Si sou un usuari de xarxes socials, probablement no us sembli estrany la idea de planificar missatges que s’envien més endavant. Fa anys que hi ha eines que us permeten fer-ho; només té sentit poder escriure publicacions quan vulgueu, però publicar-les quan tingui més sentit per als vostres lectors.
Però alguna vegada us heu preguntat per què no podem programar missatges a l’eina de comunicació que fem servir més que a les xarxes socials; el que passem més de dues hores i mitja al dia; la plataforma que gestiona el món empresarial modern? Parlo de correu electrònic i estic aquí per dir-vos que si mai no heu pensat en com programar correus electrònics pot millorar la vostra vida (i la seva carrera professional), hauríeu de fer-ho.
Nosaltres a The Muse fa temps que utilitzem (llegiu: obsessionats) l’eina de planificació de correu electrònic Boomerang per Gmail. Hem descobert que no només ens ajuda a gestionar millor les nostres bústies d’entrada, sinó que realment ens ha ajudat a millorar la nostra comunicació i a impulsar la nostra carrera professional.
No ens creieu? A continuació, es mostren algunes maneres hàbils d’utilitzar aquesta eina.
No oblideu mai més el seguiment
Diguem que acabes de sortir d’una entrevista i sabem que has d’enviar un missatge de correu electrònic de gràcies a les persones amb qui vas parlar. No voldreu enviar-lo immediatament, perquè semblaria massa desitjós, però tampoc voleu que arribeu al vostre dia i oblideu enviar-lo en unes hores.
Així que asseureu-vos i escriviu el correu electrònic ara, però programeu-lo per sortir en dues o tres hores. Podeu continuar el dia sabent que una impressionant nota d’agraïment arribarà justament el temps adequat després de l’entrevista.
Funciona per a qualsevol tipus de seguiment. Digueu que algú us demana que feu una resposta en un parell de setmanes un cop s'hagi obert la seva programació, en lloc de tenir aquest missatge a la vostra ment (i de la safata d'entrada) fins aleshores, o simplement oblidar-vos de fer el seguiment, escriviu el missatge ara i programeu-lo per tres setmanes de sortida.
Fins i tot podeu programar coses perquè tornin a la part superior de la safata d'entrada si algú no us ha contestat; és més fàcil que recordeu el registre d'entrada quan no s'ha fet un seguiment d'altres persones.
Assegureu-vos que actualment es llegeixin missatges importants
La gent, sobretot els que tenen èxit, no solen estar mirant fixament les seves bústies d’entrada tot el dia, llegint missatges nous a mesura que entren. Per tant, si no voleu que el vostre missatge s’enterri a tots els correus electrònics entrants, el millor és enviar-lo estratègicament, de manera que es troba a la part superior de la safata d'entrada, quan s'asseuen per fer-hi front.
Per exemple, les dades han demostrat que la majoria de la gent vol respondre correus electrònics abans que entrin a l’oficina al matí i durant l’hora de dinar. Així, si escriviu el gruix dels vostres correus al final de la jornada laboral (o posteriorment aquella nit davant del televisor amb una copa de vi), enviar-los en aquell moment no us cridarà l’atenció que mereixen, així que programa’ls per a una hora més ideal l’endemà. Fins i tot podríeu modificar el dia que arribeu: penseu programar les coses per a un dimecres, quan el volum de trànsit de correu electrònic generalment sigui més baix, així que tindreu menys competència.
Com a mínim, aquest truc us pot ajudar a semblar super a la part superior del vostre joc. T’agrada treballar molt tard a la nit, però no vols que el teu cap o clients pensin que estàs cremant el petroli de mitjanit? Planifiqueu el correu electrònic per primer cop al matí següent perquè us sembli que ja esteu a punt i sigueu productius.
Obteniu informació exactament quan la necessiteu
Boomerang no només et permet programar correus electrònics a altres persones, sinó que et permet programar-los també.
Això vol dir que, en lloc de deixar les coses per desordenar la vostra safata d'entrada fins que és el moment adequat per afrontar-les –o haver de cercar per correu electrònic quan necessiteu una informació–, només cal que la planifiqueu per arribar a la part superior de la safata d'entrada exactament quan el necessiteu per sobre.
Així, si teniu un correu electrònic complet d'informació per a una reunió la setmana que ve? Programeu-la perquè arribi a la part superior de la safata d'entrada 20 minuts abans per poder passar-la. Algú us ha preguntat una pregunta que no podreu respondre fins que parli amb el cap demà? Demani que torni demà a la tarda, quan realment puguis afrontar-ho.
Manteneu-vos en contacte amb la vostra xarxa
Una de les parts més difícils de construir bones relacions professionals és recordar mantenir-se en contacte regularment. Podeu fer servir aquest mateix truc per solucionar el problema.
La propera vegada que envieu un correu electrònic a un contacte per registrar-lo o disparar-li un missatge agraint-li que us prengués un cafè l’altre dia, Boomerang, que torni a la part superior de la safata d’entrada en un mes o dos quan vulgueu assegurar-vos que toca la base amb ella de nou. Creuràs constantment les relacions, sense haver d’intentar fer un seguiment de quan hauríeu d’arribar a les conseqüències.
Poseu-vos al punt superior dels vostres objectius
Aquesta és una forma divertida d’utilitzar aquesta eina: escriviu un correu electrònic per rebre-li el futur i programar-lo perquè torni a la safata d’entrada d’aquí a tres mesos a l’any, sempre que cregueu que serà molt valuós. Esborreu el lloc en què voldríeu estar en aquell moment per ajudar-vos a revisar els vostres objectius, a veure fins a quin punt heu arribat i a avaluar les àrees on encara necessiteu millorar.
Si teniu la versió professional del servei, podeu fins i tot programar missatges recurrents, és a dir, podríeu enviar-vos un recordatori setmanal o mensual per prendre una estona de temps per reflexionar i fer reflexions sobre la vostra carrera professional. O simplement podeu enviar pressupostos o afirmacions motivatives setmanals per ajudar-vos a seguir endavant.
Aquest és només el començament: hi ha moltes maneres en què la programació de correu electrònic us pot ajudar. Proveu Boomerang avui i feu-me un twitteig @erinaceously per dir-me com fareu servir l'eina!
