A la vostra llista de tasques no hi ha res a resoldre. Malauradament, no és perquè has estat una superestrella de la productivitat. El fet és que totes les últimes novetats de la llista estan aturades: a l'espera d'una aprovació, de les modificacions o de la guia del vostre gestor.
Els directius solen fer-ho amb la millor intenció. Volen veure, revisar i avalar tot el que surt del departament per assegurar-se del millor que es pot. Però en aquest procés, els correus electrònics s’incorporen a les seves bústies d’entrada i els empleats s’asseuen, a l’espera de les aprovacions que necessiten per seguir endavant amb els seus projectes.
Com gestiona un coll d'ampolla que impedeix la seva capacitat de fer la seva feina? A continuació, es mostren alguns consells per tractar amb un cap de micromecenatge.
Planificar-ho
Coneixes aquell amic que arriba amb tot? Ella és la que diu "estic gairebé allà!" Quan encara no ha sortit de la seva calçada. És possible que tractis amb la seva duresa perpètua durant un temps, però quan saps que hi ha un esdeveniment important que ha de ser a temps, com el casament, li dius que comença una hora abans que realment. I llavors es presenta perfectament a temps.
De la mateixa manera, heu de planificar amb antelació quan sabeu que us trobareu amb un coll d’ampolla. Això podria, per exemple, suposar l’informe a la safata d’entrada del seu gestor una setmana abans del que faria d’una altra manera, per assignar-hi algun temps addicional perquè el revisi i l’aprovi. O, si escriviu un butlletí d’empresa, potser obtindreu les aprovacions del vostre director sobre cadascuna de les idees de la història abans de començar a escriure, en lloc de treballar per completar el butlletí complet i després presentar-lo a la seva aprovació, obligant a un termini ajustat que probablement no es compleixin.
Recorda, torna a recordar
El pitjor absolut que podeu fer és enviar una sol·licitud o tasca al vostre cap per correu electrònic i, a continuació, simplement espereu (i espereu i espereu) per obtenir una resposta. Això és pràcticament demanar que la vostra tasca sigui atrapada al coll.
Arrel del problema, el seu cap és molt ocupat (i potser una mica desorganitzat), i això vol dir que pot necessitar un recordatori o dos per assegurar-se que es compleixen les tasques. Per tant, potser envieu un correu electrònic al vostre cap de dilluns a la tarda amb la sol·licitud o la tasca de revisió. El dimarts, al passar pel seu despatx durant el dinar, t’atures i dius: “Només volia recordar-vos que necessito la vostra revisió i aprovació sobre la proposta de Smith a la fi del dia, dimecres, és a la vostra safata d’entrada ara.” I i dimecres al matí, tornes a aparèixer per preguntar-li: "Podreu aconseguir els vostres canvis i aprovació aquesta tarda? Puc tornar a enviar si necessiteu. "
Ho sé, em sembla molest. Però, francament, probablement el vostre cap agrairà els recordatoris, i si us ajuda a obtenir el que necessiteu, finalment ajudeu el vostre cap (i tot el departament) a tenir èxit.
Demaneu que tingueu el plom
Si bé és clar que el vostre directiu prefereix revisar i aprovar tot allò que passa pel departament, si el fa sentir més confiat en les vostres capacitats, pot estar disposat a lliurar les regnes.
Per exemple, fa poc vaig tenir un mànager a qui li agradava fer una ullada a tot allò que tenia el meu equip i vaig escriure, fins als correus electrònics més banals, i estava alentint notablement el progrés de tothom. Finalment, vaig aprofitar l'oportunitat de plantar-me en una petita tasca que sabia haver clavat: "Hola Lisa, hi ha dues invitacions al webinar que s'han de fer avui. Vaig revisar la còpia i hi havia poques edicions. Sé que ja teniu molt al vostre plat; estaria bé si els avançés i els avançés? "
Ella (una mica de mala gana) va estar d’acord i, finalment, vaig poder traspassar aquest article de la meva llista de tasques de tasques, i va veure que estava bé. Un cop provat les aigües, lentament vaig començar a sentir-me més segura de fer aquestes trucades a altres tasques: "No crec que aquesta necessiti la vostra revisió, així que seguiré endavant i la finalitzaré. Està bé? ”I la majoria de les vegades, va estar d’acord. Segur, si escrivíem una comunicació de correu electrònic a tota la companyia en nom de l'equip executiu, necessitaríem la seva aprovació. Però, si feia modificacions menors a un fulletó de vendes existent o a la plataforma de PowerPoint, va acordar que no necessitava revisar-les. I això li va obrir el temps i va deixar anar el coll.
Conversa sincera
Per descomptat, pot ser que el seu patró sigui més important i la seva resposta al seu intent de evitar el procés establert pot ser: "No, encara necessito revisar-lo. Arribaré a ella el més aviat possible. ”
En aquest cas, heu de resoldre el problema més directament. A la reunió individualitzada programada regularment (si no en teniu configurada, hauríeu de fer-ho), plantegeu el problema i l’afectació de l’equip: “Sé que teniu molts projectes i tasques que us esperen. per revisar. Hi ha alguna manera de fer el procés més eficient? Hi ha alguna cosa que puc fer individualment per facilitar-vos la tasca? ”
Per exemple, potser preferiria que especifiqueu la data límit a l’assumpte del vostre correu electrònic, de manera que pugui prioritzar la seva safata d’entrada en funció del que s’hagi de fer immediatament. O, potser, el cap preferiria que portéssiu una llista d’obres pendents a una reunió setmanal de registre i podreu resoldre qualsevol pregunta i, de seguida, revisar les aprovacions.
Però, encara que no pugueu determinar una solució immediata, alertar el vostre cap directament l'ajudarà a adonar-se que no és només una qüestió de desorganització o una safata d'entrada desbordant, sinó que és un problema que afecta la productivitat de tot l'equip. I això pot ser la desperta que el vostre cap necessita per trobar una solució.
