Tinc una intensa por a les notificacions persistents. Per descomptat, és una mica dolç, però em nego a deixar cap bandera vermella al telèfon. Això vol dir que obro de forma immediata totes les alertes bancàries que obtinc (fins i tot si sé que la compra va ser meva), tots els missatges de correu electrònic que rebo (encara que realment no la llegeixo de seguida) i tots els textos que veig (fins i tot si no en tinc Respon immediatament).
Potser penseu per això, passo cada segon del dia amb el nas al telèfon, però no. Realment m’estalvio molta molèstia i ansietat eliminant les notificacions i arribeu a la safata d'entrada zero. És llavors quan no només heu obert, suprimit i respost a tots els missatges de correu electrònic, sinó que l’heu tret de la vostra safata d’entrada d’una forma o una altra.
He parlat amb diverses persones amb les que treballo sobre el motiu pel qual deixen tants missatges sense llegir, mantenint-se a les seves bústies d’entrada i vaig obtenir respostes lògiques molt raonables: “Em recorda respondre-les”, “Les utilitzo com a per -lista llista per al dia ", " Els mantinc sense obrir si sé que vull llegir-los en algun moment, però no tinc temps ara ", " és més fàcil trobar-los ", " És spam, no en tinc per llegir-ho. "
Però també els vaig preguntar si se sentissin millor si no disposaven de correus electrònics sobrants o si els va subratllar veure un nombre tan elevat de notificacions al costat de la safata d'entrada i la majoria van dir que sí a les dues. Perquè fins i tot si teniu el que creieu que és un sistema a prova d’enganys, mentalment, aquella sensació d’incompletitud, de faltar alguna cosa, de deixar a la gent esperant, encara us farà mal.
Així que la vostra millor opció és obrir-ho tot i eliminar-lo de la safata d'entrada.
Et sona impossible això? Creus que estàs massa de genoll per arribar a on sóc? Agafeu-vos els barrets, perquè estic a punt de bufar-vos la ment i la vostra safata d'entrada en cinc passos fàcils.
Pas 1: cerqueu el vostre temps
Primers aspectes primer, esbrineu el temps que necessitareu per aconseguir-ho. Això també depèn de quants correus electrònics tingueu actualment a la safata d'entrada, com més gran sigui el nombre, més temps trigarà.
Si voleu que aquest sigui un tracte únic i realitzat, haureu de bloquejar una bona part del temps. Assegureu-vos que encaixi bé a la vostra programació; no intenteu fer-ho quan estigueu estressats o sobrecarregats o amb mal humor, perquè és quan les respostes importants cauen entre les esquerdes.
Per la seva banda, si preferiu gestionar-ne un pas per bebè a la vegada: un dia donar-vos de baixa de totes les escombraries, un altre dia crear carpetes, etc., assegureu-vos que també bloquegeu aquesta hora diàriament a la vostra programació. El fet de posar-lo físicament al calendari o a la vostra llista de tasques et fa sentir (més) obligat a completar-lo.
I, com a nota, la safata d'entrada zero mai serà una cosa única (sinó més endavant).
Pas 2: avalueu la vostra safata d'entrada
A continuació, analitzem bé amb què treballem. Només cal mirar: no toqueu, suprimiu o feu clic a res encara. Examineu només les línies d’assumpte, les dates de recepció i l’emissor i preneu nota de les tendències:
- Quins tipus de missatges de correu electrònic rep regularment? La majoria són butlletins? Correu brossa? Missatges del vostre cap, família o amics? Lletres de cadena?
- Quines són les línies de temes? Són específics? Us donen informació fàcilment sobre el contingut?
- De quina data són? Fa diversos mesos? La majoria provenen d’un dia de la setmana?
- Qui t'envia per correu electrònic? Les probabilitats són un bon tros d'ells només provenen de poques persones o comptes.
Aquest exercici no només us ajudarà a conèixer el vostre millor plantejament per respondre, organitzar i condensar la vostra safata d’entrada, sinó que també us farà notar els vostres hàbits típics. Si acostumeu a conservar els missatges durant mesos sense comprovar-los, és un problema de retard. Si teniu més correus bruts que no funcionen, és un problema prioritari. Si rebeu massa persones de la mateixa gent, és un problema de comunicació. I, si rebeu el gruix, per exemple, un dilluns, es tracta d’un problema de programació. I confia en mi, tot això es pot arreglar fàcilment.
Continuant …
Pas 3: Cancel·la la subscripció i correu brossa
El primer que farem físicament és començar a eliminar i donar-se de baixa de tot el vostre correu brossa. Us sorprendrà la quantitat d’enfocaments que s’esborra tot sol, fins i tot abans de tractar les coses importants.
A continuació s'expliquen els tipus que més probablement obtinguis:
- Missatges de correu electrònic de persones a les que sempre respon
- Correus electrònics de persones a qui responen de vegades
- Correus de correu electrònic de persones a les que mai no respon
- Butlletins i subscripcions (a la qual realitzeu la subscripció)
- Alertes de mitjans socials
- Emissors brossa / brossa / PR / remitents no identificats
Aquestes tres darreres categories són les que tractarem primer aquí, el "no-treball" o el "divertit".
Butlletins i subscripcions
Aquests són els més importants del correu “brossa”, ja que és probable que se us hagi subscrit en algun moment per algun motiu legítim. Pot ser una botiga que més us agrada i rebre cupons, un magatzem de notícies, una revista científica, un producte arrodonit.
Per tant, abans de jugar malament a la policia i dir que per desfer-me de tot, cosa que, sincerament, no és una idea horrible si voleu un nou inici, posem tot en perspectiva i esbrinem què estàs utilitzant realment. Per a cadascú, planteu-vos aquestes tres preguntes:
- Amb quina freqüència els obre?
- Si les obre, amb quina freqüència les llegeixes?
- Si les llegeixes, amb quina freqüència les utilitzes? (si això significa imprimir-la, enviar-la a un amic, fer-la referència al vostre treball, desar-la i tornar-la a llegir més endavant)
Si no podeu respondre a aquestes preguntes, anul·lar-se de baixa i suprimir-la. Si no podeu fer el número tres, anul·lar-vos la subscripció i suprimir-la. Si no recordeu com heu començat a rebre'ls, en primer lloc, anul·lar-vos la subscripció i suprimir-lo. Si no els obriu prou amb freqüència, anul·lar-vos de baixa i suprimir-los. Si esteu a la tanca, bé -Unroll.me és una aplicació que us ajudarà a resoldre el munt de subscripcions massives de manera que no haureu de fer la feina vosaltres mateixos.
Sigueu amables, però sigueu honestos amb vosaltres mateixos. Realment recordareu fer servir aquest cupó abans que caduca? Mai voleu tornar i llegir aquest article? T'importa molt saber XYZ? Si no és un entusiasta "Sí!" Estalvieu-vos el mal de cap més tard i talleu el cordó.
Alertes de mitjans socials
Això constitueix tots els correus electrònics que obteniu de Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Mitjà, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo. Doncs bé, si creieu que té relació amb aquests, feu-ho també a la pila. Alguns probablement diuen alguna cosa com “Jesse va comentar la teva publicació” o “Tens 25 seguidors nous”, mentre que d’altres són promocionals, controls de seguretat o butlletins informatius.
Pel que fa a la safata d'entrada zero, només diré que heu d'intentar mantenir el vostre compte i les xarxes socials el més separats possible. Com que, a més de rebre una notificació de safata d’entrada, probablement també rebreu una notificació per telèfon i un número vermell brillant a la cantonada de l’aplicació, cosa que en definitiva fa que sigui redundant.
Per tant, la vostra següent tasca és accedir a tots els comptes de xarxes socials que tingueu, feu clic a "Configuració" i desactiveu totes les vostres alertes de correu electrònic. A continuació, feu clic a l’últim que us va enviar la plataforma i feu clic a “donar-se de baixa” per assegurar-vos que també esteu fora de la seva llista.
