Si esteu treballant actualment -i ets humà-, ja coneixeu el gran diluvi de correu electrònic. Obteniu més coses del que podeu respondre cada dia i sovint us impedeix fer la vostra "feina real". Però, en aquest món modern, estar a la part superior de la safata d'entrada és imprescindible si voleu impressionar el vostre cap i tirar endavant.
Ara, moltes persones jutgen la forma de gestionar el correu electrònic pel nombre de correus electrònics a través dels quals es troben. "He passat tres hores aquesta tarda i he respost 120 correus electrònics" és motiu de celebració i de presumptes drets a la majoria d'oficines. Però, en la majoria dels casos, és un error enorme.
La veritat és que hi ha tres tipus de correus electrònics:
Quan s'enfronten a un bloc de temps per atacar les seves bústies de sortida, la majoria de les persones comencen amb els recursos ràpids. És satisfactori treure'ls fora del pas, el nombre total de correus electrònics de la safata d'entrada disminueix molt més i no requereixen massa força de treball.
Però en realitat hauríeu d’adoptar el plantejament contrari. És l’antiga metàfora de la roca, els còdols i les sorres: imagineu-vos que se’ls ofereix un pot de vidre que representa el vostre temps, així com roques, còdols i sorra. L’única manera d’aconseguir-ho tot és començar per les coses més importants: les teves roques. Si primer ompliu el gerro amb sorra, mai no hi cabreu.
En termes de correu electrònic, assegureu-vos que no ompliu el gerro amb sorra responent primer i ràpidament correus electrònics, mai no arribareu a les grans i importants. En canvi, quan teniu un període de dues hores, sempre heu de començar per missatges de correu electrònic que requereixin 30 minuts o més, i obtenir almenys un o dos abans de fer-ne un de ràpid. D'altra banda, si només teniu 15 minuts abans de la propera reunió, aquest és el moment perfecte per sortir de correus electrònics ràpids.
La manera més senzilla d’implementar perfectament aquesta estratègia en la vostra vida diària és afegir dues etiquetes (o filtres a Gmail): "resposta ràpida" i "requereix un temps centrat". Per tant, tots els correus electrònics no etiquetats entraran en la categoria mitjana i es requereix de cinc a 30 minuts.
Quan sàpigues que tens un bloc sòlid de temps ininterromput, comença per obrir la carpeta de temps focalitzat i decideix quins són els que més necessites afrontar. Reconèixer el poc freqüent que són aquests grans blocs de temps és la clau de l’èxit: quan en tingueu, aprofiteu-ne el màxim. I la propera vegada que tingueu un parell de minuts per estalviar-vos mentre espereu l’autobús o en línia per prendre un cafè, obriu la vostra carpeta de "resposta ràpida" en lloc de consultar Instagram.
