15 Normes de xerrar en línia amb els seus col·laboradors: la musa

Ah, Llent! L’eina cada vegada més popular (juntament amb HipChat i Google Chat) afirma augmentar la col·laboració i reduir el correu electrònic a les oficines. Tot i que això pot ser cert, també pot ser un mode de comunicació hiperdistractiu i inadequat, i estic escoltant i llegint cada cop més ximpleries sobre com els equips no estan sent tan efectius com haurien de ser.

Crec que la majoria d’aquestes qüestions es deuen al fet que encara no s’ha determinat i interioritzat un nou conjunt de normes socials per treure el màxim partit d’aquestes fantàstiques noves eines de comunicació. Així, segons l’esperança de les meves regles de correu electrònic, telèfon i reunió, hi ha 15 regles de comunicació digital per viure:

Xerrar una pregunta és fàcil, de fet, massa fàcil. Així que, abans de fer-ho, assegureu-vos que no us deixeu perdre i eviteu trobar la resposta per vosaltres mateixos. La propera vegada que vulguis fer al teu col·lega una "pregunta super ràpida", pregunteu-vos aquestes dues preguntes: puc fer Google? Ho puc trobar a la nostra unitat interna o documents?
Si algú està fora de línia o utilitzeu un estat de "No molestar", considereu-lo com una porta de l'oficina tancada. Feu només un missatge als vostres companys de feina si és el problema que us interessa a la seva oficina, perquè és efectivament el que esteu fent. Amb això, quan no voleu ser molestat, feu-ho clar el més sovint possible si inicieu la sessió o activeu el DND.
No necessiteu resposta avui? Aleshores, sempre heu d’enviar un correu electrònic en lloc d’un xat. Un xat vol dir "necessito això ara". Necessiteu la resposta avui, però també la necessiteu per cobrir molt de terreny? Si la resposta trigaria més de cinc minuts a esbrinar, sempre heu d’optar per correu electrònic. Això proporciona al vostre col·legi la cortesia de decidir quan interrompre el seu treball per tractar el vostre problema.
Sabeu que quan dius "Tens un minut?" (O qualsevol variació del mateix), estàs dient realment "vaig a ocupar el seu moment ara mateix". Perquè la resposta que gairebé sempre obtindreu sol ser "Sí., què passa? ”i la realitat és que la persona era probable enmig d’una altra cosa. En el seu lloc, intenteu: "Quan tingueu un minut, m'agradaria rebotar alguna cosa. Sense presses!"
Similar al correu electrònic i als textos, el to pot ser difícil de calibrar a través del xat. Per tant, sempre proporcioneu a la gent el benefici del dubte i assumeixi bones intencions. Creus que són snippy o sarcàstics? Torna a llegir el missatge amb un to agradable i un somriure com a revisió intestinal. D'altra banda, si us preocupa el vostre missatge pot ser malinterpretat, envieu un GIF o un emoji per deixar clares les vostres intencions.
Igual que respondre a tota l’empresa és el pitjor , enviar un xat que només és rellevant per a un bon grapat de persones a 50 col·laboradors és desconcertant. Aleshores, quan debates sobre qui haureu d’enllaçar, feu un bucle petit al principi.
Si es tracta d’un anunci al qual voleu que el vostre equip pugui refer-lo, utilitzeu el correu electrònic. L’excepció aquí és si la vostra empresa utilitza xats fixats regularment i tothom sap com utilitzar aquesta funció i on buscar informació clau.
Utilitzeu eines i complements per fer la conversa més intel·ligent. Preguntant “Tots són lliures per dinar en equip el dijous?” Obre un grup de respostes i respostes. Un complement simple de sondeig com Simple Poll té cura d’aquest bé i redueix tot aquest soroll a un sol missatge: