Durant els últims mesos, he estat intentant confeccionar la programació de la meva organització per al 2015. El més important que havia de fer era assegurar-me que sabia quan passaven tots els nostres esdeveniments. Però abans de poder afegir-los al meu calendari, primer havia de conèixer quins esdeveniments necessitava planificar.
Per a ànim de lucre, els esdeveniments que allotgeu són les formes principals en què la vostra comunitat interactuarà amb la vostra organització. Per tant, és vital que et representin bé. Un esdeveniment combinat ràpidament ho semblarà i farà que sembli que la vostra organització és incompetent. Per assegurar-vos que allotgeu els millors esdeveniments possibles, és important que prioritzeu els esdeveniments i planifiqueu-los perquè siguin el més eficaços possibles.
En els darrers deu anys més que he dedicat a treballar sense ànim de lucre, he desenvolupat quatre preguntes crucials per plantejar-me abans de decidir un programa.
1. Què necessita la nostra organització d’aquest esdeveniment?
Bàsicament, per què esteu pensant en organitzar aquest esdeveniment en primer lloc? Estàs intentant recaptar diners? Si és així, quant? Estàs intentant trobar nous seguidors o crear noves connexions? Si no es tracta de captació de fons, potser intenteu atraure clients nous o educar els usuaris que ja formen part de la vostra organització sobre una nova iniciativa.
Si aquest esdeveniment no està fent res per a tu, per què ho fas? Heu d’establir quina participació té la vostra organització en els resultats de l’esdeveniment abans de dedicar-hi temps i recursos. Això també us ajudarà a prioritzar l’esdeveniment en el context de totes les altres activitats.
2. Què necessiten els vostres convidats d’aquest esdeveniment?
Tot i que primer heu de considerar les vostres necessitats, l'esdeveniment és sobre els vostres convidats. Per tal que pugueu assolir els vostres objectius (que vau descriure usant la pregunta anterior), heu d'incitar els assistents a relacionar-vos de la manera adequada.
Parleu amb convidats passats i potencials sobre què els agrada sobre els vostres esdeveniments i què els agradaria en el futur. Els agrada sentir-se com un "privilegiat" o ser reconeguts públicament per la seva generositat? Hi ha qui podria dir que els agrada els esdeveniments forts i animats; altres poden preferir una nit més dolça. Un benefici addicional d’aquesta estratègia és que les persones que entrevistaràs definitivament la voluntat de veure com vas rebre els seus consells en el proper esdeveniment.
3. Com anem a fer això?
Ara que teniu la idea del que necessitaran els vostres convidats, heu de pensar com donar-los el que volen. Per exemple, si els vostres convidats necessiten una millor comprensió del vostre programa, potser decidiu que un client parli en l'esdeveniment sobre la seva experiència amb aquest programa en concret, o mostreu un vídeo i distribuïu materials de lectura sobre el vostre model. O, si teniu un objectiu important de recaptació de fons i un públic amant de la diversió, potser una subhasta en directe és el camí a seguir.
Com que només és un esquema, no cal aprofundir massa en els detalls ni comprometre's completament amb res. Tanmateix, si us adoneu que no teniu la capacitat de fer un esdeveniment que satisfarà les necessitats de la vostra organització i convidats, ara és el moment de descobrir-ho. No necessàriament heu de desaprofitar la idea, però aquesta pregunta us ajudarà a esbrinar si necessiteu reduir la mida o reclutar ajuda addicional.
4. En què es diferencia aquest esdeveniment d'altres esdeveniments?
No hi ha res pitjor que anar al mateix esdeveniment dues vegades en un any, i res no podria costar més l'amfitrió. Si el mateix any us sembla planificar un dinar, un sopar i una sortida de golf per al mateix grup de donants, podeu esperar fatiga del donant i disminuir els rendiments de la inversió. En lloc d'això, considereu la possibilitat de planificar un esdeveniment important per a aquells donants i, a continuació, un esdeveniment més petit per als vostres clients potencials o els millors voluntaris.
En Acció
Per ajudar-vos a començar, aquí teniu un exemple d’estratègia per a un esdeveniment que he creat recentment mitjançant aquestes quatre preguntes:
Què necessitem?
- Puja 50.000 dòlars
- Actualitza cinc donants
- Atreu deu nous donants, tres a 5 K $ o superior
- Presentar una nova campanya de capital
Què necessiten els convidats?
- Sentir confiança que els seus diners s’estan invertint de forma sàvia
- Una oportunitat de veure de primera mà el programa
- Justificació per donar-ne més, més enllà del preu del bitllet
Com anem a fer això?
- Implica la junta directiva per convidar nous donants
- Configureu dinars pre-esdeveniment amb els donants actuals per actualitzar-los
- Convida un participant del programa perquè parli
- Contracteu un nou dissenyador per convidar i programar
- Alimenteu-los bé: penseu preguntar als xefs locals
- Configura la possibilitat de proporcionar missatges de text
- Contracta una banda
- Augmenta la cobertura de premsa
En què es diferencia aquest esdeveniment?
- El nostre únic sopar de seient
- Únic esdeveniment dirigit als nostres principals donants (anys 60-70, majoritàriament jubilats, majoritàriament voluntaris passats o actuals)
- Únic esdeveniment al qual hi assisteixen tots els membres del consell
- Normalment programat per a la primavera, al mateix temps que la graduació del client
La planificació d’esdeveniments pot ser una tasca exhaustiva i que consumeix temps, més encara si els vostres esdeveniments compleixen els vostres objectius. Pregunta’t, però, aquestes quatre preguntes i podràs estudiar millor els teus esdeveniments i determinar quines són realment necessàries i que val la pena per a la teva organització.
