Els voluntaris criden molt l'atenció per la seva bona feina arreu del món, però per crear aquesta experiència de voluntariat òptima, moltes passen entre bastidors. Tant si sou un empleat remunerat que té la tasca de gestionar voluntaris o un gestor de projectes per a una organització en el camp, heu de navegar per diferents personalitats, habilitats i expectatives per aconseguir la feina.
Gestionar voluntaris no és tan diferent que gestionar el personal a l’oficina, tret d’una gran diferència: els voluntaris generalment no són pagats i, fins i tot, fins i tot paguen l’experiència. I, en moltes situacions, les expectatives són altes i no sempre hi ha lliures clares. Com es pot assegurar que els voluntaris treuen el màxim partit de la seva experiència i facin la feina? A continuació es mostren algunes estratègies que he utilitzat per assegurar-me que tant els directius com els voluntaris tinguin una experiència fantàstica.
Sigueu realistes sobre el temps
Encara es continua el debat sobre la quantitat de temps més eficient i impactant perquè els voluntaris es comprometin amb un projecte. Hi ha qui diu que de 3 a 6 setmanes és adequat, i d’altres defensen que de 6 mesos a any és el millor temps per assegurar el creixement dels voluntaris i l’impacte sobre el terreny. Per tant, considereu el que és millor per a la vostra organització i comuniqueu el temps realista de la vostra organització abans de portar els vostres voluntaris a bord.
Penseu seriosament els costos i els beneficis dels voluntaris “amb portes giratòries” que només estan per un o dos dies. Tret que realment necessiteu mà d'obra o finançament, o que realment puguin aportar recursos a la vostra organització, l'estil de voluntariat "colpejar i córrer" significa que la vostra organització acaba donant més del que hauria d'acollir als voluntaris. No sempre és bo per als objectius a llarg termini d’una organització i, definitivament, promou l’escepticisme a les comunitats locals.
Orientar-se a un nou entorn
Quan arribin voluntaris, el primer que heu de fer és organitzar una orientació, tant de la vostra organització com de la cultura en què treballareu. (Et sorprendrà la quantitat de persones que arriben sense coneixements bàsics al país.) Moltes organitzacions salten aquest pas, però les orientacions són crítiques; serveixen de base per als voluntaris i els ajuden a comprendre les operacions diàries, els objectius de l’equip i què és esperada d’ells.
Com a part d’aquest procés, pot ser bo tenir una entrevista d’entrada amb cada voluntari, mesurant els seus nivells d’habilitats i com poden ser més efectius. Aquest és també el moment d’aclarir les vostres polítiques com a organització i detalls clau, com ara la vostra política de confidencialitat i un ús responsable de les xarxes socials. (És fantàstic per als voluntaris que utilitzin les xarxes socials per sensibilitzar, però és important assegurar-se que la informació que els voluntaris que es divulguen en línia no posa en risc la vostra organització ni les comunitats locals.)
Una orientació completa també us ajuda a crear una cultura de comunicació oberta des del moment de l’arribada, fent que els vostres voluntaris sàpiguen que esteu allà per escoltar si tenen algun problema o si necessiten aclariments. Per mantenir aquesta cultura, intenteu establir reunions de voluntaris setmanals per parlar de les expectatives i problemes o utilitzar el temps durant els àpats per fer un check-in sobre la temperatura d’on es troba tothom.
Gestionar les seves expectatives
Mentre treballava a Cambodja, vaig gestionar un grup de voluntaris que em van dir a mig camí del nostre viatge de recerca: "Volem construir una biblioteca". Aquesta va ser una petició estranya, ja que el poble va demanar eines agrícoles i no materials de lectura. Era un suggeriment ben intencionat, però qui realment s’ocuparia d’aquesta biblioteca quan marxéssim -i amb una taxa d’alfabetització baixa, qui llegiria els llibres? Per no oblidar, aquest no era el nostre propòsit sobre el terreny, ni la comunitat volia una biblioteca.
