Hem examinat el que és SharePoint, ara fem un cop d'ull a un parell d'usos comuns. SharePoint és una plataforma de col·laboració amb altres membres d'un equip. Sovint són equips corporatius, però no han de ser-ho. Algunes aplicacions relacionades amb empreses relacionades amb SharePoint no inclouen:
- Els equips esportius podrien utilitzar el calendari per publicar un calendari de jocs i una biblioteca de documents per emmagatzemar vídeos de jocs.
- Els clubs de llibres podrien publicar enllaços al llibre de la propera setmana mentre els grups d'escriptura podien allotjar presentacions i comentaris crítics.
- Els grups de voluntaris que planifiquen un projecte de restauració poden crear un pla amb tasques i una línia de temps.
- Un barri que executa una venda de jardins podria publicar avisos sobre nous participants o mostrar articles i preus en un fitxer d'Excel compartit en una biblioteca de documents.
Per descomptat, tot això és possible amb altres aplicacions i serveis, però SharePoint els uneix tots junts en un sol lloc, amb una interfície web utilitzada a través de Windows, MacOS i Linux; També hi ha aplicacions per a Android i per a iOS. A més, les aplicacions de Microsoft Office poden agafar fitxers directament des de SharePoint, fent descàrrega i carregueu un complement.
A les seccions següents, crearem un nou espai de SharePoint i seguirem els passos per a un parell de funcions comunes: compartir fitxers, crear pàgines web simples i afegir widgets funcionals a aquestes pàgines.
Com crear un lloc de SharePoint
Necessitaràs un parell de coses abans de poder crear el teu lloc:
- En primer lloc, necessiteu tenir accés a un compte d'Office 365, però no només qualsevol compte. Haurà de ser un compte comercial, ja que SharePoint no s'inclou als comptes de consum.
- També haurà de ser un administrador per crear un lloc vostè mateix. Si no ho està, sempre podeu demanar-li al vostre administrador de barri amigable que creeu un per a vosaltres.
Crear un lloc de SharePoint és una qüestió simple de fer el següent:
-
Inicieu sessió a Office 365 com a administrador i, a continuació, seleccioneu Punt compartit des del menú de l'aplicació a la part superior esquerra.
-
Al menú de la pàgina, seleccioneu el + Crea lloc botó
-
Selecciona Lloc d'equip al diàleg que segueix. (Llocs de comunicació són majoritàriament només per publicar anuncis i altres continguts.)
-
Trieu un disseny inicial per al vostre lloc. Això ho omplirà amb algun contingut d'inici: no us preocupeu, sempre podeu ajustar-los més tard.
-
Proporcioneu els detalls del vostre lloc, inclosos el seu nom i descripció.
-
Selecciona Acaba per completar la configuració. SharePoint funcionarà en segon pla per crear el lloc, però veurà el seu progrés a tot arreu.
Ara que teniu un espai configurat, tindreu alguna funcionalitat disponible fora de la casella (que es mostra a dalt), que inclou:
- Converses: Taulers de missatges privats per al vostre grup.
- Documents: Podeu compartir fitxers aquí. Aquests es beneficiaran de les versions i funcions de check-in / check-out que hem descrit mentre introduïu SharePoint.
- Un OneNote Quadern: Els vostres companys d'equip poden col·laborar amb aquest OneNote Notebook tot creant i afegint pàgines.
- Pàgines del lloc: Us permet crear pàgines web personalitzades per al vostre equip.
L'ús compartit d'arxius amb una biblioteca de documents continua sent un ús molt comú per als llocs de SharePoint. Vegem com fer-ho.
Com utilitzar biblioteques de documents de SharePoint
Les biblioteques de documents contenen carpetes i fitxers i funcionen com s'espera. Per utilitzar la Biblioteca de documents:
-
Seleccioneu el Documents enllaç a la navegació de l'esquerra.
-
Seleccioneu el + Nou botó per afegir nous elements, com ara carpetes o fitxers de Microsoft Office. Alternativament, podeu arrossegar i deixar anar altres fitxers a la carpeta actual de la Biblioteca; no necessiten ser fitxers d'Office.
-
Seleccioneu un fitxer d'Office per obrir-lo a l'aplicació web corresponent. La selecció d'un arxiu que no sigui d'Office farà una de les tres coses:
- Obriu-la per obtenir una visualització prèvia si es tracta d'un format compatible amb la web com una imatge o PDF;
- Obriu una aplicació rellevant si utilitzeu Windows (que sap com parlar amb SharePoint);
- Baixeu-lo a la vostra màquina, on podeu obrir-lo amb el programa corresponent.
