3 secrets per crear presentacions sorprenents: la musa

L’eina número 1 del comerç per a consultors és PowerPoint. Les presentacions –alias, “maquetes” - s’utilitzen en gairebé totes les situacions de consulta, inclosos informes finals (no hi ha documents de Word massius aquí), presentacions formals i documents d’anàlisi detallats.

I després de crear-ne uns centenars (milers?) D’ells en el meu dia, he après alguns consells professionals per preparar presentacions que resultin convincents, convincents i seriosament impressionants. Proveu aquestes estratègies per al pròxim PowerPoint per engrescar els vostres clients o el vostre cap.

1. Utilitzeu el principi de la piràmide

Abans de començar a construir la presentació, és important pensar en l'estructura. Com que les presentacions se solen lliurar a persones ocupades i amb molta ment, la comunicació nítida i concisa és extremadament important. I si no planifiqueu prèviament la vostra estructura general, és poc probable que la vostra presentació expliqui la història fàcil d'entendre que voleu.

El Principi Piràmide és una metodologia utilitzada per moltes empreses consultores per orientar la comunicació estructurada. Essencialment, una bona presentació d'informació hauria de passar d'un resum de primer nivell fins a informació més detallada, com la forma d'una piràmide. Per tant, primer haureu de començar amb la resposta o la recomanació i, a continuació, seguir amb arguments i fets de suport: "Recomano X i Y. La recomanació X està suportada pels fets 1, 2 i 3 …"

Tenir en compte aquesta estructura és potent per algunes raons. Primer, us permet indicar els vostres punts amb la vostra audiència abans que comencin a fer preguntes i els ajudi a centrar-se en allò important al llarg de la presentació. Però també facilita la creació de la presentació, ja que no necessiteu reinventar la roda i us preocupeu per organitzar el vostre missatge.

2. Pugeu al tren de Tagline

Probablement ja utilitzeu títols a les presentacions de PowerPoint, però sabíeu que també hauríeu d'utilitzar línies de lletra? Les etiquetes són essencialment "frases de tema" que resumeixen el missatge clau de cada diapositiva en una frase. Normalment se situen just després del títol, haurien d’ajudar a comunicar la vostra història durant tota la presentació i garantir que els lectors puguin digerir ràpidament el contingut de la diapositiva.

Quina diferència hi ha entre un títol i una línia de lletra? Un títol indica el que hi ha a la diapositiva, mentre que una línia de lletra explica el que s'ha d'aprendre de la diapositiva. Així doncs, un títol podria estar en la línia de "Resum executiu", i una línia de lletra podria llegir: "Després de realitzar una anàlisi detallada a tota l'organització, vam identificar cinc oportunitats clau que condueixen a un estalvi potencial d'aproximadament 100 milions de dòlars."

Voleu saber si els teniu bé? Escanegeu les diapositives, mirant només les línies d’etiquetes. Haurien de combinar-se en una història eficaç sobre el contingut que esteu presentant, deixant cap mena de buits confusos.

3. Afegiu diapositives annexos

Ja sabeu (o almenys espero que ho faci) que mantenir les diapositives senzilles i sense embolic és fonamental per fer una presentació que la gent pugui seguir. Però, sobretot si expliqueu una anàlisi o sabeu que el vostre públic realment voldrà que les dades realitzin una còpia de seguretat de les vostres reclamacions, es pot semblar que haureu d’empaquetar les diapositives amb un munt d’informació per tal de ser convincent.

Pare.

Encara que sàpigues que necessites tones d'informació de suport per a allò que estàs dient a la teva audiència o preveu preguntes sobre l'anàlisi o el projecte, no sobrecarregueu les presentacions principals amb tot això. Us garanteixo que aclapara la vostra audiència i que no rebran el missatge final que esteu intentant transmetre.

En lloc d'això, incorporeu diapositives d'apèndix al final de la plataforma amb tots els materials justificatius que no entren en la narrativa de la vostra presentació, però que pot ser útil. Aquests poden incloure tot tipus de coses (dades, testimonis, mapes de processos, gràfics addicionals), qualsevol cosa que pugui ser útil per fer una còpia de seguretat del que estàs dient, però que no necessàriament ha de explicar la història. En posar-los a l'apèndix, obtindreu la informació que li permetrà tornar si es plantegen preguntes, però el vostre públic no es veurà detallat i us perdrà la gran imatge.

Combina aquests consells amb els consells d’Àlex Cavoulacos per crear belles diapositives PowerPoint i tindràs una presentació eliminatòria en molt poc temps.