Alguna vegada va sortir de la reunió pensant: "wow, no vam arribar enlloc ?"
Conjuntar-se en grup sovint pot ser la manera més eficient d’avançar en una gran decisió o un pla. Però només funciona si la reunió està configurada correctament.
Per tant, quan sigui el vostre moment de liderar, utilitzeu aquests cinc passos per preparar la vostra reunió amb èxit, abans fins i tot d’entrar a la porta.
1. Convida les persones adequades
Res no pot anul·lar una reunió com tenir persones equivocades a la sala. Si el vostre objectiu és que el grup prengui una decisió al final de la reunió, assegureu-vos que tothom que tingui una participació important o un poder de veto sobre aquesta decisió estigui a la taula. Es discuteix una nova estratègia de vendes per a un producte? Probablement voldreu que els líders de vendes i el responsable de producte hi siguin, o res no decidirà.
D'altra banda, tenir massa persones "extres", o persones significativament més grans o més joves que tots els altres de la sala, poden llençar la dinàmica. Si no necessiteu el cap de PR que intervingui en un canvi de fabricació, no ho convideu. Si tothom està intimidat pel CFO, deixeu-lo fora d’una primera reunió de pluja d’idees.
2. Penseu en donar els deures
Voleu que la gent comenci per una pissarra neta, o seria útil que tothom entri a la reunió amb alguna informació de fons? Si presenteu un pla on voleu aportar-lo, envieu-lo la nit anterior (no la hora abans), de manera que almenys alguns assistents tindran temps per mirar-lo i digerir-lo.
I si voleu que la gent porti idees a la reunió, digueu-los.
3. Establiu una agenda
Si organitzeu la reunió, heu de definir l’agenda. Si comenceu la reunió dient: “Estem aquí per parlar de la nostra estratègia en xarxes socials. Qui té idees? ”, Bé, estàs demanant caos.
En comptes d'això, entregueu-lo o escriviu-lo en un tauler blanc o en un fulletó-els temes que tingueu previst discutir el grup, en l'ordre que vulgueu abordar-los. Per exemple, l’agenda pot ser:
Quan tothom coneix el pla, és més probable que segueixin sobre els temes. A més, l’agenda us proporciona una estructura per a la qual es pot referir: si la discussió té temes o parades, podeu recordar a tothom de la sala allò que se suposa que debatreu.
4. Digues a la gent els objectius
Els objectius no són el mateix que una agenda. Un programa és el que vas a parlar. Els objectius que voleu assolir o els objectius de la reunió: decisions que cal prendre a la taula, passos següents sobre els quals cal pactar.
Per exemple, els objectius de la hipotètica reunió anterior podrien ser:
5. Sense sorpreses: “Pre-venda” de les vostres grans idees
Si presentes un pla o recomanació important, sempre és d’avantatge saber com reaccionaran les persones de la sala. Qui és probable que us doni suport? Qui és susceptible de desafiar-vos, i quines objeccions podrien plantejar-se?
Abans de la reunió, identifiqueu les persones clau que tinguin una opinió important i compartiu el vostre pla o recomanació un amb un. Demana informació. “Vendre” la teva idea abans de la gran reunió. Tingueu en compte les preocupacions que plantegin i adapteu la forma de presentar el vostre pla per respondre a aquestes preocupacions.
La VP de Finances creu que el vostre pla de llançament costarà massa? Assegureu-vos de preparar un pressupost i esbrineu el cost d'altres llançaments per tal de posar en perspectiva el vostre pressupost proposat. D’aquesta manera, la conversa no es destaparà quan diu que el vostre pla “sona car”.
D'altra banda, si tothom estima el component de xarxes socials del vostre pla, és fantàstic. No perdis 20 minuts per justificar per què és important les xarxes socials, només cal entrar en els detalls del pla real o centrar l’atenció del grup en altres àrees on es prenguin decisions.
Si us organitzeu amb antelació, ajunteu el grup adequat i eviteu sorpreses, us preparareu per aprofitar al màxim el temps del grup. A més, segur que impressionarà a tots els espais de la sala amb la vostra preparació i tindreu l'oportunitat de brillar com a líder.