Els voluntaris poden arribar a tenir moltes expectatives: que la vostra organització funcioni perfectament, que funcioni com una organització occidental o que faci alguna cosa més o diferent. Per evitar conflictes que puguin sorgir d’aquestes expectatives, heu de tenir molt clar què podeu i no podeu proporcionar, quins són els vostres objectius i no, i quins recursos tindreu i no tindreu accés. Com més voluntaris entenguin sobre la vostra organització, més seran a bord amb els vostres projectes i objectius.
En una línia similar, és crucial gestionar les expectatives dels voluntaris sobre el resultat del viatge: estan fent una cosa fantàstica, però no canviaran el món durant la nit. De vegades, els voluntaris nous es desanimen i es frustren quan no veuen cap canvi immediat, i poden donar-se la culpa a l’organització amfitriona o al gerent del voluntari. En establir expectatives al principi, els podeu ajudar a comprendre que aquest treball requereix temps i que formen part d’un objectiu o moviment molt més gran aportant el seu temps.
Crear un sistema d'avaluació i rendició de comptes
Tot i que les posicions de voluntariat no són remunerades, solen ser un pas més en altres treballs sense ànim de lucre, per la qual cosa és important que la vostra voluntat aprengui i creixi durant el procés. De la mateixa manera, tot i que no gestionau els empleats remunerats, teniu una feina a realitzar, per la qual cosa heu de configurar un sistema per tal d’aconseguir que els voluntaris acabin el projecte que s’han proposat fer.
De la mateixa manera que ho faríeu en una oficina, hauríeu de definir els objectius i els terminis objectius, tenir reunions de seguiment i tenir visites a mig termini. També és possible que vulgueu plantejar-vos que els voluntaris signin un codi de conducta o document que ressalti el seu compromís (més simbòlic que legal), de manera que podeu recordar-los què es proposarien fer a la seva arribada.
Si teniu problemes amb els voluntaris, parleu amb ells directament com faríeu un empleat i, si no hi ha cap canvi, parleu amb la seva organització patrocinadora (normalment és una escola o una empresa de col·locació). Si això no funciona i gasten el seu temps i recursos, han trencat una política, o simplement no estan agafant el seu pes, aleshores sí que els pots acomiadar. Això és difícil per a molts administradors (perquè tota la idea del voluntariat és que sigui desinteressat), però hi ha moments en què un voluntari fa més mal que bé, i per a ningú no serveix per a res.
Sigueu sincers sobre el seguiment
Entre les llàgrimes i les abraçades, els voluntaris solen dir "Promet tornar, no t'oblidaré mai" a la comunitat i al personal locals. Però, per molt emocionats que siguin per l’experiència, és possible que no tinguin recursos ni el temps per tornar quan tornin a casa. Està bé, però fomenteu-los que siguin realistes sobre el que poden fer un cop arribin a casa, ja sigui si s’organitza un petit recull de fons, oferint algunes converses per animar a altres voluntaris o res de res. Pot ser bo desenvolupar un pla d’acció amb una línia de temps abans que marxin, de manera que tots dos sabeu què esperar i en podreu fer un seguiment. Dit això, podeu animar als voluntaris a mantenir-se implicats i connectats mantenint un servei de llistes, un grup de Facebook o un Twitter.
I com a nota lateral, assegureu-vos de ser honest amb el seguiment que podeu fer en nom dels vostres voluntaris. És fantàstic ser una referència o escriure cartes de recomanació per als vostres voluntaris si podeu, però si el vostre temps no permet recomanar a tothom (o si no esteu còmode amb això), sigueu sincers i aviseu-los.
Oferir als vostres voluntaris una gran experiència requereix molta planificació, seguiment i comunicació. Sigueu pràctics, preparats i honestos, i tant la vostra base de voluntaris com l’organització es poden beneficiar de fer el bé.