La bellesa d’això és que no és una decisió permanent: sempre podeu tornar enrere i canviar la vostra configuració. Però diria grans diners que no et perdran res.
Escombraries
Ens brindem molta brossa, ja sigui perquè enviem la nostra informació a botigues aleatòries, o publiquem la nostra adreça a les nostres xarxes socials o responem a persones estranyes. Així que el meu consell més important per a tu és ser sempre prudent sobre com envieu el vostre correu electrònic i a qui.
Però és inevitable que alguns són els que heu de suprimir sense obrir. I per a les persones que us envien coses, assegureu-vos d’informar-les com a correu brossa abans d’eliminar-ho, de manera que no es mostraran de nou.
Pas 4: Organitzeu-vos
Un cop hàgiu manipulat la major part del pelucel, i només després d’haver-lo manejat, heu arribat a les coses carns o a les tres categories principals que he enumerat anteriorment.
Ara, no us explicaré com organitzar la vostra safata d'entrada: no hi ha cap sistema perfecte, una estratègia ideal ni el mètode "cada persona que tingui èxit". És el propietari del teu correu i, per tant, mereixes concertar-lo com vulguis. Però enumeraré un parell d’enfocaments que podeu adoptar:
Ús d'etiquetes i carpetes
Aquesta és una opció per a persones com jo, que es neguen a utilitzar aplicacions quan ho poden fer ells mateixos. Primer, esbrineu cada missatge de correu electrònic si heu de respondre immediatament, si necessiteu respondre més endavant o si no necessiteu res respondre (per a aquest tema, diré que obriu-lo, llegiu-lo i, arxiveu-lo o suprimiu-lo en el mateix moment).
Després, decidiu el vostre pla d’acció. Si necessiteu respondre aviat, però encara no teniu el temps, col·locau-lo o poseu-lo en una carpeta amb el nom de "Necessiteu respondre" i poseu una nota a la vostra llista de tasques per comprovar-la.
Si necessiteu esperar més temps, potser perquè estigueu treballant en alguna cosa relacionada, envieu una resposta breu per tal que l’emissor sàpiga que heu vist el missatge i que el tornareu a respondre d’aquí a deu dies. A continuació, arxiveu-lo a una altra carpeta amb l'etiqueta "En procés".
Quan poseu un nom a les carpetes, assegureu-vos que sigueu específics i que els reconegueu fàcilment. No hi ha res pitjor que oblidar on heu de col·locar els vostres estats bancaris o informació d’assegurança perquè la carpeta tenia l’etiqueta de “Diversos”.
El truc més important per obrir tots els missatges al lloc és tenir un altre sistema de còpia de seguretat al seu lloc. Segur, l'ús de carpetes les manté organitzades, però com que ja estan obertes, no hi ha cap senyal d'advertiment per comprovar-les. Així doncs, recolzeu-vos en la vostra llista de tasques, el calendari en línia o els recordatoris del vostre telèfon per assegurar-vos que feu un seguiment de quan rebeu alguna cosa i quan necessiteu tornar a algú.
Utilitzant aplicacions
Si el primer enfocament no funciona per a tu, sempre hi ha aplicacions! I tinc un munt per provar.
Per a Gmail, proveu Inbox by Google, una eina fantàstica que us ajuda a buscar ràpidament fotos o esdeveniments, ordenar missatges en categories i fins i tot sincronitzar amb el vostre calendari. A més, Boomerang, una extensió a Gmail, us permet programar els missatges de correu electrònic per enviar-los més tard i enviar-vos actualitzacions quan hàgiu de respondre, o bé, que no haureu de deixar-los mai oberts.
Altres aplicacions d’organització fantàstiques inclouen Sortd, que crea llistes útils, Organizer, que ordena automàticament els vostres missatges i CloudMagic, que us permet retardar els elements per tornar-los més endavant.