-
Tot i que les aplicacions web modernes us permeten editar un fitxer amb un col·lega simultàniament, encara teniu la possibilitat de "revisar" un fitxer. Seleccioneu fitxers seleccionant-los a la columna de marcat esquerre, i seleccioneu el menú de desbordament a la dreta. El Sortida de sortida L'opció evita que ningú desi una nova versió del fitxer mentre esteu treballant; altres usuaris encara poden descarregar una còpia i treballar-hi, però no poden crear una nova versió fins que l'hàgiu desat i "torni a marcar-la".
Com crear pàgines del lloc de SharePoint
Les pàgines del lloc de SharePoint us permeten crear pàgines web amb informació gràfica i de text. La diferència principal és que només els membres del vostre lloc podran veure'ls quan hagin iniciat la sessió, fent-la una petita intranet privada. Per crear noves pàgines al lloc de SharePoint:
-
Selecciona Pàgines des de la navegació de l'esquerra.
-
A la barra de menú superior, seleccioneu + Nou, a continuació, seleccioneu entre els tipus de pàgina:
- Pàgines de Wiki són explícits.
- Pàgines del lloc són pàgines en blanc que podeu generar des de només un títol.
- Pàgines del lloc web proporcioneu uns dissenys predefinits dissenyats per deixar-vos caure en tot tipus de gadgets, d'estil de tauler.
-
Una vegada creat, la pàgina s'obrirà perquè comenci a editar. Podeu començar donant-li un nom. El contingut addicional es presenta en forma de parts web, que veurem a continuació.
-
Selecciona Publica per fer que els canvis estiguin a l'abast dels companys.
-
Les vostres pàgines estan disponibles des del Pàgines llista a la navegació de l'esquerra.
-
Podeu veure pàgines existents visualitzant-les i, a continuació, seleccioneu-les Edita botó al menú.
Com afegir elements web a pàgines de SharePoint
Una de les característiques excel·lents de SharePoint és la Web Parts que podeu integrar a les vostres pàgines. Fins i tot quan vulgueu afegir text i gràfics simples, realment heu d'afegir un element web per mantenir-lo; aquests widgets poden incloure coses com ara canals de notícies, un directori de membres de l'equip o llistes d'activitat recent al lloc. Si heu creat una pàgina als passos anteriors, afegiu-los una part web fent el següent:
-
Seleccioneu una pàgina i, a continuació, poseu-la Edita mode tal com s'ha descrit anteriorment.
-
Podeu afegir elements web a una pàgina en llocs on es troba la Més (+) apareix el signe Seleccioneu aquest botó quan aparegui, i un menú emergent us mostrarà una llista de parts web disponibles. Podeu navegar per tota la llista o per paraula clau.
-
Una vegada que seleccioneu un element web, se us inserirà a la pàgina.
-
En aquest punt, haureu de configurar el lloc web. Per a alguna cosa així com la Galeria d'imatges que es mostra a continuació, seleccioneu la casella de verificació Afegeix imatges botó per seleccionar les imatges que vulgueu mostrar.
-
Selecciona Publica per fer que els canvis estiguin a l'abast dels companys.
Tot i que la pàgina d'inici es crea automàticament per a vostè, segueix sent una pàgina igual que qualsevol altra, i podeu omplir-la amb elements web al contingut del vostre cor.
Instal·lació i ús de l'aplicació Tasques
Les coses comencen a ser realment interessants quan s'afegeix Aplicacions al vostre lloc. Aquests van més enllà de la funcionalitat de les parts web i inclouen coses com ara blocs o una llista personalitzada, que és com una base de dades petita. Anem a veure l'aplicació Tasques, que us permetrà configurar tasques pendents per als membres del vostre equip, assignar-los i fer un seguiment de la seva finalització. Per afegir tasques al lloc de SharePoint:
-
A la pàgina d'inici del lloc, seleccioneu el + Nou botó i, a continuació, seleccioneu Aplicació.
-
Això mostrarà una pàgina amb una selecció d'aplicacions disponibles. Seleccioneu el que vulgueu.
-
Ara apareixerà a la Contingut del lloc que es pot veure seleccionant-la a la navegació de l'esquerra. És possible que hagueu de fer una configuració com algunes de les parts web, però amb tasques, tot està preparat per començar a delegar.
SharePoint té moltes més funcions que les que apareixen aquí. Però utilitzant només aquests, podeu crear llocs web molt funcionals i col·laboratius per a amics i companys de feina.
