només perquè físicament no heu d’ estar a l’oficina per a una reunió no vol dir que us pogueu deixar amb els preparatius. Al cap i a la fi, encara voleu que la vostra reunió tingui lloc el més ràpidament (i dolorosament) possible.
Significat: Realitzar un pla de joc. Si publiqueu el Hangout, envieu prèviament una breu agenda a tothom perquè sàpiguen què esperar i què preparar. Si no esteu celebrant la reunió, suggereu-li a la persona que enviï un missatge de correu electrònic amb els punts de discussió principals. Una vegada em vaig assentar a una reunió virtual on la persona que l'executava va oblidar-me de dir-li a un altre personal que trobés abans un document específic (i vital), de manera que aquesta persona va passar 20 minuts durant la reunió buscant la seva safata d'entrada. Pagueu la resta de nosaltres maldestament asseguts als nostres ordinadors sense saber què fer.
Però podeu evitar aquest temps perdut assegurant-vos que tothom sap què haurien de “portar” amb ells abans d’hora i que estigui a punt per participar-hi tan aviat com s’iniciï.
Un petit suggeriment: utilitzeu la funció de xat de Google Hangout a la part dreta de la pantalla per anotar ràpidament una agenda que tothom pot fer referència. No ha de ser detallat, però pot actuar com un indicador per mantenir tothom en un bon camí i concentrat.
2. Discutiu prèviament el format
Google Hangouts pot ser molt més difícil que les reunions presencials. Quan un grup de persones estàs asseguts físicament a una habitació, és fàcil recollir les indicacions del cos per esbrinar sobre qui parlarà o quina és la sensació general de la reunió. Però, quan esteu asseguts a la pantalla d’un ordinador no podreu veure res, excepte la cara d’una persona? És bastant més difícil.
Un cop més, es pot reduir molta incomoditat si tothom coneix el format de la reunió prèviament. Hi haurà una persona que parlarà molt més que tots els altres? Demaneu a altres membres de la reunió que participin al Hangout amb els seus micròfons en silenci. La sessió és una pluja d'idees? Feu saber a la gent en quin ordre se'ls demanarà que es presenti de manera que no hagueu de tractar amb tots els que parlen entre ells ni amb aquelles llargues i incòmodes "Llavors, a qui vol continuar?" (Són els pitjors.)
3. Utilitzeu Google Hangout Apps
Molta gent no és conscient que un parell d’icones poden ser salvavides en una reunió, sobretot si intenteu que sigui més ràpidament possible.
Veieu la icona del micròfon? Això és un botó silenciar. Utilitzeu-lo si el vostre entorn és sorollós o si escriviu alguna cosa mentre parlen els altres. És una gran cortesia per a les altres persones del Hangout.
A més, si esteu en una reunió on tots intenteu mirar un document o una pàgina web alhora, utilitzeu l'opció de captura de pantalla de Google Hangout. He estat en massa Hangouts de Google on moltes persones estan intentant mirar la mateixa pàgina web als seus propis ordinadors (i, per tant, no presten atenció al Hangout), i en aquestes situacions, aquest és un déu.
Google també té moltes altres aplicacions específicament per a Hangout, de manera que assegureu-vos que doneu un cop d'ull i vegeu què podria funcionar millor per al vostre equip. Des d’una pissarra virtual que els vostres col·laboradors poden aprofitar per fer una sessió de pluja d’idees fins a una petita i estranya aplicació que ofereix a tots els bigotis i barrets divertits, podeu trobar qualsevol cosa que necessiteu perquè el vostre Hangout sigui més productiu i divertit.
En general, les reunions de Google Hangout poden ser tan eficaços (si no més) que les reunions presencials; només tenen una mica de pràctica i planificació prèviament. Però si podeu accedir a tots els usuaris de la mateixa pàgina, serà una navegació sense problemes.