Per fer que el control de la vostra safata d'entrada sigui més divertit cada dia, proveu El joc de correu electrònic, que us faci més esforços i us recompensa amb comentaris positius. I per als àvids usuaris de mòbil, proveu Boxer, la vostra eina definitiva per respondre i ordenar de manera eficaç i continuada.
Pas 5: crea un sistema per al futur
Enhorabona! (Esperem) heu passat per tots els missatges de correu electrònic, l’heu suprimit o ordenat i heu arribat a aquest número tan bon zero.
Però el treball no s’atura aquí: ara heu de trobar un mètode per mantenir-ho. A continuació, es detallen les dues coses que recomano per mantenir la vostra safata d'entrada baixa de forma coherent:
Parla amb la teva xarxa
Quan vau analitzar la vostra safata d'entrada al segon pas, hi havia algunes persones que es quedaven bloquejades? Ja sigui perquè t’envien la majoria de missatges o perquè tenen un dia o un dia típics en què es comuniquen?
Aquestes persones exactes us poden ajudar a mantenir la safata d'entrada zero (qui hauria pensat?). Un cop esbrineu quin sistema funciona per a vosaltres, decidiu com voleu rebre missatges de correu electrònic i informeu-ne la xarxa.
Per exemple, el meu cap fa cerques per línia de tema per trobar correus electrònics que necessita, de manera que sempre m’assegura que li proporcioni informació suficient a la línia de l’assumpte perquè siguin fàcils de trobar. De la mateixa manera, enviem una gran quantitat d’actualitzacions no urgents. En lloc de respondre a mesura que entren, hem creat un sistema per enviar només determinats tipus d’actualitzacions en determinats dies. Ara sé exactament quins tipus de missatges espereu i quan.
La comunicació oberta no només és clau per tenir un flux de treball organitzat i respectuós, sinó que la manca d'ell també pot ser el que contribueix a la teva boja safata d'entrada. Per tant, asseureu-vos amb el vostre cap i companys i feu-los saber com t’envien millor les coses, i pregunteu-los què també prefereixen!
També hi haurà moments en què rebeu molts correus electrònics sobre coses sobre les quals podríeu parlar fàcilment. Si això succeeix molt, en lloc de comunicar-se en línia, programeu reunions setmanals per passar tota la informació.
Programa hora de correu electrònic al dia
Tot i que la vostra safata d'entrada conté centenars i milers de correus electrònics no llegits, aposto que comprovés el vostre compte diàriament, encara que no fos horari. Per què es descontrola tan ràpidament?
Suposo que no ho comproveu activament . Probablement l'actualitzeu, desplaceu-vos cap avall per veure qui envià què, i després tanqueu-ho abans d'obrir o llegir realment qualsevol cosa.
Canviem aquest hàbit: comencem a deixar de banda 15 minuts al començament i al final de cada dia (o moments breus cada dues hores), per recórrer i obrir cada cosa que entra. Fes que sigui prioritari com qualsevol altra tasca. Al cap d'un temps, podreu obrir, llegir, suprimir, arxivar i marcar tot tipus de correu electrònic que rebeu en qüestió de segons.
L’últim que us recomano és mantenir els vostres comptes laborals i personals separats. Com més barregeu els dos, més probabilitats tindreu acumulat correu brossa al vostre compte de treball i es perdran missatges importants en el vostre compte personal.
Després d’haver estudiat un munt de comptes dels meus col·legues, m’he adonat que els seus treballs estan molt més organitzats perquè, comprensiblement, es prenen la seva carrera seriosament. Però la teva vida personal mereix tant amor. Així que si no esteu a la safata d'entrada zero allí, doneu-li el temps i l'energia que necessiteu. Perquè crec sincerament una vida ordenada, en tots els àmbits, és més feliç i menys estressant.
Això us va funcionar? Té algun altre consell per piratejar la safata d'entrada zero? Tuiteu-me!
